Excellence Malli - Offbordaus

Ollakseen erinomainen oikeiden taitojen löytämisessä oikeaan aikaan vaatii taitoa ulottautua markkinoille ja poimia oikea henkilö oikeaan hintaan – mutta mikä myös vaatii taitoa, on olla erinomainen tämän henkilön jättämisessä pois organisaatiosta ajallaan.

Ulkopuolisen konsultin poisjättämisellä on hallinnollinen, mutta myös tietotaitoa koskettava puoli, ja on välttämätöntä antaa organisaatiolle mahdollisuus rakentaa konsultin tekemän työn päälle.

Hallinnollinen puoli on melko yksinkertainen, mutta usein sitä ei tehdä, ja näissä tapauksissa järjestelmiin ja hallintoprosesseihin rakennetaan merkityksetöntä taakkaa, mikä johtaa tarpeettomaan asioiden monimutkaistamiseen organisaatiossa.

Käsitelläksesi hallinnollista puolta offboardauksessa tarvitset linkin onboardaus-prosesseihin ja varmistuksen siitä, että konsultin oikeudet poistetaan sekä kaikista järjestelmistä että hallinnollisista prosesseista, joihin hänet aikanaan liitettiin. Täytyy olla selkeää, että kuka on vastuussa näistä asioista organisaatiossasi.

Haasteena ulkopuolisen työvoiman käyttämisessä on tietotaidon menetys, joka tapahtuu, kun tietty konsultti poistuu organisaatiosta, ja jotkut sen vuoksi välttävät täysin ulkoisen työvoiman käyttöä.

Tietojen menetyksen minimoimiseksi on tärkeää ottaa tämä näkökohta huomioon projektin alusta lähtien ja varmistaa, että konsultin tiedot ja kokemus ankkuroituvat organisaatioon vakituisten työntekijöiden keskuudessa. Tämä tehdään osittain varmistamalla, että konsultti ei toimi eristyksissä, vaan on kiinteä osa ryhmää, ja se tehdään osittain varmistamalla, että konsultti dokumentoi työnsä jatkuvana prosessina.

Jopa korkean tason tietojen ja taitojen siirtymisen yhteydessä on oltava muodollinen luovutusprosessi (handover), kun konsultti poistuu. Organisaatiolla tulisi olla malli tätä varten, jota yksittäinen osasto ja tiiminvetäjät voivat käyttää lähtökohtana.

Lähes aina on mahdollista tehdä sopimus konsultin kanssa siitä, että häneen voidaan ottaa yhteyttä konsultin työhön liittyvissä kysymyksissä. Monissa tilanteissa on myös järkevää tehdä joustava sopimus konsultin kanssa, esim. tietystä määrästä tunteja, joita voidaan käyttää tilapäisesti tarpeen tullen tietyn aikaa myös projektin jälkeen.

Konsultoinnin tarkoituksena on joko väliaikainen asiantuntemus tai väliaikainen toteutusvoima, tai molemmat. Se voi olla fiksu päätös ottaa ulkopuolinen resurssi töihin myös pidemmäksi aikaa, mutta sen on silloin oltava tietoinen päätös.

Siksi sinulla on oltava yleiskatsaus ulkopuolisesta työvoimasta, jotka ovat olleet organisaatiossa pidemmän ajan kuin määritellyn ajanjakson, ja varmistettava, että tehdään tietoinen päätös siitä, pitäisikö tietyn konsultin jäädä organisaatioon vai lähteä siitä.