Excellence in consultant sourcing - Onboarding

Onboarding er prosessen der det legges til rette for at den eksterne konsulenten skal utføre rollen sin på en optimal måte, og det er ikke så enkelt som det høres ut som. Det er spesielt utfordrende for store og komplekse organisasjoner å legge til rette for en konsekvent og effektiv prosess for onboarding. Det resulterer i sløsing med tid og penger, og det er ofte de helt grunnleggende tingene som ikke er på plass.

En mislykket onboarding-prosess er som friksjon, som gjør organisasjonen din treg og ineffektiv når det gjelder å bruke styrken fra ekstern arbeidskraft. Det er relativt enkelt å løse, men det forutsetter at du definerer noen enkle prosesser, og dessuten definerer hvem i organisasjonen som er ansvarlig for å utføre disse prosessene på en konsekvent måte.

Før en ny konsulent begynner på et prosjekt, så må du som et minimum ha følgende på plass:

• En kontrakt som er signert av begge parter
• Avklart hvem som skal godkjenne timelister og leveranser
• Opprettet leverandøren i relevant system, og laget en lean prosess for fakturering
• E-post og tilgang til relevante systemer til konsulenten 
• PC og arbeidsplass klar til konsulenten
• Tydelig definerte forventninger i forhold til oppgaver og leveranser

Det er viktig at konsulentene føler seg velkommen og akseptert som en del av teamet helt fra når hun begynner. Selv om en konsulent alltid er leid inn for å levere en hard-core arbeidsinnsats, og ikke kan forvente slike “myke” faktorer fra kunden, så er det akkurat derfor du som kunde kan differensiere deg selv – og gjøre inntrykk med begrenset innsats. Konsulenter er selvfølgelig mennesker, og du vil at at alle medlemmer i alle prosjekter skal være klare til yte det lille ekstra for å oppnå eksepsjonelle resultat.

Med en gang konsulenten begynner så må det sikres at:

• Konsulentene møter alle relevante personer
• Det gjennomføres et “pep talk”-møte med konsulenten om mål og visjoner i prosjektet
• Grunnleggende trening i relevante systemer og prosesser gjennomføres (ideelt gjennomføres dette via video-basert trening før oppstart)
• De første oppgavene er klart definert og forstått av konsulenten