Projektinhallinta on monimutkaista. Organisaatiot käyttävät projektinhallintatoimistoa (PMO) tehostaakseen projektinhallintaprosesseja ja parantaakseen projektin suorituskykyä.
Mutta kaikki projektinhallintatoimistot eivät ole samanlaisia. PMO:n rakenne ja roolit voivat vaihdella suuresti, mikä vaikuttaa siihen, miten organisaatiot hallinnoivat projekteja.
Projektinhallintainstituutti (Project Management Institute, PMI) määrittelee kolme ensisijaista PMO-rakennetta – tukevan PMO:n, ohjaavan PMO:n ja kontrolloivan PMO:n – joilla kullakin on yksilölliset roolit ja tehtävät. Nämä rakenteet voivat vaikuttaa suuresti siihen, miten organisaatiot hallinnoivat projekteja.
Tässä artikkelissa syvennytään näihin kolmeen PMO-rakennetyyppiin ja tarkastellaan niiden vaikutusta projekteihin.
1. Tukeva PMO: Konsultti ja resurssien tarjoaja
Kuten nimikin kertoo, tukeva PMO on olemassa tarjotakseen tukea ja resursseja projektipäälliköille ja projektiryhmille.
Se toimii konsultoivalla pohjalla ja tarjoaa pääsyn projektinhallintatyökaluihin, metodologioihin, dokumentaatioon ja koulutukseen.
Se ei kuitenkaan pakota menetelmiään tai prosessejaan projektiryhmille.
Rakenne ja roolit
Tukevalle PMO:lle on ominaista hajautettu rakenne.
Se toimii pikemminkin kuin palvelupiste, joka tarjoaa tarvittavat työkalut ja resurssit pyynnöstä.
Sen tärkein tehtävä on helpottaa tiedon, parhaiden käytäntöjen ja eri hankkeista saatujen kokemusten jakamista.
Vaikutus hankkeisiin
Autonomia ja joustavuus: Koska tukeva PMO ei pakota projektinhallintamenetelmiä, projektipäälliköillä on enemmän autonomiaa. He voivat valita hankkeisiinsa sopivimman lähestymistavan, mikä edistää joustavuutta ja innovointia.
Riippuvuus projektipäällikön taidoista: Tämä lähestymistapa edellyttää kuitenkin projektipäälliköiltä hyvää projektinhallinnan osaamista, jotta voidaan varmistaa projektin ja ohjelman onnistuminen. Mitä vähemmän valvontaa PMO harjoittaa, sitä enemmän osaamista tarvitaan projektipäälliköiltä.
Riski epäjohdonmukaisuudesta: Joustavuuteen liittyy riski, että projektinhallintaprosessit ovat epäjohdonmukaisia eri projekteissa. Tämä voi mahdollisesti haitata tehokasta projektin seurantaa ja projektin suorituskyvyn mittaamista.
2. Direktiivipohjainen PMO: Projektin vetäjä
Vastakkaisessa ääripäässä direktiivinen PMO ottaa projektit täysin haltuunsa.
Se antaa projektiryhmille paitsi tukea myös suoria ohjeita.
Direktiivinen PMO osallistuu projektin jokaiseen vaiheeseen projektin käynnistämisestä sen toteuttamiseen ja päättämiseen.
Rakenne ja roolit
Direktiivin PMO noudattaa keskitettyä PMO-rakennetta.
Se koostuu kokeneista projektipäälliköistä koostuvasta ryhmästä, jotka johtavat projekteja suoraan ja panevat täytäntöön standardoidut projektinhallintakehykset ja -menetelmät koko organisaatiossa.
Siten varmistetaan, että kaikki projektit ovat linjassa organisaation strategisten tavoitteiden kanssa.
Vaikutukset projekteihin
Standardisointi ja valvonta: Direktiivinen PMO edistää yhdenmukaisuutta kaikissa projekteissa. Tämä standardointi helpottaa projektin suorituskyvyn vertailua ja mittaamista ja edistää projektin onnistumista.
Vähennetty joustavuus: Huonona puolena on, että direktiivinen lähestymistapa voi rajoittaa projektiryhmien luovuutta ja joustavuutta. Niiden edellytetään noudattavan määrättyjä menettelytapoja ja käyttävän nimettyjä projektinhallintatyökaluja, jolloin sopeutumiskyvylle jää vain vähän tilaa.
Vastarinnan riski: Riskinä on myös projektiryhmien vastarinta, jos PMO:n ohjeet eivät ole linjassa organisaation kulttuurin kanssa.
