En guide för att skriva en projektbeskrivning (+ Gratis mall)

Om du vill anlita en IT-konsult är ett av de viktigaste dokumenten du behöver en omfattande projektbeskrivning. En projektbeskrivning fungerar som ett viktigt kommunikationsverktyg som beskriver projektets mål, målsättningar och omfattning och hjälper till att se till att alla inblandade är på samma sida.

En väl utformad projektbeskrivning är avgörande för att projektet ska bli framgångsrikt. I den här artikeln ger vi dig en steg-för-steg-guide som hjälper dig att skapa en projektbeskrivning som effektivt kommunicerar din vision till de IT-konsulter som du outsourcar dina projekt till.

Vi har också inkluderat en gratis mall för projektbeskrivning för att hjälpa dig att komma igång. Med den här guiden kan du enkelt skapa en tydlig och kortfattad projektbeskrivning som lägger grunden för ett framgångsrikt projekt.

Vad är en projektbeskrivning?

Fördelarna med att skapa en projektbeskrivning är bland annat att säkerställa en tydlig förståelse för projektets mål, målsättningar och omfattning, skapa en färdplan för projektets utveckling och ge en grund för projektledningen.

Projektbeskrivningar kan skrivas av olika personer beroende på organisationens struktur och projektkrav. I vissa fall kan projektledare eller gruppledare skriva en projektbeskrivning. I andra fall kan en affärsanalytiker, en teknisk ledare eller en sakkunnig vara ansvarig för att skapa projektbeskrivningen.

Det viktiga är att den som skriver projektbeskrivningen ska ha en tydlig förståelse för projektets mål, syften och omfattning och kunna kommunicera dem effektivt till IT-konsulten eller teamet.

Fem steg för att skriva en projektbeskrivning

1. Identifiera problemet eller möjligheten

Det första steget i att skriva en projektbeskrivning är att identifiera det problem eller den möjlighet som behöver åtgärdas. Detta avsnitt av projektbeskrivningen ska ge en tydlig och kortfattad beskrivning av problemet eller möjligheten och förklara hur projektet ska lösa det. Detta bör göras i stora drag för att ge en översikt på hög nivå av projektets syfte och mål.

2. Definiera projektets omfattning

Nästa steg är att definiera projektets mål och syften. Detta avsnitt av projektbeskrivningen bör innehålla en tydlig definition av projektets omfattning, inklusive dess mål, målsättningar och önskade resultat. Det bör också beskriva projektets resultat och tidsramar, inklusive alla uppgifter och aktiviteter som måste genomföras för att uppnå projektets mål.

3. Identifiera projektets intressenter och lagmedlemmar.

Det tredje steget är att identifiera viktiga intressenter och lagmedlemmar. I detta avsnitt av projektbeskrivningen ska alla viktiga intressenter som är involverade i projektet identifieras, inklusive deras roller och ansvarsområden. Det bör också beskriva projektgruppen, inklusive dess medlemmar och deras roller och ansvarsområden. Detta bidrar till att säkerställa att alla som är involverade i projektet förstår sin roll och sitt ansvar.

4. Definiera budget och resurser

Det fjärde steget är att definiera den budget och de resurser som behövs för att genomföra projektet. Detta avsnitt i projektbeskrivningen bör innehålla en uppskattning av projektets budget och en förklaring av de resurser som behövs för att genomföra projektet, t.ex. teknik, personal och material.

5. Definiera projektplanen och tidslinjen.

Det sista steget är att definiera projektplanen och tidslinjen. Detta avsnitt av projektbeskrivningen bör innehålla en detaljerad beskrivning av projektplanen, inklusive alla steg och aktiviteter som behövs för att slutföra projektet. Det bör också innehålla en tidslinje för projektets utveckling, inklusive viktiga datum och milstolpar. Ett Gantt-diagram kan användas för att visuellt presentera projektets tidsplan.

