Projektledning är komplext. För att effektivisera projektledningsprocesser och öka projektprestanda använder organisationer ett projektledningskontor (PMO).
Men inte alla projektledningskontor är skapade lika. PMO:s struktur och roller kan variera kraftigt och påverka hur organisationer hanterar projekt.
The Project Management Institute (PMI) identifierar tre primära PMO-strukturer – den stödjande PMO:n, direktiv PMO och kontrollerande PMO – var och en med unika roller och funktioner. Dessa strukturer kan i hög grad påverka hur organisationer hanterar projekt.
I den här artikeln kommer vi att fördjupa oss i dessa tre typer av PMO-strukturer och undersöka deras inverkan på dina projekt.
1. Stödjande PMO: Konsult och resursleverantör
Som namnet antyder är en stödjande PMO till för att erbjuda stöd och resurser till projektledare och projektteam.
Den arbetar på konsultbasis och ger tillgång till projektledningsverktyg, metoder, dokumentation och utbildning.
Den påtvingar dock inte sina metoder eller processer på projektteam.
Struktur och roller
Den stödjande PMO kännetecknas av en decentraliserad struktur.
Den fungerar mer som en servicedesk, som tillhandahåller nödvändiga verktyg och resurser på begäran.
Den huvudsakliga rollen är att underlätta delning av kunskap, bästa praxis och lärdomar från olika projekt.
Påverkan på dina projekt
Autonomi och flexibilitet: Eftersom den stödjande PMO inte tillämpar projektledningsmetoder har projektledare större självständighet. De kan välja den metod som passar bäst för deras projekt, vilket främjar flexibilitet och innovation.
Beroende av projektledarens kompetens: Denna metod kräver dock att projektledarna är väl insatta i projektledning för att säkerställa att projekt och program blir framgångsrika. Ju mindre kontroll PMO:n utövar, desto mer expertis behövs från projektledarna.
Risk för inkonsekvens: Med flexibilitet följer risken för inkonsekvens i projektledningsprocesserna mellan olika projekt. Detta kan potentiellt hindra effektiv projektspårning och mätning av projektprestanda.
2. Direktiv PMO: Projektets drivkraft
På motsatt sida av spektrumet tar en direktiv PMO full kontroll över projekten.
Den ger inte bara stöd utan även direkta instruktioner till projektteam.
Den direktiv PMO är involverad i varje fas av projektet, från initiering till genomförande till stängning.
Struktur och roller
Den styrande PMO:n följer en centraliserad PMO-struktur.
Den består av ett team av erfarna projektledare som direkt styr projekten och genomdriver standardiserade ramverk för projektledning och metoder i hela organisationen.
Detta säkerställer att alla projekt är i linje med organisationens strategiska mål.
Påverkan på dina projekt
Standardisering och kontroll: Direktivet PMO främjar enhetlighet i alla projekt. Denna standardisering gör det lättare att jämföra och mäta projektprestanda och främjar projektframgång.
Minskad flexibilitet: På den negativa sidan kan den direktiva metoden begränsa projektteamens kreativitet och flexibilitet. De måste följa fastställda rutiner och använda särskilda projektledningsverktyg, vilket lämnar lite utrymme för anpassningsförmåga.
Risk för motstånd: Det finns också risk för motstånd från projektteam om PMO:s direktiv inte är anpassade till organisationens kultur.
3. Styrning av PMO: Balansen
Den kontrollerande PMO:n är en hybrid av den stödjande och den styrande PMO:n.
Även om den inte direkt styr projekten upprätthåller den en viss grad av kontroll över projektledningsprocesserna.
Struktur och roller
Den kontrollerande PMO:n har en halvcentraliserad struktur.
Den sätter upp riktlinjer för projektledningsprocesser och förväntar sig att projektteamen följer dem.
Även om den inte direkt hanterar projekt kräver den att specifika metoder följs och kan ingripa om det finns betydande avvikelser.
Påverkan på dina projekt
Balans mellan kontroll och flexibilitet: Den kontrollerande PMO:n erbjuder en balans mellan standardisering och flexibilitet. Även om projektteamen måste följa vissa riktlinjer har de fortfarande utrymme att justera och anpassa sig till specifika projektbehov.
Förbättrad projektprestanda: Genom att säkerställa efterlevnad av bästa praxis kan den kontrollerande PMO:n förbättra projektprestanda och förbättra chanserna för att projektet ska lyckas.
Risk för förvirring: Den största utmaningen här är att upprätthålla rätt balans mellan kontroll och autonomi. Om detta inte hanteras korrekt kan det leda till förvirring och oklarheter bland projektteamen.
Utforska andra typer av PMO
Vi har diskuterat de tre vanligaste typerna av PMO – stödjande, direktiv och kontrollerande – men det är viktigt att framhålla att dessa inte är de enda typerna.
Det finns även företags-PMO:er och avdelnings-PMO:er, som alla har ett unikt fokus och ansvarsområden.
Företags-PMO:er
En företags-PMO arbetar på organisationsnivå och ger en översikt på hög nivå över alla projekt och program inom organisationen.