3. PMO:n valvonta: Tasapainottaja
Valvova PMO on tukevan ja ohjaavan PMO:n risteytys.
Vaikka se ei suoranaisesti hallinnoi projekteja, se pitää yllä tiettyä valvontaa projektinhallintaprosesseihin.
Rakenne ja roolit
Valvovalla PMO:lla on puoliksi keskitetty rakenne.
Se asettaa suuntaviivat projektinhallintaprosesseille ja odottaa, että projektitiimit noudattavat niitä.
Vaikka se ei suoranaisesti hallinnoi projekteja, se edellyttää tiettyjen käytäntöjen noudattamista ja voi puuttua asiaan, jos poikkeamat ovat merkittäviä.
Vaikutukset projekteihin
Valvonnan ja joustavuuden tasapaino: Valvova PMO tarjoaa tasapainon standardoinnin ja joustavuuden välillä. Vaikka projektiryhmien on noudatettava tiettyjä ohjeita, niillä on silti tilaa mukautua ja mukautua hankkeen erityistarpeisiin.
parempi projektin suorituskyky: Varmistamalla parhaiden käytäntöjen noudattamisen valvova PMO voi parantaa projektin suorituskykyä ja parantaa projektin onnistumisen mahdollisuuksia.
Sekaannuksen riski: Keskeinen haaste tässä on säilyttää oikea tasapaino valvonnan ja itsenäisyyden välillä. Jos tätä ei hallita oikein, tämä voi johtaa projektiryhmien sekaannukseen ja epäselvyyteen.
Erittelyä muista PMO-tyypeistä
Kun olemme käsitelleet kolmea yleistä PMO-tyyppiä – tukevaa, ohjaavaa ja valvovaa – on tärkeää korostaa, että nämä eivät ole ainoita tyyppejä.
On olemassa myös yrityksen PMO:ita ja osastojen PMO:ita, joilla kullakin on oma painopisteensä ja vastuualueensa.
Yrityksen PMO:t
Yrityksen PMO toimii organisaatiotasolla ja tarjoaa korkean tason yleiskatsauksen kaikista organisaation hankkeista ja ohjelmista.
Sen rooli ulottuu yksittäisten projektien tukemista ja ohjaamista pidemmälle ja kattaa strategisen projektisalkun hallinnan.
Tässä kerrotaan, miten yrityksen PMO voi vaikuttaa organisaatioon:
Organisaation yleiskatsaus: Yrityksen PMO:lla on laaja näkökulma organisaation projekteihin, mikä mahdollistaa kokonaisvaltaisen päätöksenteon organisaation yleisten strategisten tavoitteiden pohjalta.
Hankesalkun hallinta: Ne valvovat hankesalkun hallintaa ja varmistavat, että salkku on linjassa organisaation strategisten tavoitteiden kanssa.
Resurssien hallinta: Yrityksen PMO voi auttaa optimoimaan resurssien kohdentamista kaikkien projektien kesken, tasapainottamaan vaatimuksia ja kapasiteettia ja parantamaan tehokkuutta.
Osastokohtaiset PMO:t
Osastokohtainen PMO taas keskittyy tiettyyn osastoon organisaatiossa.
Sen roolit ja vastuualueet räätälöidään kyseisen osaston yksilöllisten tarpeiden mukaan.
Harkitse seuraavia osastokohtaisen PMO:n vaikutuksia:
osastokohtainen tuki: Ne tarjoavat osastokohtaista tukea, joka on räätälöity osaston erityistarpeiden, haasteiden ja tavoitteiden mukaan.
Syvällinen tietämys: Koska nämä PMO:t keskittyvät tiettyyn osastoon, ne voivat kehittää syvällistä ymmärrystä osaston prosesseista, mikä mahdollistaa tehokkaamman tuen ja ohjauksen.
Vahvistettu osastokohtainen koordinointi: Osastokohtainen PMO voi tehostaa koordinointia osaston sisällä, mikä parantaa projektien toteutusta ja onnistumista.
Muutoksia PMO:n toiminnassa
Edellä mainittujen rakenteiden lisäksi on syytä huomioida, että PMO voi toimia myös ohjelmahallintotoimistona tai salkunhallintatoimistona organisaation tarpeiden mukaan.
Ensimmäinen ohjelmahallintotoimisto keskittyy toisiinsa liittyvien projektien koordinointiin ohjelmatason tavoitteiden saavuttamiseksi.
