Vaikka jokainen organisaatio on erilainen, tämä tarkistuslista tarjoaa yleisen ohjeen keskeisistä tekijöistä, jotka on otettava huomioon, kun tilapäistyöntekijä poistuu palveluksesta.
Käytä tätä tarkistuslistaa oppaana, jotta voit varmistaa, että katat kaikki peruspilarit, kun irtisanot vuokratyöntekijän. Tämä ulottuu oikeista henkilöistä ilmoittamisesta tehtävien ja vastuualueiden puhtaaseen siirtoon.
1. Luo palvelukseen siirtymissuunnitelma
Kun olet ilmoittanut asiaankuuluville osapuolille, on aika alkaa laatia irtisanomissuunnitelmaa. Suunnitelmassa olisi oltava aikataulu, jossa on eritelty, milloin tietyt tehtävät on suoritettava, sekä kuka on vastuussa kustakin tehtävästä.
Seuraavia tehtäviä olisi sisällytettävä palvelukseen siirtymissuunnitelmaan:
- Yrityksen omaisuuden, kuten kannettavien tietokoneiden, puhelimien ja henkilökorttien, palauttamisen järjestäminen.
- tehtävien ja vastuiden siirtäminen toiselle työntekijälle
- tilapäisen työntekijän poistaminen yrityksen sähköpostilistoilta ja -järjestelmistä.
- Yritystietojen päivittäminen
- Lähtöhaastattelun suorittaminen
- HR-tietojen päivittäminen
2. Ilmoitus henkilöstöhallinnolle ja IT:lle
Ilmoita HR:lle ja IT:lle heti, kun päätös irtisanoutumisprosessin aloittamisesta on tehty, jotta valmistautumiseen jää riittävästi aikaa. Tämä koskee henkilöstöhallintoa, IT-osastoa ja kaikkia muita asiaankuuluvia osapuolia. Näin jokainen voi valmistautua omalta osaltaan offboarding-prosessiin.
Tehtäviä, jotka HR:n on tehtävä, ovat muun muassa seuraavat:
- Työntekijän tiedostojen tarkistaminen mahdollisten avoimien asioiden, kuten loppupalkan tai lomapäivien, varalta.
- HR-tietueiden päivittäminen
- Lähtöhaastattelun suorittaminen
Tietotekniikkaosaston tehtävänä on:
- Poistaa tilapäinen työntekijä sähköpostilistoilta ja järjestelmistä.
- Poistaa työntekijän pääsy yrityksen järjestelmiin ja tietoihin.
- Palauttaa yrityksen omaisuus, kuten kannettavat tietokoneet, puhelimet ja henkilökortit.
Muut osastot voivat olla vastuussa siitä, että vuokratyöntekijä palauttaa yrityksen omaisuuden, kuten kannettavat tietokoneet, puhelimet, henkilökortit, luottokortit, avaimet ja muut yrityksen vuokratyöntekijälle antamat tavarat.
Tiimi- tai projektikohtaisten ohjelmistolisenssien tai verkkotyökalujen käyttöoikeuksien osalta on vuokratyöntekijää hallinnoivan esimiehen vastuulla varmistaa, että ne joko siirretään toiselle tiimin jäsenelle tai peruutetaan.
3. Ilmoita tilapäiselle työntekijälle
Kun olet laatinut irtautumissuunnitelman, on aika antaa irtisanomisilmoitus vuokratyöntekijälle. Hänen allekirjoittamastaan sopimuksesta riippuen häneltä saatetaan vaatia tiettyä irtisanomisaikaa ennen viimeistä päivää. Näin hänellä on aikaa siirtyä pois tehtävästään ja selvittää kaikki avoimet asiat.
Tarkista sopimuksesta, kuinka paljon irtisanomisaikaa vaaditaan, ja anna työntekijälle riittävästi aikaa tehdä tarvittavat toimenpiteet. Voisit myös antaa heille kopion irtisanomissuunnitelmasta, jotta he tietävät, mitä he voivat odottaa.
4. Pyydä heitä siirtämään tehtävät ja vastuut
Toinen keskeinen tehtävä offboarding-tarkistuslistalla on ehdollisen työntekijän tehtävien ja vastuiden siirtäminen toiselle työntekijälle. Jos vuokratyöntekijä on työskennellyt kertaluonteisen projektin parissa, tähän voi kuulua yksinkertaisesti sen dokumentointi, mitä hän on tähän mennessä tehnyt.
Jos hän on kuitenkin vastuussa jatkuvasta työstä, sinun on varmistettava, että on olemassa tiedonsiirtosuunnitelma, jonka avulla joku voi ottaa nämä tehtävät hoitaakseen. Tämä voi edellyttää uuden työntekijän kouluttamista tai tiivistä yhteistyötä hänen kanssaan siirtymävaiheessa.
Dokumentointi on erittäin tärkeää tässä vaiheessa, varsinkin jos työskentelet korkeasti koulutettujen itsenäisten alihankkijoiden kanssa. Varmista, että tilapäinen työntekijä laatii selkeän ja tiiviin dokumentaation työstään, prosesseistaan ja menettelytavoistaan. Anna aikaa kysymyksille ja varmista, että uusi työntekijä kokee siirtymävaiheen mukavaksi.
5. Suorita poistumishaastattelu
Poistumishaastattelut ovat keskeinen osa palveluksesta poistumisprosessia, sillä ne antavat arvokasta tietoa siitä, millaisia kokemuksia vuokratyöntekijä tai työntekijä on saanut yrityksistä. Monet organisaatiot käyttävät tätä palautetta parantaakseen tulevien vuokratyöntekijöiden sisäänottoprosessia muissa projekteissa.
Kun teet poistumishaastattelua, muista kysyä avoimia kysymyksiä ja anna työntekijälle runsaasti aikaa antaa palautetta. Joitakin kysymyksiä, joita voit kysyä heiltä, ovat mm:
- Yleinen kokemus työskentelystä organisaatiossanne
- Työn luonne ja se, kokivatko he sen vastaavan heidän taitojaan ja kokemustaan.
- Heille tarjottujen laitteiden ja resurssien laatu.
- Tunsivatko he saavansa tukea esimieheltään tai johtajaltaan.
- työympäristö ja se, kokevatko he sen edistävän tuottavuutta.
- palkkaus ja se, kokivatko he sen oikeudenmukaiseksi ja kilpailukykyiseksi.
- koulutus- ja kehittymismahdollisuudet organisaatiossanne työskennellessään.
- toimeksiannon pituus ja se, olisivatko he halunneet sen olevan pidempi vai lyhyempi.
- suosittelisivatko he työskentelyä organisaatiossanne muille.
Loppuajatukset
Vuorotteluvapaan työvoiman kotiuttamisprosessi on samanlainen kuin vakituisten työntekijöiden prosessi, mutta siinä on muutamia keskeisiä eroja. Muista tarkistaa heidän allekirjoittamansa sopimus, jotta voit määrittää irtisanomisajan, jonka kuluessa heidän on annettava irtisanomisilmoitus ja siirrettävä tehtävänsä ja vastuualueensa toiselle työntekijälle. Tee lisäksi poistumishaastattelu, jotta saat palautetta heidän kokemuksistaan yrityksesi kanssa työskentelystä.
