Selv om alle organisationer er forskellige, giver denne tjekliste en generel vejledning om de vigtigste elementer, der skal overvejes, når en kontingentmedarbejder skal afmønstres.
Brug denne tjekliste som en vejledning til at sikre en ren overdragelse af opgaver og ansvarsområder, lige fra at underrette de rigtige personer til at sikre, at du dækker alle dine baser, når du afskediger en kontingentmedarbejder.
1. Udarbejd en plan for aftrædelse
Når du har informeret de relevante parter, er det tid til at begynde at udarbejde en plan for offboarding. Denne bør indeholde en tidslinje for, hvornår specifikke opgaver skal være udført, samt hvem der er ansvarlig for hver enkelt opgave.
Nogle af de opgaver, der bør indgå i offboardingplanen, er følgende:
- Arrangere tilbagelevering af virksomhedens ejendom, f.eks. bærbare computere, telefoner og ID-badges
- Overførsel af opgaver og ansvar til en anden medarbejder
- Fjernelse af den ansatte fra virksomhedens e-maillister og systemer
- Opdatering af virksomhedens registre
- Afholdelse af en afslutningssamtale
- Opdatering af HR-registre
2. Underretning af HR og IT
Underret HR og IT, så snart beslutningen om at påbegynde offboarding-processen er truffet, så der er god tid til at forberede sig. Dette omfatter HR, it-afdelingen og alle andre relevante parter. Dette giver alle mulighed for at forberede sig på offboarding-processen på deres side.
Blandt de opgaver, der skal udføres af HR, er bl.a:
- Gennemgang af medarbejderens dossier for eventuelle udestående punkter, f.eks. sidste løn eller feriedage
- Opdatering af HR-registre
- Gennemførelse af en afslutningssamtale
It-afdelingen skal:
- fjerne den kontraktansatte fra e-maillister og systemer
- Deaktivere medarbejderens adgang til virksomhedens systemer og data
- tilbagelevere virksomhedens ejendom, f.eks. bærbare computere, telefoner og ID-badges
Andre afdelinger kan være ansvarlige for at sørge for, at den ansatte returnerer virksomhedens ejendom, f.eks. bærbare computere, telefoner, ID-kort, kreditkort, nøgler og andre genstande, som virksomheden har udstedt til den ansatte.
For team- eller projektspecifikke softwarelicenser eller adgang til onlineværktøjer vil det være den tilsynsførende, der administrerer vikaren, der har ansvaret for at sikre, at disse licenser enten overføres til et andet teammedlem eller annulleres.
3. Giv meddelelse til den kontingentansatte
Når du har oprettet en plan for aftrædelse, er det tid til at give den kontingentansatte en opsigelse. Afhængigt af den kontrakt, som de har underskrevet, skal de måske give et vist varsel inden deres sidste dag. Dette giver dem tid til at forlade deres rolle og afslutte eventuelle løse ender.
Sørg for at gennemgå kontrakten for at se, hvor meget opsigelsesvarsel der kræves, og giv dem masser af tid til at gøre det, de skal gøre. Du kan også give dem en kopi af offboardingplanen, så de ved, hvad de kan forvente.
4. Få dem til at overføre opgaver og ansvarsområder
En anden vigtig opgave på tjeklisten for offboarding er at overføre den betingede medarbejders opgaver og ansvarsområder til en anden medarbejder. Hvis kontingentmedarbejderen har arbejdet på et enkeltstående projekt, kan det blot dreje sig om at dokumentere, hvad de har gjort indtil videre.
Men hvis de er ansvarlige for løbende arbejde, skal du sikre dig, at der er en plan for overførsel af viden, så en anden person kan overtage disse opgaver. Dette kan indebære uddannelse af den nye medarbejder eller et tæt samarbejde med vedkommende i overgangsperioden.
Dokumentation er ekstremt vigtig i denne fase, især hvis du arbejder med højt kvalificerede uafhængige kontrahenter. Sørg for, at vikaren udarbejder en klar og præcis dokumentation af sit arbejde, sine processer og procedurer. Giv tid til spørgsmål, og sørg for, at den nye medarbejder føler sig tryg ved overgangen.
5. Gennemfør en afslutningssamtale
Afslutningsinterviews er en vigtig del af offboarding-processen, da de giver værdifuld indsigt i kontingentmedarbejderens eller medarbejderens oplevelse med virksomhederne. Mange organisationer bruger denne feedback til at forbedre onboardingprocessen for fremtidige kontingentmedarbejdere i andre projekter.
Når du gennemfører en afslutningssamtale, skal du sørge for at stille åbne spørgsmål og give medarbejderen god tid til at give feedback. Nogle spørgsmål, du kan stille dem, er f.eks:
- Deres overordnede oplevelse af at arbejde med din organisation
- Karakteren af deres arbejde, og om de følte, at det var i overensstemmelse med deres færdigheder og erfaring
- Kvaliteten af det udstyr og de ressourcer, de fik stillet til rådighed
- Om de følte sig støttet af deres vejleder eller leder
- Arbejdsmiljøet, og om de følte, at det var produktivitetsfremmende deres aflønning, og om de følte, at den var rimelig og konkurrencedygtig
- Muligheden for uddannelse og udvikling, mens de arbejdede i din organisation
- Længden af deres opgave, og om de ville have ønsket, at den var længere eller kortere
- Om de ville anbefale andre at arbejde med din organisation
Afsluttende tanker
Offboarding-processen for dine vikarer ligner processen for almindelige medarbejdere med nogle få vigtige forskelle. Sørg for at gennemgå den kontrakt, som de har underskrevet, for at fastslå, hvor lang opsigelsesvarsel de skal give og overføre deres opgaver og ansvar til en anden medarbejder. Gennemfør desuden et exitinterview for at få feedback om deres oplevelse af at arbejde for din virksomhed.