A portfolionhallintatoimisto valvoo kokoelmaa projekteja, ohjelmia ja operatiivisia toimintoja varmistaakseen, että ne ovat linjassa organisaation strategian kanssa.
Nämä PMO:n variaatiot korostavat PMO-rakenteiden joustavuutta, sillä kukin niistä keskittyy projekti-, ohjelma- ja salkunhallinnan eri näkökohtiin, mukaan lukien resurssienhallinta. Näin ollen organisaatiosi yksilöllisten tarpeiden ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää sopivimman PMO-rakenteen valitsemisessa.
Projektinhallintaryhmien rakenteiden tehokkuus
Tämän erityyppisten PMO-organisaatioiden perusrakenteen ja roolien ymmärtämisen lisäksi on tärkeää tietää lisää tekijöistä, jotka vaikuttavat niiden tehokkuuteen, milloin kukin tyyppi voi olla sopivin ja miten eri tyyppien välillä voidaan tarvittaessa siirtyä.
Ympäristön ymmärtäminen
Promjektinhallintaryhmien rakenteiden tehokkuus ei määräydy pelkän rakenteen perusteella. Ympäristö, jossa PMO toimii, on ratkaisevassa asemassa.
Se voi esimerkiksi olla erittäin tehokas ympäristössä, jossa arvostetaan ylhäältä alaspäin suuntautuvaa lähestymistapaa ja jossa hankkeet ovat monimutkaisia ja riskialttiita.
Tukeva PMO voi sitä vastoin menestyä ympäristössä, jossa arvostetaan joustavuutta ja jossa projektipäälliköt ovat kokeneita ja kykeneviä johtamaan hankkeitaan.
Oikean PMO-tyypin valitseminen
Oikean PMO-tyypin valitseminen edellyttää organisaatiosi tarpeiden, kulttuurin ja projektinhallinnan kypsyyden perusteellista ymmärtämistä.
Jos organisaatiosi on esimerkiksi uusi tai vasta aloittamassa virallisten projektinhallintakäytäntöjen käyttöä, tukeva PMO voi olla hyödyllinen. Tämäntyyppinen PMO tarjoaa resursseja ja neuvoja harjoittamatta voimakasta valvontaa, mikä voi auttaa organisaatiotasi kehittämään vähitellen projektinhallintataitojaan.
Jos taas organisaatiosi on hallinnut projekteja jo pitkään ja sillä on kypsiä, vakiintuneita käytäntöjä, valvova tai ohjaava PMO voi olla parempi valinta. Tämäntyyppiset PMO:t varmistavat, että kaikissa projekteissa noudatetaan samoja menettelyjä ja standardeja, mikä auttaa organisaatiotasi säilyttämään johdonmukaisuuden ja täyttämään vaatimustenmukaisuusvaatimukset.
Ylittyminen PMO-tyyppien välillä
On myös tärkeää huomata, että organisaation tarpeet ja ympäristö voivat muuttua ajan myötä, jolloin on tarpeen siirtyä PMO-tyypistä toiseen.
Yritys voi esimerkiksi aloittaa tukevalla PMO:lla, mutta sen kasvaessa ja sen projektien muuttuessa monimutkaisemmiksi se saattaa kokea direktiivisen tai kontrolloivan PMO:n hyödyllisemmäksi.
Tämä siirtyminen voi olla monimutkaista ja vaatii huolellista suunnittelua ja viestintää, jotta siirtyminen sujuu ongelmitta.
Yhdistelmät ja mukautukset
Viimeiseksi on tärkeää ymmärtää, että nämä PMO-tyypit eivät ole jäykkiä.
Ne edustavat yleisiä rakenteita, jotka organisaatiot voivat ottaa käyttöön, mutta monet yritykset päättävät mukauttaa tai yhdistellä elementtejä eri tyypeistä, jotta ne vastaisivat parhaiten niiden yksilöllisiin tarpeisiin.
Organisaatiolla voi esimerkiksi olla ensisijaisesti ohjeistava PMO, joka tarjoaa myös tukipalveluja, kuten koulutusta ja resurssikirjastoja.
Johtopäätös
Oikean PMO-rakenteen valitseminen on ratkaiseva päätös, joka voi vaikuttaa merkittävästi projektin tuloksiin. Kun organisaatiot ymmärtävät PMO:n eri tyypit ja niiden vaikutukset, ne voivat tehdä tietoisempia päätöksiä siitä, mikä PMO-rakenne sopii parhaiten niiden tarpeisiin ja parantaa niiden projektinhallintakapasiteettia.
