Excellence in consultant sourcing - Data

De fleste større organisasjoner har ikke en samlet oversikt over sine eksterne konsulenter på tvers av alle avdelinger og prosjekter. Det er ofte slik at en samlet oversikt bare kan lages ved å involvere ledere på tvers av organisasjonen og samle inn informasjon og regneark.

Hvis en organisasjon ikke har denne dataene, begrenser det agilitet og kontinuerlig forbedring. Organisasjonen må ha en real-time oversikt over sine konsulenter, og relevante data å ha er:

• Konsulenter
• Konsulent kategori
• Prosjekter
• Leverandører
• Kontoer for fakturering (PO nummer)
• Timepriser
• Fakturerte kostnader
• Estimerte fremtidige kostnader
• Kontrakter
• Kontraktsperioder
• Vurdert tilfredshet

Ideelt sett må du kunne analysere parametrene over på eksakt den måten du vil, for å lage en hvilken som helst kombinasjon av datapunkter som kan støtte en strategisk beslutning.

Under følger tre eksempler på rapporter som kan være relevante:

• En rapport som viser aktive konsulenter, prosjekter, kontraktsperioder og alle andre administrative data
• En rapport som viser kostnad per prosjekt, fordelt på leverandører og konsulenter
• En rapport som sammenligner leverandørenes timepriser og gjennomsnittlig tilfredshet for gitte kategorier med konsulenter

Opplysningene over vil gi en ide om hvilke data som er nødvendige for å optimalisere og ta de riktige beslutningene basert på forutsette fremtidige behov.

Den kontinuerlige administrasjonen må også reduseres til et minimum, og for å sikre dette må du ha:

• Felles kontrakter og en oversikt over eventuelle avvik
• En standardisert måte å sikre compliance med selskapets retningslinjer for hver enkelt leverandør
• En standardisert måte å motta korrekte fakturaer og betale korrekt
• En standardisert måte for leverandører å sende timelister, og en etablert prosess for godkjenning som også er knyttet til gjennomføring av betaling