Auch wenn jedes Unternehmen anders ist, bietet diese Checkliste einen allgemeinen Leitfaden mit den wichtigsten Elementen, die bei der Entlassung eines externen Mitarbeiters zu beachten sind.
Von der Benachrichtigung der richtigen Personen bis hin zu einer sauberen Übergabe der Aufgaben und Zuständigkeiten – nutzen Sie diese Checkliste als Leitfaden, um sicherzustellen, dass Sie bei der Entlassung eines externen Mitarbeiters alle Aspekte abdecken.
1. Erstellen Sie einen Offboarding-Plan
Sobald Sie die betroffenen Parteien benachrichtigt haben, ist es an der Zeit, einen Plan für das Offboarding zu erstellen. Dieser sollte einen Zeitplan enthalten, aus dem hervorgeht, wann bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen und wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist.
Einige Aufgaben, die in den Offboarding-Plan aufgenommen werden sollten, sind:
- Rückgabe von Firmeneigentum wie Laptops, Telefonen und Ausweisen
- Übertragung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf einen anderen Mitarbeiter
- Entfernen des vorübergehend Beschäftigten aus den E-Mail-Listen und -Systemen des Unternehmens
- Aktualisierung der Unternehmensunterlagen
- Durchführen eines Austrittsgesprächs
- Aktualisierung der HR-Unterlagen
2. Benachrichtigung von HR und IT
Informieren Sie die Personalabteilung und die IT-Abteilung, sobald die Entscheidung getroffen wurde, den Entlassungsprozess einzuleiten, damit genügend Zeit für die Vorbereitung bleibt. Dies schließt die Personalabteilung, die IT-Abteilung und alle anderen relevanten Parteien ein. So kann sich jeder auf seiner Seite auf den Offboarding-Prozess vorbereiten.
Zu den Aufgaben, die von der Personalabteilung erledigt werden müssen, gehören:
- Durchsicht der Akte des Mitarbeiters auf noch ausstehende Posten, z. B. letzte Gehaltszahlungen oder Urlaubstage
- Aktualisierung der Personalakten
- Durchführen eines Austrittsgesprächs
Die IT-Abteilung muss:
- den Mitarbeiter aus den E-Mail-Listen und Systemen entfernen
- den Zugang des Mitarbeiters zu den Systemen und Daten des Unternehmens sperren
- Rückgabe von Firmeneigentum, wie Laptops, Telefone und Ausweise
Andere Abteilungen sind möglicherweise dafür verantwortlich, dass der externe Mitarbeiter Firmeneigentum zurückgibt, z. B. Laptops, Telefone, Ausweise, Kreditkarten, Schlüssel und andere Gegenstände, die dem externen Mitarbeiter vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wurden.
Für team- oder projektspezifische Softwarelizenzen oder den Zugang zu Online-Tools ist der Vorgesetzte des Zeitarbeitnehmers verantwortlich, der dafür sorgt, dass diese entweder auf ein anderes Teammitglied übertragen oder gekündigt werden.
3. Kündigen Sie dem vorübergehend beschäftigten Mitarbeiter
Nachdem Sie einen Plan für das Offboarding erstellt haben, ist es an der Zeit, dem externen Mitarbeiter zu kündigen. Je nach Vertrag müssen sie eine bestimmte Kündigungsfrist einhalten, bevor sie ihren letzten Arbeitstag antreten. So haben sie genug Zeit, um ihre Rolle zu beenden und alle offenen Fragen zu klären.
Überprüfen Sie den Vertrag, um festzustellen, wie lange die Kündigungsfrist ist, und geben Sie dem Mitarbeiter genügend Zeit, seine Aufgaben zu erledigen. Sie können ihnen auch eine Kopie des Entlassungsplans zukommen lassen, damit sie wissen, was sie erwartet.
4. Veranlassen Sie die Übertragung von Aufgaben und Zuständigkeiten
Eine weitere wichtige Aufgabe auf der Offboarding-Checkliste ist die Übertragung der Aufgaben und Zuständigkeiten des Zeitarbeitnehmers auf einen anderen Mitarbeiter. Wenn der vorübergehend Beschäftigte an einem einmaligen Projekt gearbeitet hat, muss er vielleicht nur dokumentieren, was er bisher getan hat.
Wenn er jedoch für laufende Arbeiten verantwortlich ist, müssen Sie sicherstellen, dass ein Plan für den Wissenstransfer vorhanden ist, damit jemand diese Aufgaben übernehmen kann. Dazu kann es gehören, den neuen Mitarbeiter zu schulen oder in der Übergangsphase eng mit ihm zusammenzuarbeiten.
Die Dokumentation ist in dieser Phase äußerst wichtig, vor allem, wenn Sie mit hochqualifizierten unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeiten. Stellen Sie sicher, dass der externe Mitarbeiter eine klare und präzise Dokumentation seiner Arbeit, Prozesse und Verfahren erstellt. Nehmen Sie sich Zeit für Fragen und stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter sich in der Übergangsphase wohl fühlt.
5. Führen Sie ein Entlassungsgespräch
Austrittsgespräche sind ein wichtiger Bestandteil des Offboarding-Prozesses, da sie wertvolle Einblicke in die Erfahrungen der vorübergehend Beschäftigten oder Mitarbeiter mit dem Unternehmen liefern. Viele Unternehmen nutzen dieses Feedback, um das Onboarding-Verfahren für künftige temporäre Mitarbeiter in anderen Projekten zu verbessern.
Achten Sie bei einem Austrittsgespräch darauf, dass Sie offene Fragen stellen und dem Mitarbeiter ausreichend Zeit für sein Feedback geben. Einige Fragen, die Sie ihnen stellen können, sind:
- Ihre allgemeine Erfahrung mit der Arbeit in Ihrem Unternehmen
- die Art ihrer Arbeit und ob sie das Gefühl hatten, dass diese ihren Fähigkeiten und Erfahrungen entsprach
- Die Qualität der Ausrüstung und der Ressourcen, die ihnen zur Verfügung gestellt wurden
- ob sie sich von ihrem Vorgesetzten oder Manager unterstützt fühlten
- das Arbeitsumfeld und ob sie es als produktivitätsfördernd empfinden
- ihre Vergütung und ob sie diese als fair und wettbewerbsfähig empfanden
- Die Möglichkeiten zur Weiterbildung und Entwicklung während der Arbeit in Ihrem Unternehmen
- die Dauer ihres Einsatzes und ob sie ihn gerne kürzer oder länger gehabt hätten
- Ob sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen weiterempfehlen würden
Abschließende Überlegungen
Der Offboarding-Prozess für Ihre externen Mitarbeiter ähnelt dem Prozess für reguläre Mitarbeiter, mit ein paar wichtigen Unterschieden. Überprüfen Sie den von ihnen unterzeichneten Vertrag, um die Kündigungsfrist zu bestimmen und ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf einen anderen Mitarbeiter zu übertragen. Führen Sie außerdem ein Kündigungsgespräch, um ein Feedback über die Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen einzuholen.
