Projektmanagement ist komplex. Um Projektmanagement-Prozesse zu rationalisieren und die Projektleistung zu steigern, setzen Unternehmen ein Project Management Office (PMO) ein.
Allerdings sind nicht alle Projektmanagementbüros gleich. Die Struktur und die Aufgaben des PMO können sehr unterschiedlich sein und die Art und Weise, wie Organisationen Projekte managen, beeinflussen.
Das Project Management Institute (PMI) unterscheidet drei primäre PMO-Strukturen – das unterstützende PMO, das richtungsweisende PMO und das kontrollierende PMO – mit jeweils einzigartigen Aufgaben und Funktionen. Diese Strukturen können die Art und Weise, wie Organisationen Projekte verwalten, stark beeinflussen.
In diesem Artikel gehen wir auf diese drei Arten von PMO-Strukturen ein und untersuchen ihre Auswirkungen auf Ihre Projekte.
1. Unterstützendes PMO: Der Berater und Ressourcenanbieter
Wie der Name schon sagt, ist ein unterstützendes PMO dazu da, Projektmanagern und Projektteams Unterstützung und Ressourcen anzubieten.
Es arbeitet auf einer beratenden Basis und bietet Zugang zu Projektmanagement-Tools, Methoden, Dokumentation und Schulungen.
Es zwingt den Projektteams jedoch nicht seine Methoden oder Prozesse auf.
Struktur und Rollen
Das unterstützende PMO zeichnet sich durch eine dezentrale Struktur aus.
Es hat eher die Funktion eines Servicedesks und stellt auf Anfrage die erforderlichen Tools und Ressourcen zur Verfügung.
Ihre Hauptaufgabe besteht darin, den Austausch von Wissen, bewährten Verfahren und Erfahrungen aus verschiedenen Projekten zu erleichtern.
Auswirkungen auf Ihre Projekte
Autonomie und Flexibilität: Da das unterstützende PMO keine Projektmanagement-Methodik vorschreibt, haben Projektmanager mehr Autonomie. Sie können den für ihre Projekte am besten geeigneten Ansatz wählen, was Flexibilität und Innovation fördert.
Abhängigkeit von den Fähigkeiten des Projektmanagers: Dieser Ansatz setzt jedoch voraus, dass die Projektmanager mit dem Management von Projekten vertraut sind, um den Erfolg von Projekten und Programmen sicherzustellen. Je weniger Kontrolle das PMO ausübt, desto mehr Fachwissen wird von den Projektmanagern benötigt.
Risiko der Inkonsistenz: Mit der Flexibilität geht das Risiko einher, dass die Projektmanagementprozesse bei verschiedenen Projekten nicht einheitlich sind. Dies könnte eine effektive Projektverfolgung und die Messung der Projektleistung behindern.
2. Richtlinie PMO: Der Projekttreiber
Am anderen Ende des Spektrums übernimmt ein direktives PMO die volle Kontrolle über die Projekte.
Es bietet den Projektteams nicht nur Unterstützung, sondern auch direkte Anweisungen.
Das direktive PMO ist an jeder Phase des Projekts beteiligt, von der Initiierung über die Durchführung bis zum Abschluss.
Struktur und Rollen
Das richtungsweisende PMO folgt einer zentralisierten PMO-Struktur.
Es besteht aus einem Team von erfahrenen Projektmanagern, die Projekte direkt leiten und standardisierte Projektmanagement-Frameworks und -Methoden in der gesamten Organisation durchsetzen.
Dadurch wird sichergestellt, dass alle Projekte mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen.
Auswirkungen auf Ihre Projekte
Standardisierung und Kontrolle: Die Richtlinie PMO fördert die Einheitlichkeit aller Projekte. Diese Standardisierung macht es einfacher, die Projektleistung zu vergleichen und zu messen und fördert den Projekterfolg.
Reduzierte Flexibilität: Nachteilig ist, dass der direktive Ansatz die Kreativität und Flexibilität der Projektteams einschränken kann. Sie müssen festgelegte Verfahren befolgen und bestimmte Projektmanagement-Tools verwenden, was wenig Raum für Anpassungsfähigkeit lässt.
Risiko des Widerstands: Es besteht auch das Risiko des Widerstands seitens der Projektteams, wenn die Richtlinien des PMO nicht mit der Unternehmenskultur übereinstimmen.
