Excellence in consultant sourcing - Offboarding

For å alltid være på topp når det gjelder å ha den rette kompetansen tilgjengelig til rett tid, så må du være fremragende i forhold til å møte markedet og finne den perfekte personen til riktig pris, men du må også være fremragende hva gjelder å legge til rette for at den personen forlater organisasjonen igjen.

Offboarding av en ekstern konsulent har et administrativt askpekt, men dessuten et kunnskapsaspekt, og det er essensielt å legge til rette for at organisasjonen kan bygge på arbeidet som konsulenten har utført.

Det administrative aspektet er relativt enkelt, men det er vanlig at det ikke gjennomføres, og i slike tilfeller vil en mengde irrelevant data bygge seg opp i systemer og administrative prosesser, noe som fører til kompleksitet i organisasjonen.

Du trenger en forbindelse til onboarding-prosessen for å håndtere den administrative delen av offboardingen, og på den måte sikre at konsulenten fjernes fra alle systemer og administrative prosesser som de ble onboardet på. Det må være klart definert i organisasjonen hvem som har ansvar for å gjennomføre det.

Tap av kunnskap når en gitt konsulent forlater organisasjonen er en utfordring ved å bruke ekstern arbeidskraft, og det er noen som helt unngår å bruke det eksterne arbeidsmarkedet grunnet dette.

For å minimere tap av kunnskap, så er det viktig å være oppmerksom på dette helt fra begynnelsen av perioden, og sikre at kunnskap og erfaringer overføres fra fra konsulenten og forankres blant fast ansatte. Dette sikres delvis ved å legge til rette for at konsulenten ikke utfører oppgaver i et vakuum, men som en integrert del av teamet. I tillegg oppnås overføring av kunnskap ved å passe på at konsulenten fortløpende dokumenterer arbeidet sitt.

Selv med høy grad av kontinuerlig kunnskapsoverføring, så må det gjennomføres en formell overlevering når konsulenten forlater organisasjonen. Det skal finnes en mal for dette, som den enkelte avdeling og prosjekt kan benytte som utgangspunkt.

Det er nesten alltid mulig å avtale med konsulenten at hun kan kontaktes hvis det oppstår spørsmål i forhold til arbeidet som er utført. I mange situasjoner kan det også være fornuftig å lage en fleksibel avtale med konsulenten, f.eks. i form at et gitt antall timer som kan benyttes ved ad-hoc behov.

Hensikten med konsulenter er å få tilgang til midlertidig ekspertkunnskap eller midlertidig gjennomføringsevne. Det kan være en smart beslutning å leie inn en ekstern konsulent for lengre perioder, men det må i så tilfelle være en bevisst beslutning.

Derfor må du også ha en oversikt over konsulenter som har vært en del av organisasjonen lengre enn den definerte perioden, og sikre at det tas en bevisst avgjørelse i forhold til hvorvidt en gitt konsulent skal fortsette eller forlate organisasjonen.