Bästa metoder för att skriva en projektbeskrivning

För att säkerställa ett framgångsrikt projekt är det viktigt att skapa en tydlig och kortfattad projektbeskrivning. Några bästa metoder att tänka på när man skriver en projektbeskrivning är följande:

• Att använda en mall för projektbeskrivning för att se till att alla viktiga detaljer finns med.
• Att tydligt definiera projektets mål och syften samt dess omfattning och tidsplan.
• Ge bakgrundsinformation om företagets uppdrag och affärsmål.
• Inkludera en sammanfattning eller projektsammanfattning som ger en översikt över projektet på hög nivå.
• Identifiera de viktigaste intressenterna och gruppmedlemmarna och definiera deras roller och ansvarsområden.
• Skapa en kommunikationsplan för att se till att alla intressenter hålls uppdaterade om projektets utveckling.
• Använd punkt- och rubriker för att göra projektbeskrivningen lätt att läsa och navigera i.
• Inkludera all projektrelaterad information som är viktig för projektets framgång, t.ex. viktiga resultat, viktiga milstolpar samt budget- och resurskrav.
• Använd ett projektledningsverktyg eller ett Gantt-diagram för att visuellt presentera projektets tidsplan och uppgifter.

Det är också viktigt att tänka på projektbeskrivningens målgrupp. Uppdraget ska skrivas på ett sätt som är lätt att förstå för alla intressenter som är involverade i projektet. Den bör inte vara alltför teknisk, utan snarare fokusera på projektets stora linjer och det önskade resultatet.

Exempel på en projektbeskrivning

Låt oss ta en titt på ett exempel på en effektiv projektbeskrivning för ett ITIL-service desk-implementering:

Projektnamn: Genomförande av ITIL-servicedesk

Projektsammanfattning:

• Mål: Implementera ITIL-baserade servicedeskprocesser för att förbättra IT-tjänsteleveransen, öka kundnöjdheten och minska tiden för att lösa incidenter.
• Innehåller: Processutformning, val och anpassning av verktyg samt utbildning.

Projektöversikt:

• Beskrivning av nuvarande processer för tillhandahållande av IT-tjänster
• Översikt över de nya servicedeskprocesserna som bygger på ITIL:s bästa praxis.
• Beskrivning av det valda servicedeskverktyget och dess anpassning.
• Förklaring av utbildningsprogrammet för IT-personal och slutanvändare.

Projektmål:

• Förbättra leveransen av IT-tjänster
• Öka kundnöjdheten.
• Minska tiden för att lösa incidenter.

Projektets omfattning:

• Processutformning baserad på ITIL:s bästa praxis
• Val och anpassning av servicedeskverktyget
• Utbildning av IT-personal och slutanvändare

Projektets tidslinje:

• Projektstart: Start: 1 juli 2023
• Processutformningsfas: 1 juli 2023 – 31 augusti 2023
• Val och anpassning av verktyg för servicedesk: 1 september 2023 – 31 oktober 2023
• Utbildningsfasen: 1 november 2023 – 31 december 2023.
• Lansering: 1 januari 2024

Projektets resultat:

• Nya ITIL-baserade servicedeskprocesser
• Anpassat verktyg för servicedesk
• Utbildningsprogram för IT-personal och slutanvändare.

Projektbudget:

• Total budget: 100 000 dollar.
• Fördelning av budgeten per fas

Intressenter:

• IT-chefer
• IT-personal
• Slutanvändare

Gruppmedlemmar och roller:

• Projektledare: ansvarar för övergripande projektledning och kommunikation.
• IT-processutvecklare: ansvarar för utformningen av nya ITIL-baserade servicedeskprocesser.
• Expert på servicedeskverktyg: ansvarar för att välja och anpassa servicedeskverktyget.
• Utbildningsspecialist: ansvarar för att utveckla och genomföra utbildningsprogrammet.

Kommunikationsplan:

• Uppdatering av projektstatus varje vecka till alla intressenter.
• Månatliga lägesrapporter till IT-cheferna.
• Möten varannan vecka med projektgruppens medlemmar

Den här projektbeskrivningen ger tydlig och kortfattad information om målen, kraven och tidsplanen för ITIL-projektet för implementering av servicedesk. Användningen av meningsskapande gör det lätt att läsa och förstå de viktigaste punkterna i projektbeskrivningen.

Gratis mall för projektinformation

För att ladda ner och få tillgång till mallen måste du ha ett Google-konto. Om du inte har något kan du registrera dig gratis på Googles webbplats. När du har ett Google-konto behöver du bara klicka på Ladda ner och sedan klicka på Gör en kopia.