3. Controlling PMO: Der Balancer
Das steuernde PMO ist eine Mischung aus unterstützendem und richtungsweisendem PMO.
Während es die Projekte nicht direkt leitet, behält es ein gewisses Maß an Kontrolle über die Projektmanagement-Prozesse.
Struktur und Rollen
Das steuernde PMO hat eine halbzentralisierte Struktur.
Es gibt Richtlinien für die Projektmanagement-Prozesse vor und erwartet von den Projektteams, dass sie sich daran halten.
Es leitet die Projekte zwar nicht direkt, verlangt aber die Einhaltung bestimmter Praktiken und kann bei erheblichen Abweichungen eingreifen.
Auswirkungen auf Ihre Projekte
Balance zwischen Kontrolle und Flexibilität: Das steuernde PMO bietet ein Gleichgewicht zwischen Standardisierung und Flexibilität. Die Projektteams müssen zwar bestimmte Richtlinien befolgen, haben aber dennoch die Möglichkeit, sich an die spezifischen Projektanforderungen anzupassen.
Verbesserte Projektleistung: Durch die Sicherstellung der Einhaltung von Best Practices kann das steuernde PMO die Projektleistung verbessern und die Chancen auf einen Projekterfolg erhöhen.
Risiko der Verwirrung: Die größte Herausforderung besteht hier darin, das richtige Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Autonomie zu wahren. Wenn dies nicht richtig gehandhabt wird, kann dies zu Verwirrung und Unklarheit unter den Projektteams führen.
Erkundung anderer Arten von PMOs
Während wir die drei üblichen Arten von PMOs – unterstützend, direktiv und kontrollierend – erörtert haben, ist es wichtig zu betonen, dass dies nicht die einzigen Arten sind.
Es gibt auch Unternehmens-PMOs und Abteilungs-PMOs, die jeweils einen besonderen Schwerpunkt und eine Reihe von Verantwortlichkeiten haben.
Unternehmens-PMOs
Ein Unternehmens-PMO ist auf organisatorischer Ebene tätig und bietet einen Überblick über alle Projekte und Programme innerhalb der Organisation auf höchster Ebene.
Ihre Rolle geht über die Unterstützung und Leitung einzelner Projekte hinaus und umfasst ein strategisches Projektportfoliomanagement.
So kann ein Enterprise PMO eine Organisation beeinflussen:
Organisatorischer Überblick: Enterprise PMOs haben einen umfassenden Überblick über die Projekte der Organisation und ermöglichen eine ganzheitliche Entscheidungsfindung auf der Grundlage der allgemeinen strategischen Ziele der Organisation.
Projektportfoliomanagement: Sie überwachen das Projektportfoliomanagement und stellen sicher, dass das Portfolio mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Ressourcenmanagement: Ein unternehmensweites PMO kann dazu beitragen, die Ressourcenzuweisung für alle Projekte zu optimieren, Anforderungen und Kapazitäten auszugleichen und die Effizienz zu steigern.
Abteilungs-PMOs
Ein Abteilungs-PMO hingegen konzentriert sich auf eine bestimmte Abteilung innerhalb des Unternehmens.
Seine Aufgaben und Zuständigkeiten sind auf die besonderen Bedürfnisse dieser Abteilung zugeschnitten.
Betrachten Sie die folgenden Auswirkungen eines abteilungsspezifischen PMO:
Abteilungsspezifische Unterstützung: Sie bieten Unterstützung, die auf die spezifischen Bedürfnisse, Herausforderungen und Ziele der jeweiligen Abteilung zugeschnitten ist.
Tiefgreifende Kenntnisse: Da sie sich auf eine bestimmte Abteilung konzentrieren, können diese PMOs ein tiefgreifendes Verständnis der Abteilungsprozesse entwickeln, was eine effektivere Unterstützung und Anleitung ermöglicht.
Verbesserte Abteilungskoordination: Ein PMO auf Abteilungsebene kann die Koordination innerhalb der Abteilung verbessern und so die Projektdurchführung und den Projekterfolg steigern.
Varianten der PMO-Funktion
Neben den genannten Strukturen ist es erwähnenswert, dass ein PMO auch als Programmmanagementbüro oder Portfoliomanagementbüro fungieren kann, je nach den Bedürfnissen der Organisation.
