Modelo de excelencia - Proceso de incorporación

El proceso de incorporación es la etapa donde podemos lograr que el consultor externo ejecute su papel de manera óptima, pero no es tan fácil como parece.

Para las grandes y complejas organizaciones es especialmente difícil tener un proceso de incorporación consistente y eficiente. Esto puede llevar a que se pierda tiempo y dinero. A menudo las cosas más básicas son las que no están presentes en el momento adecuado.

Un proceso de incorporación fallido es como una fractura que hace que tu organización sea lenta e ineficiente en el uso de la fuerza de trabajo externa.  Afortunadamente, es bastante simple de resolver pero requiere que definas algunos procesos simples así como que asignes la responsabilidad constante de ejecutar estos procesos a alguien.

Antes de que un nuevo consultor comience en un proyecto, debes tener  como mínimo en su lugar lo siguiente: 

• Un contrato firmado por las dos partes
• Definir quién debe aprobar las hojas de asistencia o las entregas
• Tener dado de alta al proveedor en el sistema para acelerar el proceso de facturación 
• Tener listo email y accesos relevantes al sistema para el consultor 
• Una computadora y un lugar de trabajo para el consultor 
• Expectativas claramente definidas acerca de su trabajo, tareas y entregas. 

Tan pronto como el consultor comience, es importante que se sienta bienvenido y aceptado como parte del equipo.

Aunque un consultor siempre es contratado para entregar un gran esfuerzo en la parte difícil de un proyecto y no puede esperar un trato “fácil” del cliente, es exactamente por eso que como cliente puedes diferenciarte y con un poco de esfuerzo crear una gran impresión. Los consultores son seres humanos y tú quieres que todas las personas en tus proyectos estén dispuestas para dar el esfuerzo extra necesario para crear resultados excepcionales.

Tan pronto como el consultor empiece, debes asegurarte de que: 

• El consultor sea presentado a todas las personas pertinentes
• Haya una reunión con el consultor sobre las metas y visiones del proyecto
• Se lleve a cabo una capacitación básica en los sistemas y procesos pertinentes (lo ideal siempre es hacer un video explicativo para todos los nuevos empleados antes de comenzar)
• Se definan claramente las primeras tareas y asegurarse que el consultor las comprende.