En checklista för en framgångsrik onboarding av konsulter

Om en kontingent arbetsstyrka är en del av din affärsstrategi kommer du sannolikt att arbeta med konsulter. En konsults onboarding är processen för att få dem att komma igång. Det skiljer sig från att introducera en anställd, eftersom konsulter vanligtvis tas in för ett specifikt projekt eller uppdrag och därför kommer de detaljer de behöver att skilja sig från vad du ger en anställd.

Hur skiljer sig onboarding från introduktion?

Introduktion är en engångsföreteelse, medan onboarding är en fortlöpande process. Introduktionen fokuserar vanligtvis på logistiken kring att börja på ett nytt jobb, t.ex. var fikarummet finns och hur man loggar in på datorsystemet. Onboarding, å andra sidan, är utformad för att hjälpa konsulten att anpassa sig till företagskulturen och sin nya roll.

Varför ska man bry sig om onboarding för tillfällig personal som konsulter?

Företag utvecklar en stark onboarding-process för konsulter eftersom den sätter tonen för hela projektet. Om konsulterna känner sig uppskattade och välkomna redan från början är det mer sannolikt att de engagerar sig och investerar i projektet. Om de däremot känner sig som en outsider är det mer sannolikt att de blir oengagerade och mindre produktiva. Om du inte har en välstrukturerad process på plats kan det leda till ett antal problem, t.ex:

• De kan känna att de inte är en del av teamet och inte inkluderas i viktiga beslut.
• De förstår inte företagskulturen och gör misstag som kan skada ditt rykte.
• De blir frustrerade och lämnar projektet i förtid.

Fördelarna med en välstrukturerad onboardingprocess för konsulter

Det finns många fördelar med onboarding för konsulter, både för den oberoende medarbetaren och för dig som kund:

• De blir mer produktiva från dag ett, eftersom de får en bättre förståelse för företagskulturen och sin roll i den.
• De kommer att känna sig värdefulla och uppskattade, vilket främjar en god arbetsrelation.
• Det kan bidra till att skapa en varaktig relation mellan din oberoende talang och dig. Detta kan spara dig pengar och tid när du letar efter personer med liknande kompetens för framtida projekt.
• Onboarding kan bidra till att förhindra scope creep, eftersom konsulten kommer att ha en tydlig förståelse för sina mål och leveranser från början.

Vad ska ingå

Onboardingprocessen för konsulter bör omfatta följande:

• En introduktion till kultur och värderingar
• En översikt över uppdraget, inklusive mål och leveranser
• En introduktion till teamet, inklusive roller och ansvarsområden
• En rundtur på kontoret eller arbetsplatsen
• En förklaring av policyer, praxis och interna processer

Din checklista för introduktion av konsulter

Att skapa en att göra-lista är ett bra sätt att se till att du täcker alla viktiga områden och inte glömmer något viktigt.

Innan de anländer

• Samla in alla relevanta uppgifter du behöver för att betala och arbeta med konsulten, t.ex. fullständigt namn, telefonnummer, e-postadress, personnummer, CV och eventuella andra arbetsreferenser.
• Se till att du har en kopia av juridiska dokument som det undertecknade kontraktet, arbetsbeskrivningen, dataskyddsavtalet, avtal om konkurrensklausuler etc.
• Skicka ett välkomstmejl där du presenterar konsulten för teammedlemmarna och beskriver vad som kommer att hända under deras första dag.
• Sörj för en arbetsplats med skrivbord, stol, dator och all annan utrustning som kan behövas.
• Förbered en ID-bricka och eventuella andra passerkort som de behöver.
• Skapa om möjligt ett företagskonto åt dem så att de kan komma åt alla relevanta system och den grundläggande information de behöver.

På deras första dag

• Samla in eventuella ytterligare juridiska dokument, såsom skatteformulär och ansvarsfriskrivningar.
• Ge dem en rundtur på kontoret och presentera dem för teammedlemmar och andra medlemmar som de kommer att arbeta med.
• Förklara organisationens och teamets kultur och värderingar, och hur de passar in i teamet.
• Sätt upp förväntningar på saker som kommunikation och att hålla deadlines.
• Sätt upp ett datum för ert första strategimöte där ni går igenom projektbeskrivningen, framgångsmåtten och andra förväntningar i detalj för att säkerställa att alla är på samma sida.
• Se till att de vet vem som är rätt person att vända sig till för att tilldela jobb och uppgifter, eskalera problem och så vidare.
• Sätt upp regelbundna avstämningar så att du kan ge feedback på deras framsteg och ta upp eventuella problem.
• Kontrollera om konsulten har en onboarding-process som de vill dela med sig av till dig.

De första veckorna och därefter

• Kontrollera regelbundet hur det går för dem.
• Kontrollera och åtgärda eventuella smärtpunkter som de tar upp.
• Erbjud hjälp och vägledning när det behövs.
• Fira deras framgångar och ge dem erkännande för ett väl utfört arbete.
• Vara tillgänglig för att svara på eventuella frågor de har om uppdraget.

Bedöm hur effektiv din introduktionsprocess är

Onboarding av konsulten är en viktig del för att säkerställa ett framgångsrikt projekt, men hur vet man om processen är effektiv?

Det finns några nyckelindikatorer som kan hjälpa dig att bedöma hur effektiv den är:

Konsultnöjdhet: Känner konsulterna att de har fått tydliga förväntningar och alla resurser de behöver för att lyckas?

Projektets framgång: Uppfylldes projektmålen och kunde konsulten bidra effektivt till projektet?

Konsulten behålls: Har konsulten slutfört projektet och är de intresserade av att arbeta med ditt företag igen i framtiden?

Om du inte ser några positiva resultat inom dessa områden är det dags att ta en närmare titt på din onboardingprocess för konsulter och göra några förbättringar.

Söker du efter erfarna managementkonsulter?

Right People Group vet att det kan vara svårt att hitta den perfekta matchningen för kunderna. Det är där våra tjänster kommer in i bilden.

Vi är specialiserade på att sammanföra dig med utbildade och erfarna konsulter som förstår dina affärsbehov. Oavsett om det handlar om IT- eller affärskonsulter arbetar vi nära dig för att identifiera den rätta lösningen. Vårt engagemang för kvalitet innebär att du får det bästa inom management consulting, skräddarsytt för dina specifika behov.

Är du intresserad av att göra ditt nästa projekt till en framgång med den perfekta konsulten? Kontakta Right People Group idag och låt oss förvandla dina mål till prestationer.

Slutliga tankar

Onboarding av konsulter är viktigt eftersom det sätter tonen för hela projektet. Om det görs på rätt sätt kan det hjälpa konsulten att känna sig välkommen och uppskattad, vilket kommer att leda till ett mer produktivt och framgångsrikt projekt.