Prosjektledelse er komplekst. For å effektivisere prosjektstyringsprosessene og øke prosjektets ytelse bruker organisasjoner et prosjektstyringskontor (PMO).
Men ikke alle prosjektstyringskontorer er like. Strukturen og rollene til PMO kan variere mye, noe som påvirker måten organisasjoner styrer prosjekter på.
Project Management Institute (PMI) identifiserer tre primære PMO-strukturer – støttende PMO, styrende PMO og kontrollerende PMO – hver med unike roller og funksjoner. Disse strukturene kan i stor grad påvirke måten organisasjoner styrer prosjekter på.
I denne artikkelen ser vi nærmere på disse tre typene PMO-strukturer og undersøker hvordan de påvirker prosjektene dine.
1. Støttende PMO: Konsulenten og ressursleverandøren
Som navnet tilsier, er en støttende PMO der for å tilby støtte og ressurser til prosjektledere og prosjektteam.
Den opererer på konsulentbasis og gir tilgang til prosjektstyringsverktøy, metoder, dokumentasjon og opplæring.
Den påtvinger imidlertid ikke prosjektteamene sine metoder eller prosesser.
Struktur og roller
Den støttende PMO-en kjennetegnes av en desentralisert struktur.
Den fungerer mer som en servicedesk og tilbyr nødvendige verktøy og ressurser på forespørsel.
Den viktigste rollen er å legge til rette for deling av kunnskap, beste praksis og erfaringer fra ulike prosjekter.
Påvirkning på prosjektene dine
Autonomi og fleksibilitet: Siden den støttende PMO-en ikke håndhever prosjektstyringsmetoder, har prosjektledere større autonomi. De kan velge den tilnærmingen som passer best for deres prosjekter, noe som fremmer fleksibilitet og innovasjon.
Avhengighet av prosjektlederens ferdigheter: Denne tilnærmingen krever imidlertid at prosjektlederne er godt kjent med prosjektledelse for å sikre prosjekt- og programsuksess. Jo mindre kontroll PMO utøver, desto mer kompetanse kreves av prosjektlederne.
Risiko for inkonsekvens: Fleksibilitet innebærer en risiko for inkonsekvens i prosjektstyringsprosessene på tvers av ulike prosjekter. Dette kan potensielt hindre effektiv prosjektsporing og måling av prosjektresultater.
2. Direktiv PMO: Prosjektdriveren
I den motsatte enden av spekteret tar en styrende PMO full kontroll over prosjektene.
Den gir ikke bare støtte, men også direkte instruksjoner til prosjektteamene.
Den styrende PMO-en er involvert i alle faser av prosjektet, fra initiering til gjennomføring og avslutning.
Struktur og roller
Den styrende PMO-en følger en sentralisert PMO-struktur.
Den består av et team av erfarne prosjektledere som styrer prosjekter direkte og håndhever standardiserte standardiserte rammeverk for prosjektledelse og metoder i hele organisasjonen.
Dette sikrer at alle prosjekter er i tråd med organisasjonens strategiske mål.
Påvirkning på prosjektene dine
Standardisering og kontroll: PMO-direktivet fremmer ensartethet på tvers av alle prosjekter. Denne standardiseringen gjør det enklere å sammenligne og måle prosjektprestasjoner og fremmer prosjektsuksess.
Redusert fleksibilitet: På den andre siden kan en direktivbasert tilnærming begrense kreativiteten og fleksibiliteten til prosjektteamene. De må følge faste prosedyrer og bruke bestemte prosjektstyringsverktøy, noe som gir lite rom for tilpasning.
Risiko for motstand: Det er også en risiko for motstand fra prosjektteamene hvis PMO-direktivene ikke er i tråd med organisasjonens kultur.
3. Kontrollerende PMO: Balansen
Den kontrollerende PMO-en er en hybrid av støttende og styrende PMO-er.
Selv om den ikke styrer prosjekter direkte, opprettholder den en viss grad av kontroll over prosjektstyringsprosessene.
Struktur og roller
Den kontrollerende PMO-en har en halvsentralisert struktur.
Den setter retningslinjer for prosjektstyringsprosessene og forventer at prosjektteamene følger dem.
Selv om den ikke styrer prosjektene direkte, krever den at bestemte praksiser følges, og kan gripe inn ved betydelige avvik.
Påvirkning på prosjektene dine
Balanse mellom kontroll og fleksibilitet: Den kontrollerende PMO-en tilbyr en balanse mellom standardisering og fleksibilitet. Selv om prosjektteamene må følge visse retningslinjer, har de fortsatt rom for å justere og tilpasse seg spesifikke prosjektbehov.
Forbedret prosjektytelse: Ved å sikre at beste praksis følges, kan den kontrollerende PMO-en forbedre prosjektytelsen og øke sjansene for at prosjektet lykkes.
Risiko for forvirring: Hovedutfordringen her er å opprettholde den rette balansen mellom kontroll og autonomi. Hvis dette ikke håndteres riktig, kan det føre til forvirring og uklarhet blant prosjektteamene.
Utforsking av andre typer PMO
Selv om vi har diskutert de tre vanligste typene PMO – støttende, styrende og kontrollerende – er det viktig å understreke at dette ikke er de eneste typene.
Det finnes også bedrifts-PMO-er og avdelings-PMO-er, som alle har et unikt fokus og ansvarsområde.
Bedrifts-PMO-er
En bedrifts-PMO opererer på organisasjonsnivå og gir en oversikt over alle prosjekter og programmer i organisasjonen.
