La gestión de proyectos es compleja. Para agilizar los procesos de gestión de proyectos e impulsar el rendimiento del proyecto, las organizaciones emplean una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).
Sin embargo, no todas las oficinas de gestión de proyectos son iguales. La estructura y las funciones de la PMO pueden variar enormemente, lo que influye en la forma en que las organizaciones gestionan los proyectos.
El Project Management Institute (PMI) identifica tres estructuras principales de PMO -la PMO de apoyo, la PMO directiva y la PMO de control-, cada una con funciones y papeles únicos. Estas estructuras pueden influir en gran medida en la forma en que las organizaciones gestionan los proyectos.
En este artículo, profundizaremos en estos tres tipos de estructuras de PMO y examinaremos su impacto en sus proyectos.
1. La PMO de apoyo. PMO de apoyo: La consultora y proveedora de recursos
Como su nombre indica, una PMO de apoyo está ahí para ofrecer apoyo y recursos a los gestores y equipos de proyecto.
Opera sobre una base consultiva, proporcionando acceso a herramientas de gestión de proyectos, metodologías, documentación y formación.
Sin embargo, no impone sus métodos o procesos a los equipos de proyecto.
Estructura y funciones
La PMO de apoyo se caracteriza por una estructura descentralizada.
Funciona más como un mostrador de servicios, proporcionando las herramientas y recursos necesarios previa solicitud.
Su función principal es facilitar el intercambio de conocimientos, mejores prácticas y lecciones aprendidas de diferentes proyectos.
Impacto en sus proyectos
Autonomía y flexibilidad: Dado que la PMO de apoyo no impone metodologías de gestión de proyectos, los gestores de proyectos tienen más autonomía. Pueden elegir el enfoque más adecuado para sus proyectos, fomentando la flexibilidad y la innovación.
Dependencia de las habilidades del gestor de proyectos: Sin embargo, este enfoque requiere que los gestores de proyectos estén bien versados en la gestión de proyectos para garantizar el éxito del proyecto y del programa. Cuanto menos control ejerza la PMO, más experiencia necesitarán los gestores de proyectos.
Riesgo de incoherencia: Con la flexibilidad viene el riesgo de incoherencia en los procesos de gestión de proyectos a través de diferentes proyectos. Esto podría dificultar potencialmente el seguimiento eficaz de los proyectos y la medición de su rendimiento.
2. PMO directiva: La impulsora del proyecto
En el extremo opuesto del espectro, una PMO directiva toma el control total de los proyectos.
Proporciona no sólo apoyo, sino también instrucciones directas a los equipos de proyecto.
La PMO directiva participa en todas las fases del proyecto, desde el inicio hasta la ejecución y el cierre.
Estructura y funciones
La PMO directiva sigue una estructura de PMO centralizada.
Consta de un equipo de gestores de proyectos experimentados que gestionan directamente los proyectos, aplicando marcos de gestión de proyectos y metodologías en toda la organización.
Esto asegura que todos los proyectos se alinean con los objetivos estratégicos de la organización.
Impacto en sus proyectos
Estandarización y control: La PMO directiva promueve la uniformidad en todos los proyectos. Esta estandarización hace que sea más fácil comparar y medir el rendimiento del proyecto y promueve el éxito del proyecto.
Flexibilidad reducida: En el lado negativo, el enfoque directivo puede limitar la creatividad y flexibilidad de los equipos de proyecto. Se les exige que sigan procedimientos establecidos y utilicen herramientas de gestión de proyectos designadas, lo que deja poco margen para la adaptabilidad.
Riesgo de resistencia: También existe el riesgo de resistencia por parte de los equipos de proyecto si las directivas de la PMO no están alineadas con la cultura de la organización.
3. Control de la PMO: El equilibrador
La PMO controladora es un híbrido entre las PMO de apoyo y las PMO directivas.
Aunque no gestiona directamente los proyectos, mantiene un cierto grado de control sobre los procesos de gestión de proyectos.
Estructura y funciones
La PMO controladora tiene una estructura semicentralizada.
Fija directrices para los procesos de gestión de proyectos y espera que los equipos de proyecto se adhieran a ellas.
Aunque no gestiona directamente los proyectos, exige el cumplimiento de determinadas prácticas y puede intervenir si se producen desviaciones significativas.
Impacto en sus proyectos
Equilibrio entre control y flexibilidad: La PMO de control ofrece un equilibrio entre estandarización y flexibilidad. Si bien los equipos de proyecto deben seguir ciertas directrices, aún tienen margen para ajustarse y adaptarse a las necesidades específicas del proyecto.
Mejora del rendimiento del proyecto: Al garantizar la adhesión a las mejores prácticas, la PMO de control puede mejorar el rendimiento del proyecto y aumentar las posibilidades de éxito del proyecto.
Riesgo de confusión: El desafío clave aquí es mantener el equilibrio adecuado entre control y autonomía. Si no se gestiona adecuadamente, esto puede llevar a confusión y falta de claridad entre los equipos del proyecto.
Explorando otros tipos de PMO
Aunque hemos hablado de los tres tipos comunes de PMO -de apoyo, directiva y de control- es importante destacar que estos no son los únicos tipos.
También hay PMO empresariales y PMO departamentales, cada una con un enfoque y un conjunto de responsabilidades únicos.
PMO empresariales
Una PMO empresarial opera a nivel organizativo, proporcionando una visión general de alto nivel de todos los proyectos y programas dentro de la organización.
