Excellence model - Offboarding

För att vara utmärkt med att ha rätt kompetenser tillgängliga vid rätt tid måste du vara utmärkt när du når ut på marknaden och hittar den perfekta personen till rätt pris, men du måste också vara utmärkt när konsulten lämnar organisationen.

Offboarding av en extern konsult har en administrativ aspekt, men också en kunskapsaspekt, och det är viktigt att organisationen kan bygga vidare på det arbete entreprenören har gjort.

Den administrativa aspekten är ganska enkel, men ofta görs det inte och i dessa fall är en börda med irrelevant data inbyggd i system och administrationsprocesser som leder till komplexitet i organisationen.

För att hantera den administrativa delen av offboarding behöver du en länk till onboardingprocessen och se till att konsulten tas bort från alla system och administrativa processer som de var ombord på. Det måste vara tydligt i organisationen vem som är ansvarig för detta.

En utmaning med att använda den externa arbetskraften är förlusten av kunskap som händer när en given konsult lämnar organisationen, och vissa undviker helt att använda den externa arbetskraften på grund av detta.

För att minimera kunskapsförlusten är det viktigt att ta hänsyn till denna aspekt från början av perioden och se till att kunskapen och erfarenheten från konsulten är förankrad i organisationen bland fast anställda. Detta görs delvis genom att se till att konsulten inte agerar isolerat utan är en integrerad del av ett team, och delvis görs genom att se till att konsulten dokumenterar sitt arbete som en pågående process

Även med en hög grad av kontinuerlig kunskapsöverföring måste det finnas en formell överlämningsprocess när konsulten lämnar. Organisationen bör ha en mall för detta som den enskilda avdelningen och projekt kan använda som utgångspunkt.

Det är nästan alltid möjligt att träffa avtal med konsulten, att hen kan kontaktas vid frågor som rör konsultens arbete. I många situationer är det också vettigt att göra ett flexibelt avtal med konsulten, t.ex. en viss timme, som kan användas ad-hoc-basis när det behövs.

Syftet med konsulten är att ha tillfällig expertkunskap eller tillfällig utförande. Det kan vara ett smart beslut att ha en extern konsulten under långa perioder, men det måste då vara ett medvetet beslut då.

Därför måste du ha en översikt över konsulten som har varit en del av organisationen under längre tid än en definierad period, och se till att ett medvetet beslut fattas om den givna konsulten ska stanna eller lämna organisationen.