Rollen strekker seg utover støtte og styring av enkeltprosjekter og omfatter også strategisk prosjektporteføljestyring.
Slik kan en PMO påvirke en organisasjon:
Organisasjonsoversikt: PMOer på virksomhetsnivå har et bredt perspektiv på organisasjonens prosjekter, noe som gjør det mulig å ta helhetlige beslutninger basert på organisasjonens overordnede strategiske mål.
Prosjektporteføljeforvaltning: De overvåker prosjektporteføljeforvaltningen og sikrer at porteføljen er i tråd med organisasjonens strategiske mål.
Ressursforvaltning: En bedrifts-PMO kan bidra til å optimalisere ressursallokeringen på tvers av alle prosjekter, balansere krav og kapasitet og øke effektiviteten.
Avdelings-PMO
På den annen side fokuserer en avdelings-PMO på en bestemt avdeling i organisasjonen.
Rollene og ansvarsområdene er skreddersydd til avdelingens unike behov.
Vurder følgende effekter av en avdelings-PMO:
Avdelingsspesifikk støtte: De gir støtte som er skreddersydd til avdelingens spesifikke behov, utfordringer og mål.
Dybdekunnskap: Fordi de fokuserer på en bestemt avdeling, kan disse PMOene utvikle en inngående forståelse av avdelingens prosesser, noe som gir mer effektiv støtte og veiledning.
Forbedret avdelingskoordinering: En avdelings-PMO kan forbedre koordineringen innad i avdelingen, noe som forbedrer prosjektgjennomføringen og prosjektsuksessen.
Variasjoner i PMO-funksjonen
Utover de nevnte strukturene er det verdt å merke seg at en PMO også kan fungere som et programstyringskontor eller et porteføljestyringskontor, avhengig av organisasjonens behov.
Et programstyringskontor fokuserer på å koordinere relaterte prosjekter for å oppnå mål på programnivå.
Et porteføljestyringskontor fører tilsyn med en samling prosjekter, programmer og driftsaktiviteter for å sikre at de er i tråd med organisasjonens strategi.
Disse PMO-variantene viser fleksibiliteten i PMO-strukturer, som hver fokuserer på ulike aspekter av prosjekt-, program- og porteføljestyring, inkludert ressursstyring. Det er derfor viktig å forstå organisasjonens unike behov når du skal velge den mest hensiktsmessige PMO-strukturen.
Effektiviteten til prosjektledelsesteamstrukturer
I tillegg til å forstå den grunnleggende strukturen og rollene til disse ulike PMO-typene, er det viktig å vite mer om hvilke faktorer som påvirker effektiviteten, når de ulike typene er mest hensiktsmessige, og hvordan du kan skifte mellom ulike typer ved behov.
Forstå miljøet
Effektiviteten til en PMO bestemmes ikke av strukturen alene. Miljøet som PMO-en opererer i, spiller en avgjørende rolle.
For eksempel kan en styrende PMO være svært effektiv i et miljø som verdsetter en ovenfra-og-ned-tilnærming og der prosjektene er komplekse og risikofylte.
En støttende PMO kan derimot trives i et miljø som verdsetter fleksibilitet og der prosjektlederne er erfarne og dyktige til å lede prosjektene sine.
Valg av riktig PMO-type
Valg av riktig PMO-type krever en grundig forståelse av organisasjonens behov, kultur og modenhet når det gjelder prosjektledelse.
Hvis organisasjonen din for eksempel er ny eller nettopp har begynt å bruke formell prosjektledelsespraksis, kan en støttende PMO være fordelaktig. Denne typen PMO tilbyr ressurser og råd uten å utøve sterk kontroll, noe som kan hjelpe organisasjonen til gradvis å utvikle sine prosjektledelsesevner.
Hvis organisasjonen din derimot har drevet med prosjektledelse i lang tid og har en moden, etablert praksis, kan en kontrollerende eller styrende PMO være et bedre valg. Disse PMO-typene sikrer at alle prosjekter følger de samme prosedyrene og standardene, noe som hjelper organisasjonen din med å opprettholde konsistens og oppfylle kravene til samsvar.
Overgang mellom PMO-typer
Det er også viktig å merke seg at organisasjonens behov og omgivelser kan endre seg over tid, noe som gjør det nødvendig å skifte fra en PMO-type til en annen.
Et selskap kan for eksempel starte med en støttende PMO, men etter hvert som det vokser og prosjektene blir mer komplekse, kan det være mer fordelaktig med en styrende eller kontrollerende PMO.
Denne overgangen kan være kompleks og krever nøye planlegging og kommunikasjon for å sikre en smidig overgang.
Kombinasjoner og tilpasninger
Til sist er det viktig å forstå at disse PMO-typene ikke er rigide.
De representerer vanlige strukturer som organisasjoner kan ta i bruk, men mange bedrifter velger å tilpasse eller kombinere elementer fra ulike typer for å dekke sine unike behov på best mulig måte.
En organisasjon kan for eksempel ha en PMO som primært er styrende, men som også tilbyr støttetjenester som opplæring og ressursbiblioteker.
Konklusjon
Å velge riktig PMO-struktur er en viktig beslutning som kan ha stor innvirkning på prosjektresultatene. Ved å sette seg inn i de ulike PMO-strukturene og konsekvensene av dem, kan organisasjoner ta mer informerte beslutninger om hvilken PMO-struktur som passer best til deres behov og forbedrer prosjektledelseskapasiteten.
