Excellence in consultant sourcing - Offboarding

For at være dygtig til at have de rette kompetencer på det rette tidspunkt, er jeres organisation nødt til at være dygtig til at nå bredt ud i markedet og finde den rigtige person til den rigtige pris, men det er også afgørende at få konsulenten til at forlade organisation igen på den rigtige måde.

Offboarding af en ekstern konsulent har et administrativt aspekt, men også et vidensaspekt, og det er et essentielt at organisation effektivt kan fortsætte det arbejde, den eksterne konsulent har udført.

Det administrative aspekt er relativt simpelt, men ofte bliver det ikke gjort, og så bliver der et efterslæb af irrelevant data og overflødige brugerkonti, der både giver øget kompleksitet, men også kan udgøre en sikkerhedsrisiko.

For at håndtere den administrative del af offboarding, bør du have et link til onboarding-processen for at sikre, at konsulenten bliver fjernet fra alle de systemer og administrative processer vedkommende er onboardet på. Det skal være klart hvem i organisationen, der har ansvaret for dette.

En udfordring ved at bruge eksterne konsulenter er det videnstab, der opstår, når en konsulent forlader organisationen, og nogle undlader komplet at bruge ekstern arbejdskraft pga. dette.

For at minimere tab af viden, er det afgørend fra starten at sikre, at viden og erfaring fra konsulenten bliver forankret i organisationen blandt internt ansatte. Dette kan delvis gøres ved at sikre, at konsulenten ikke arbejder isoleret, men er en integreret del af teamet, og det kan delvist gøres ved at sikre at konsulenten løbende dokumenterer sit arbejde grundigt og inddrager internt ansatte, og det sikres, de forstår dokumentationen.

Selv med en høj grad af kontinuerlig vidensoverførsel er det nødvendigt at have en formel handover proces, når konsulenten forlader organisationen. Organisationen bør have en skabelon for dette, som de enkelte afdelinger kan bruge som udgangspunkt og tilrette, så det passer præcist til deres behov.

Det er som regel muligt at lave en aftale med konsulenten om, at vedkommende kan blive kontaktet, hvis der efterfølgende er spørgsmål til det arbejde der er udført. I mange situationer kan det desuden give mening at lave en fleksibel aftale om, at konsulenten kan tages ind på ad-hoc basis, når der er behov for det.

Formålet med at bruge eksterne konsulenter er at få temporær ekspertviden eller temporær eksekveringskraft. Det kan være klogt at have eksterne konsulenter i lange perioder, men det er afgørende, at det i så fald er en bevidst beslutning. Derfor bør man have et overblik over konsulenter, der har været i organisationen længere end en bestemt defineret periode for at sikre, at der bliver taget en bevidst beslutning om konsulenten skal blive eller forlade organisationen.