Excellence Malli - Onboardaus

Onboardaus eli perehdytys on prosessi, jossa mahdollistat ulkoiselle konsultille hänen roolinsa suorittamisen optimaalisesti. Tämä ei aina ole niin helppoa kuin miltä se kuulostaa. On erityisen hankalaa ja monimutkaista ylläpitää ja hallita tehokasta onboardausta suurissa organisaatioissa. Tämä tarkoittaa menetettyä aikaa ja rahaa, usein vain siksi koska perusasiat eivät olleet paikallaan.

Hajallaan oleva onboarding-prosessi on kuin ylimääräinen kitka mikä tekee organisaatiostasi hitaamman ja tehottomamman ulkoisten resurssien hyödyntämisessä. Parhaimmillaan perehdyttämiseen liittyvät prosessit ovat yksinkertaisia korjata, kun suunnittelet yksinkertaiset vastuualueet sisäisesti henkilöille, jotka säännöllisesti toteuttavat onboardauksen prosesseja.

Ennen kuin ulkopuolinen konsultti aloittaa työt projektissa, sinulla tulee olla ainakin seuraavat asiat kunnossa:

• Kummankin / kaikkien osapuolien allekirjoitettu sopimus
• Nimetty vastuuhenkilö, joka hyväksyy tuntimerkinnät tai suoritteet
• Toimittaja on lisätty kaikkiin oleellisiin järjestelmiin ja tuki laskutusta varten on paikoillaan
• Pääsy työsähköpostiin ja tarvittaviin järjestelmiin on mahdollistettu
• Työasema ja paikka ovat valmiina konsulttia varten
• Selvästi kuvatut odotukset tehtävästä työstä ja tavoitteista

Heti kun konsultti aloittaa työnsä, on tärkeää, että hän tuntee itsensä tervetulleeksi ja hyväksytyksi osaksi tiimiä. Vaikka ulkopuoliset konsultit ovatkin palkattu keskittymään kovatasoiseen työhön ja eivät välttämättä odota saavansa ”pehmeitä” asioita, tämä on ehdottomasti osa-alue missä voit erottautua asiakkaana ja tehdä vaikutuksen pienilläkin asioilla. Ulkoiset resurssit ovat ihmisiä siinä missä muutkin, ja on oman edun mukaista varmistaa kaikkien henkilöiden suoriutuvan erinomaisesti rooleissaan.

Sitten kun ulkopuolinen konsultti aloittaa työt projektissa, on hyvä varmistaa, että:

• Konsultti on esitelty kaikille oleellisille henkilöille
• Pidät pienen ”pep talk” rohkaisevan keskustelun konsultin kanssa projektin visiosta ja tavoitteista
• Perehdyttäminen tarvittaviin järjestelmiin ja prosesseihin suoritetaan (ideaalisti, huomattava osa näistä tehdään videoiden avulla ennen aloitusta)
• Ensimmäiset työtehtävät ovat selkeästi kuvailtu ja konsultti ymmärtää ne