Varje organisation är annorlunda, men den här checklistan ger en allmän vägledning om viktiga element att tänka på när man avvecklar en tillfällig anställd.
Använd den här checklistan som en vägledning för att se till att du täcker alla dina behov när du avvecklar en tillfällig anställd, från att meddela rätt personer till att se till att arbetsuppgifter och ansvarsområden överlämnas på ett rent sätt.
1. Skapa en plan för avveckling
När du har meddelat de relevanta parterna är det dags att börja sätta ihop en plan för avflyttning. Denna bör innehålla en tidslinje för när specifika uppgifter måste slutföras, samt vem som är ansvarig för varje uppgift.
Några uppgifter som bör ingå i offboardingplanen är följande:
- Ordna återlämnande av företagets egendom, t.ex. bärbara datorer, telefoner och ID-brickor.
- Överföring av arbetsuppgifter och ansvar till en annan anställd.
- Ta bort den tillfälliga arbetstagaren från företagets e-postlistor och system.
- Uppdatera företagets register.
- Genomföra en avgångsintervju.
- Uppdatering av personalregister.
2. Meddela HR och IT
Meddela HR och IT så snart beslutet om att påbörja avflyttningsprocessen har fattats, så att det finns gott om tid att förbereda sig. Detta inkluderar HR, IT-avdelningen och alla andra relevanta parter. På så sätt kan alla förbereda sig för offboardingprocessen på sin sida.
Bland de uppgifter som HR behöver göra finns följande:
- Granska den anställdes akt för att se om det finns några utestående punkter, t.ex. slutlön eller semesterdagar.
- Uppdatering av personalregister.
- Genomföra en avgångsintervju.
IT-avdelningen måste:
- Ta bort den tillfälliga arbetstagaren från e-postlistor och system.
- Inaktivera den anställdes tillgång till företagets system och data.
- Återlämna företagets egendom, t.ex. bärbara datorer, telefoner och ID-brickor.
Andra avdelningar kan vara ansvariga för att se till att den tillfälliga arbetstagaren återlämnar företagets egendom, t.ex. bärbara datorer, telefoner, ID-kort, kreditkort, nycklar och andra föremål som företaget har utfärdat till den tillfälliga arbetstagaren.
När det gäller lag- eller projektspecifika programvarulicenser eller tillgång till onlineverktyg är det den chef som hanterar den tillfälliga arbetstagaren som ansvarar för att se till att dessa antingen överförs till en annan lagmedlem eller annulleras.
3. Meddela den tillfälliga arbetstagaren.
När du har skapat en plan för avskedande är det dags att säga upp kontingentarbetaren. Beroende på det kontrakt som de har skrivit under kan de vara skyldiga att ge ett visst uppsägningsdatum före sin sista dag. På så sätt får de tid att lämna sin roll och avsluta eventuella lösa trådar.
Se till att granska kontraktet för att se hur mycket uppsägningstid som krävs och ge dem gott om tid att göra det de behöver göra. Du kan också ge dem en kopia av avvecklingsplanen så att de vet vad de kan förvänta sig.
4. Få dem att överföra arbetsuppgifter och ansvarsområden.
En annan viktig uppgift på checklistan för offboarding är att överföra tillfällig arbetstagares uppgifter och ansvar till en annan anställd. Om den tillfälliga arbetstagaren har arbetat med ett engångsprojekt kan detta helt enkelt handla om att dokumentera vad de har gjort hittills.
Men om de är ansvariga för pågående arbete måste du se till att det finns en plan för kunskapsöverföring så att någon kan ta över dessa uppgifter. Detta kan innebära att du utbildar den nya medarbetaren eller att du samarbetar nära med honom eller henne under övergångsperioden.
Dokumentation är oerhört viktigt i detta skede, särskilt om du arbetar med högkvalificerade oberoende entreprenörer. Se till att den tillfälliga arbetstagaren förbereder en tydlig och kortfattad dokumentation av sitt arbete, sina processer och rutiner. Ge tid för frågor och se till att den nya arbetstagaren känner sig bekväm med övergången.
5. Genomför en avslutningsintervju
Avgångsintervjuer är en viktig del av offboardingprocessen, eftersom de ger värdefulla insikter om kontingentarbetarens eller arbetstagarens erfarenheter av företagen. Många organisationer använder den här feedbacken för att förbättra onboardingprocessen för framtida kontingentarbetare i andra projekt.
När du genomför en avslutningsintervju, se till att ställa öppna frågor och ge den anställde gott om tid att ge feedback. Några frågor du kan ställa till dem är:
- Deras övergripande erfarenhet av att arbeta med din organisation.
- Karaktären av deras arbete och om de kände att det stämde överens med deras kompetens och erfarenhet.
- Kvaliteten på den utrustning och de resurser de fick tillgång till.
- Om de kände sig stöttade av sin handledare eller chef.
- Arbetsmiljön och om de kände att den var produktivitetsfrämjande.
- Ersättningen och om de ansåg att den var rättvis och konkurrenskraftig.
- Möjligheten till utbildning och utveckling under tiden de arbetade med din organisation.
- Längden på deras uppdrag och om de hade velat att det skulle ha varit längre eller kortare.
- Om de skulle rekommendera andra att arbeta med er organisation.
Avslutande tankar
Avvecklingsprocessen för din tillfälliga arbetskraft liknar processen för ordinarie anställda, med några viktiga skillnader. Se till att se över det kontrakt som de har skrivit under för att avgöra hur lång uppsägningstid de behöver ge och överföra sina arbetsuppgifter och ansvarsområden till en annan anställd. Genomför dessutom en avslutningsintervju för att få feedback om deras erfarenhet av att arbeta med ditt företag.