Ein Programmmanagementbüro konzentriert sich auf die Koordinierung verwandter Projekte, um Ziele auf Programmebene zu erreichen.
Ein Portfoliomanagementbüro überwacht eine Reihe von Projekten, Programmen und operativen Aktivitäten, um die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie zu gewährleisten.
Diese PMO-Varianten verdeutlichen die Flexibilität der PMO-Strukturen, die sich jeweils auf unterschiedliche Aspekte des Projekt-, Programm- und Portfoliomanagements, einschließlich des Ressourcenmanagements, konzentrieren. Daher ist es für die Auswahl der am besten geeigneten PMO-Struktur von entscheidender Bedeutung, die besonderen Bedürfnisse Ihrer Organisation zu verstehen.
Effektivität von Projektmanagement-Teamstrukturen
Neben dem Verständnis der grundlegenden Struktur und der Rollen dieser verschiedenen PMO-Typen ist es wichtig, mehr über die Faktoren zu wissen, die ihre Effektivität beeinflussen, wann jeder Typ am besten geeignet ist und wie man bei Bedarf zwischen verschiedenen Typen wechseln kann.
Verständnis des Umfelds
Die Effektivität eines PMO wird nicht allein durch die Struktur bestimmt. Das Umfeld, in dem ein PMO tätig ist, spielt eine entscheidende Rolle.
Ein direktives PMO kann beispielsweise in einem Umfeld, das einen Top-Down-Ansatz schätzt und in dem Projekte komplex und risikoreich sind, sehr effektiv sein.
Im Gegensatz dazu kann ein unterstützendes PMO in einem Umfeld gedeihen, das Flexibilität schätzt und in dem die Projektmanager erfahren und in der Lage sind, ihre Projekte zu leiten.
Auswahl des richtigen PMO-Typs
Die Auswahl des richtigen PMO-Typs erfordert ein gründliches Verständnis der Bedürfnisse, der Kultur und des Reifegrads Ihres Unternehmens.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise neu ist oder gerade erst anfängt, formelle Projektmanagementpraktiken anzuwenden, könnte ein unterstützendes PMO von Vorteil sein. Diese Art von PMO stellt Ressourcen und Ratschläge zur Verfügung, ohne eine starke Kontrolle auszuüben, was Ihrer Organisation helfen kann, ihre Projektmanagementfähigkeiten allmählich zu entwickeln.
Wenn Ihre Organisation dagegen schon seit langem Projekte verwaltet und über ausgereifte, etablierte Praktiken verfügt, könnte ein kontrollierendes oder direktives PMO die bessere Wahl sein. Diese Arten von PMOs stellen sicher, dass alle Projekte denselben Verfahren und Standards folgen, was Ihrer Organisation hilft, die Konsistenz zu wahren und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Übergang zwischen PMO-Typen
Es ist auch wichtig zu beachten, dass sich die Bedürfnisse und das Umfeld einer Organisation im Laufe der Zeit ändern können, was einen Wechsel von einem PMO-Typ zu einem anderen erforderlich macht.
Ein Unternehmen kann zum Beispiel mit einem unterstützenden PMO beginnen, aber wenn es wächst und seine Projekte komplexer werden, könnte ein direktives oder kontrollierendes PMO vorteilhafter sein.
Dieser Übergang kann komplex sein und erfordert eine sorgfältige Planung und Kommunikation, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Kombinationen und Anpassungen
Schließlich ist es wichtig zu verstehen, dass diese PMO-Typen nicht starr sind.
Sie stellen gängige Strukturen dar, die Organisationen übernehmen können, aber viele Unternehmen entscheiden sich dafür, Elemente aus verschiedenen Typen anzupassen oder zu kombinieren, um ihre individuellen Bedürfnisse am besten zu erfüllen.
Ein Unternehmen kann beispielsweise ein PMO haben, das in erster Linie direktiv tätig ist, aber auch unterstützende Dienstleistungen wie Schulungen und Ressourcenbibliotheken anbietet.
Fazit
Die Wahl der richtigen PMO-Struktur ist eine wichtige Entscheidung, die das Projektergebnis erheblich beeinflussen kann. Durch das Verständnis der verschiedenen PMO-Typen und ihrer Auswirkungen können Organisationen fundiertere Entscheidungen über die PMO-Struktur treffen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht und ihre Projektmanagementfähigkeiten verbessert.