Rollen sträcker sig bortom stöd och ledning av enskilda projekt till att omfatta strategisk projektportföljhantering.
Här är hur en PMO för företag kan påverka en organisation:
Organisatorisk översikt: PMO för företag har ett brett perspektiv på organisationens projekt, vilket möjliggör holistiskt beslutsfattande baserat på de övergripande strategiska målen för organisationen.
Projektportföljhantering: De övervakar projektportföljhanteringen och ser till att portföljen är i linje med organisationens strategiska mål.
Resurshantering: En företags-PMO kan hjälpa till att optimera resursfördelningen mellan alla projekt, balansera krav och kapacitet och förbättra effektiviteten.
Avdelnings-PMO
En avdelnings-PMO fokuserar däremot på en specifik avdelning inom organisationen.
Dessa roller och ansvarsområden skräddarsys efter de unika behoven hos den avdelningen.
Tänk på följande effekter av en avdelningsbaserad PMO:
Avdelningsspecifikt stöd: De tillhandahåller stöd som är anpassat till de specifika behov, utmaningar och mål som deras avdelning har.
Djupgående kunskap: Eftersom de är inriktade på en specifik avdelning kan dessa PMO:er utveckla en djupgående förståelse för avdelningens processer, vilket möjliggör effektivare stöd och vägledning.
Förbättrad samordning på avdelningen: En PMO på avdelningsnivå kan förbättra samordningen inom avdelningen, vilket förbättrar projektets genomförande och framgång.
Variationer i PMO-funktion
Utöver de nämnda strukturerna är det värt att notera att en PMO också kan fungera som ett programledningskontor eller ett portföljledningskontor, beroende på organisationens behov.
Ett programledningskontor fokuserar på att samordna relaterade projekt för att uppnå mål på programnivå.
Ett portfolio management office övervakar en samling projekt, program och operativa aktiviteter för att säkerställa anpassning till organisationens strategi.
Dessa PMO-varianter belyser flexibiliteten i PMO-strukturer, var och en fokuserar på olika aspekter av projekt-, program- och portföljhantering, inklusive resurshantering. Att förstå din organisations unika behov är därför avgörande för att välja den mest lämpliga PMO-strukturen.
Effektivitet hos projektledningsteamstrukturer
Utöver att förstå den grundläggande strukturen och rollerna för dessa olika typer av PMO är det viktigt att veta mer om de faktorer som påverkar deras effektivitet, när varje typ kan vara mest lämplig och hur man övergår mellan olika typer vid behov.
Förstå miljön
Effektiviteten hos ett PMO avgörs inte av strukturen ensam. Den miljö som en PMO verkar i spelar en avgörande roll.
En direktiv PMO kan till exempel vara mycket effektiv i en miljö som uppskattar en top-down-strategi och där projekten är komplexa och riskfyllda.
En stödjande PMO kan däremot trivas i en miljö som värdesätter flexibilitet och där projektledarna har erfarenhet och förmåga att leda sina projekt.
Välja rätt PMO-typ
Att välja rätt PMO-typ kräver en grundlig förståelse för organisationens behov, kultur och projektledningsmognad.
Om din organisation till exempel är ny eller precis har börjat använda formella projektledningsmetoder kan en stödjande PMO vara fördelaktig. Denna typ av PMO tillhandahåller resurser och råd utan att utöva stark kontroll, vilket kan hjälpa din organisation att gradvis utveckla sina projektledningsförmågor.
Och om din organisation har hanterat projekt under lång tid och har mogna, etablerade metoder kan en kontrollerande eller direktiv PMO å andra sidan vara ett bättre val. Dessa typer av PMO säkerställer att alla projekt följer samma procedurer och standarder, vilket hjälper din organisation att upprätthålla konsekvens och uppfylla efterlevnadskrav.
Transition mellan PMO-typer
Det är också viktigt att notera att en organisations behov och miljö kan förändras över tid, vilket kräver ett skifte från en PMO-typ till en annan.
Ett företag kan till exempel börja med en stödjande PMO, men när det växer och projekten blir mer komplexa kan det vara mer fördelaktigt med en styrande eller kontrollerande PMO.
Den här övergången kan vara komplex och kräver noggrann planering och kommunikation för att säkerställa en smidig övergång.
Kombinationer och anpassningar
Sist är det viktigt att förstå att dessa PMO-typer inte är rigida.
De representerar vanliga strukturer som organisationer kan anta, men många företag väljer att anpassa eller kombinera element från olika typer för att bäst passa deras unika behov.
En organisation kan till exempel ha en PMO som främst är styrande och som även tillhandahåller stödtjänster som utbildning och resursbibliotek.
Slutsats
Att välja rätt PMO-struktur är ett viktigt beslut som kan påverka projektresultaten avsevärt. Genom att förstå de olika typerna av PMO och deras effekter kan organisationer fatta mer välgrundade beslut om vilken PMO-struktur som bäst passar deras behov och förbättrar deras projektledningsförmåga.
