Sebbene ogni organizzazione sia diversa, questa lista di controllo fornisce una guida generale degli elementi chiave da prendere in considerazione quando si esegue l’offboarding di un lavoratore contingente.
Dalla notifica alle persone giuste alla garanzia di un passaggio pulito di mansioni e responsabilità, utilizzate questa lista di controllo come guida per assicurarvi di coprire tutte le vostre basi durante il trasferimento di un lavoratore contingente.
1. Creare un piano di offboarding
Dopo aver avvisato le parti interessate, è il momento di iniziare a mettere a punto un piano di offboarding. Questo dovrebbe includere una tabella di marcia che indichi quando devono essere completate le attività specifiche e chi è responsabile di ciascuna di esse.
Alcuni dei compiti che dovrebbero essere inclusi nel piano di pensionamento sono:
- Organizzare la restituzione dei beni aziendali, come computer portatili, telefoni e badge identificativi.
- Trasferire compiti e responsabilità a un altro dipendente
- rimuovere il lavoratore contingente dagli elenchi e dai sistemi di posta elettronica dell’azienda
- Aggiornare i registri aziendali
- Condurre un colloquio di uscita
- Aggiornamento dei registri delle risorse umane
2. Notifica alle Risorse Umane e all’IT
Avvisate le risorse umane e l’IT non appena viene presa la decisione di iniziare il processo di pensionamento, in modo da avere tutto il tempo necessario per prepararsi. Questo include le risorse umane, il reparto IT e tutte le altre parti interessate. Questo permette a tutti di prepararsi al processo di offboarding.
Tra i compiti che le risorse umane devono svolgere vi sono:
- Esaminare il fascicolo del dipendente per verificare la presenza di eventuali voci in sospeso, come l’ultima retribuzione o i giorni di ferie.
- Aggiornare i registri delle risorse umane
- Condurre un colloquio di uscita
Il reparto IT dovrà:
- Rimuovere il lavoratore contingente dagli elenchi e dai sistemi di posta elettronica.
- Disabilitare l’accesso del dipendente ai sistemi e ai dati aziendali.
- Restituire i beni aziendali, come computer portatili, telefoni e badge identificativi.
Altri reparti possono essere responsabili di assicurarsi che il lavoratore contingente restituisca i beni aziendali, come computer portatili, telefoni, badge identificativi, carte di credito, chiavi e altri oggetti che sono stati rilasciati al lavoratore contingente dall’azienda.
Per quanto riguarda le licenze software specifiche del team o del progetto o l’accesso agli strumenti online, sarà responsabilità del supervisore che gestisce il lavoratore temporaneo assicurarsi che queste vengano trasferite a un altro membro del team o annullate.
3. Dare il preavviso al lavoratore contingente
Dopo aver creato un piano di pensionamento, è il momento di dare il preavviso al lavoratore contingente. A seconda del contratto che ha firmato, potrebbe essere necessario dare un certo preavviso prima del suo ultimo giorno di lavoro. In questo modo, il lavoratore ha il tempo di lasciare il proprio ruolo e di risolvere le questioni in sospeso.
Assicuratevi di rivedere il contratto per vedere quanto preavviso è richiesto, e date loro tutto il tempo necessario per fare ciò che devono fare. Potreste anche fornire loro una copia del piano di pensionamento, in modo che sappiano cosa li aspetta.
4. Trasferire i compiti e le responsabilità
Un altro compito fondamentale della lista di controllo per l’offboarding è il trasferimento dei compiti e delle responsabilità del lavoratore contingente a un altro dipendente. Se il lavoratore contingente ha lavorato su un progetto una tantum, questo può comportare semplicemente la documentazione di ciò che ha fatto fino a quel momento.
Se invece è responsabile di un lavoro continuativo, dovrete assicurarvi che ci sia un piano di trasferimento delle conoscenze che consenta a qualcuno di assumere tali compiti. Ciò può comportare la formazione del nuovo dipendente o la sua stretta collaborazione nel periodo di transizione.
La documentazione è estremamente importante in questa fase, soprattutto se si lavora con collaboratori indipendenti altamente qualificati. Assicuratevi che il lavoratore contingente prepari una documentazione chiara e concisa del suo lavoro, dei processi e delle procedure. Date tempo alle domande e assicuratevi che il nuovo dipendente si senta a proprio agio con la transizione.
5. Conduzione di un colloquio di uscita
I colloqui di uscita sono una parte fondamentale del processo di offboarding, in quanto forniscono preziose indicazioni sull’esperienza del lavoratore contingente o del dipendente con l’azienda. Molte organizzazioni utilizzano questo feedback per migliorare il processo di onboarding per i futuri lavoratori contingenti in altri progetti.
Quando si conduce un’intervista di uscita, assicurarsi di porre domande aperte e di dare al dipendente tutto il tempo necessario per fornire un feedback. Alcune domande che si possono porre sono
- La loro esperienza complessiva di lavoro con la vostra organizzazione
- la natura del loro lavoro e se lo ritengono in linea con le loro competenze ed esperienze
- La qualità dell’attrezzatura e delle risorse che gli sono state fornite
- se si sono sentiti supportati dal loro supervisore o manager
- L’ambiente di lavoro e se lo ritengono favorevole alla produttività.
- la retribuzione e se la ritengono equa e competitiva
- L’opportunità di formazione e sviluppo durante la collaborazione con la vostra organizzazione.
- La durata del loro incarico e se avrebbero voluto che fosse più lungo o più breve
- Se raccomanderebbero ad altri di lavorare con la vostra organizzazione.
Considerazioni finali
Il processo di offboarding della vostra forza lavoro contingente è simile a quello dei dipendenti regolari, con alcune differenze fondamentali. Assicuratevi di rivedere il contratto che hanno firmato per determinare il preavviso che devono dare per trasferire i loro compiti e le loro responsabilità a un altro dipendente. Inoltre, è necessario condurre un’intervista di uscita per ottenere un feedback sulla loro esperienza di lavoro con la vostra azienda.