Su función se extiende más allá del apoyo y la dirección de proyectos individuales para abarcar la gestión estratégica de la cartera de proyectos.
A continuación se muestra cómo una PMO empresarial puede influir en una organización:
Visión general de la organización: Las PMO empresariales tienen una amplia perspectiva de los proyectos de la organización, lo que permite una toma de decisiones holística basada en los objetivos estratégicos generales de la organización.
Gestión de la cartera de proyectos: supervisan la gestión de la cartera de proyectos, garantizando que la cartera se alinea con los objetivos estratégicos de la organización.
Gestión de recursos: Una PMO empresarial puede ayudar a optimizar la asignación de recursos en todos los proyectos, equilibrando las demandas y la capacidad, y mejorando la eficiencia.
PMOs departamentales
Por otro lado, una PMO departamental se centra en un departamento específico dentro de la organización.
Sus funciones y responsabilidades se adaptan a las necesidades únicas de ese departamento.
Considere los siguientes impactos de una PMO departamental:
Apoyo específico al departamento: Proporcionan apoyo adaptado a las necesidades, desafíos y objetivos específicos de su departamento.
Conocimiento en profundidad: Al estar centradas en un departamento específico, estas PMO pueden desarrollar un conocimiento en profundidad de los procesos departamentales, lo que permite un apoyo y una orientación más eficaces.
Mejora de la coordinación departamental: Una PMO departamental puede mejorar la coordinación dentro del departamento, mejorando la ejecución y el éxito del proyecto.
Variaciones en la función de la PMO
Más allá de las estructuras mencionadas, vale la pena señalar que una PMO también podría funcionar como una oficina de gestión de programas o una oficina de gestión de carteras, dependiendo de las necesidades de la organización.
Una oficina de gestión de programas se centra en la coordinación de proyectos relacionados para alcanzar los objetivos a nivel de programa.
Una oficina de gestión de carteras supervisa un conjunto de proyectos, programas y actividades operativas para garantizar la alineación con la estrategia de la organización.
Estas variaciones de la PMO ponen de relieve la flexibilidad de las estructuras de la PMO, cada una de las cuales se centra en diferentes aspectos de la gestión de proyectos, programas y carteras, incluida la gestión de recursos. Por lo tanto, comprender las necesidades únicas de su organización es crucial para seleccionar la estructura de PMO más adecuada.
Eficacia de las estructuras de los equipos de gestión de proyectos
Además de comprender la estructura básica y las funciones de estos diferentes tipos de PMO, es importante saber más acerca de los factores que influyen en su eficacia, cuándo cada tipo puede ser más apropiado y cómo hacer la transición entre los diferentes tipos si es necesario.
Comprensión del entorno
La eficacia de una PMO no está determinada únicamente por la estructura. El entorno en el que opera una PMO desempeña un papel fundamental.
Por ejemplo, una PMO directiva puede ser muy eficaz en un entorno que valore un enfoque descendente y en el que los proyectos sean complejos y de alto riesgo.
En cambio, una PMO de apoyo puede prosperar en un entorno que valore la flexibilidad y en el que los gestores de proyectos tengan experiencia y sean capaces de liderar sus proyectos.
Selección del tipo de PMO adecuado
La elección del tipo de PMO adecuado requiere una comprensión profunda de las necesidades, la cultura y la madurez de la gestión de proyectos de su organización.
Por ejemplo, si su organización es nueva o apenas comienza a utilizar prácticas formales de gestión de proyectos, una PMO de apoyo podría ser beneficiosa. Este tipo de PMO proporciona recursos y asesoramiento sin ejercer un fuerte control, lo que puede ayudar a su organización a desarrollar gradualmente sus habilidades de gestión de proyectos.
Por otro lado, si su organización ha estado gestionando proyectos durante mucho tiempo y tiene prácticas maduras y establecidas, una PMO controladora o directiva podría ser una mejor opción. Estos tipos de PMO aseguran que todos los proyectos sigan los mismos procedimientos y normas, ayudando a su organización a mantener la coherencia y cumplir con los requisitos de cumplimiento.
Transición entre tipos de PMO
También es importante tener en cuenta que las necesidades y el entorno de una organización pueden cambiar con el tiempo, lo que requiere un cambio de un tipo de PMO a otro.
Por ejemplo, una empresa puede comenzar con una PMO de apoyo, pero a medida que crece y sus proyectos se vuelven más complejos, puede encontrar más beneficiosa una PMO directiva o de control.
Esta transición puede ser compleja y requiere una planificación y comunicación cuidadosas para garantizar un cambio sin problemas.
Combinaciones y personalizaciones
Por último, es esencial entender que estos tipos de PMO no son rígidos.
Representan estructuras comunes que las organizaciones pueden adoptar, pero muchas empresas optan por personalizar o combinar elementos de diferentes tipos para adaptarse mejor a sus necesidades únicas.
Por ejemplo, una organización podría tener una PMO principalmente directiva que también proporcione servicios de apoyo como capacitación y bibliotecas de recursos.
Conclusión
Elegir la estructura de PMO adecuada es una decisión crucial que puede tener un impacto significativo en los resultados del proyecto. Mediante la comprensión de los diferentes tipos de PMO y sus impactos, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas sobre la estructura de PMO que mejor se adapte a sus necesidades y mejore sus capacidades de gestión de proyectos.
La elección de una estructura de PMO adecuada es una decisión crucial que puede afectar significativamente los resultados del proyecto.
