Styring av leverandørrelasjoner er en kritisk del av det å drive en vellykket virksomhet, spesielt de som er avhengige av å jobbe med konsulenter. Det kan imidlertid være en betydelig utfordring å administrere flere leverandører på tvers av ulike områder i en virksomhet. Det er her vendor management systemer (VMS) kommer inn som en verdifull løsning.
I denne artikkelen utforsker vi hvordan du kan forbedre leverandørrelasjonene med et VMS og gir veiledning om beste praksis for å administrere leverandører med denne teknologien.
Fordeler med å bruke et vendor management system
Leverandørstyringsprosessen er avgjørende for virksomheter som er avhengige av flere leverandører for å drive virksomheten. Det kan imidlertid være komplisert og tidkrevende å administrere leverandørrelasjoner, særlig når det dreier seg om store mengder data. Det er her et vendor management system (VMS) kan være til hjelp. Et VMS er en sentralisert plattform som gjør det mulig for virksomheter å administrere sine leverandører og tilhørende data på ett sted, noe som effektiviserer leverandøradministrasjonsprosessen og gjør det mulig for virksomheter å fokusere på andre forretningsprosesser.
Noen av fordelene ved å bruke et VMS til å administrere leverandørrelasjoner er følgende
Forbedret synlighet
Programvare for leverandørstyring gir sanntidsdata om leverandørenes ytelse, slik at virksomheter kan ta informerte beslutninger om leverandørene sine. Virksomheter kan for eksempel bruke et VMS til å spore leverandørenes responstid, fullføringsgrad og kvalitetspoeng. Denne informasjonen gjør det mulig for virksomheter å identifisere forbedringsområder og iverksette korrigerende tiltak for å sikre at leverandørene lever opp til forventningene.
Kostnadsbesparelser
Ved å automatisere prosesser og eliminere manuelle feil kan virksomheter redusere kostnadene ved å administrere leverandører. Et VMS kan for eksempel automatisere oppgaver som onboarding av leverandører, kontraktsadministrasjon og fakturabehandling, noe som reduserer behovet for manuell inngripen og sparer tid og penger.
Bedre etterlevelse
Etterlevelse er et viktig aspekt ved leverandørstyring, særlig i bransjer som helse og finans. Et VMS kan hjelpe virksomheter med å sikre at leverandørene deres oppfyller kravene til etterlevelse og at all nødvendig dokumentasjon er på plass. Et VMS kan for eksempel automatisk generere samsvarsrapporter og varsle virksomheter når leverandørdokumentasjon er i ferd med å utløpe, noe som reduserer risikoen for manglende samsvar.
Forbedret leverandørytelse
Med et VMS kan virksomheter enkelt spore leverandørenes ytelse og identifisere områder som kan forbedres. Hvis en leverandør for eksempel konsekvent leverer dårlig arbeid, kan virksomhetene bruke VMS til å flagge problemet og samarbeide med leverandøren for å løse det. Ved å bygge bedre relasjoner med leverandørene sine kan virksomheter fremme et samarbeid og gjensidig fordelaktig partnerskap.
8 beste fremgangsmåter for å administrere leverandørrelasjoner med et VMS
Når du har implementert et vendor management system (VMS), finnes det beste praksis å følge for å administrere leverandørrelasjonene dine på en effektiv måte. Her er noen konkrete eksempler:
Etablere tydelig kommunikasjon
Regelmessig kommunikasjon med leverandørene dine er avgjørende for å opprettholde et positivt forhold. Med et VMS kan du sette opp automatiske varsler og oppdateringer for å holde leverandørene dine informert om endringer eller oppdateringer i prosessene dine.
Sporing av leverandørprestasjoner
Ved å bruke et VMS til å spore leverandørenes ytelsesmålinger kan du identifisere forbedringsområder og samarbeide med leverandørene dine for å løse eventuelle problemer. Du kan for eksempel spore en leverandørs responstid og fullføringsgrad for å sikre at de oppfyller forventningene dine.
Bygge sterke relasjoner
Et sterkt forhold til leverandørene dine kan føre til bedre samarbeid og bedre leverandørytelse. Bruk VMS til å vise takknemlighet for gode resultater, for eksempel ved å sende automatiske takkekort eller gi positive tilbakemeldinger i systemet. I tillegg kan du bruke VMS til å samarbeide med leverandørene dine om prosjekter eller til å løse eventuelle problemer som oppstår.
Overvåking av samsvar
Det er viktig å sikre at leverandørene dine oppfyller kravene til samsvar og har all nødvendig dokumentasjon på plass for å unngå juridiske eller økonomiske problemer. Med et VMS kan du sette opp automatiske påminnelser til leverandørene om å oppdatere samsvarsdokumentene sine og overvåke samsvarsstatusen deres i sanntid.
Fastsett klare forventninger
Når du ansetter en ny leverandør, må du sørge for at du kommuniserer tydelig hvilke forventninger du har til samarbeidet. Dette omfatter resultatmålinger, tidsfrister, kommunikasjonskanaler og annen relevant informasjon. Ved å sette klare forventninger fra starten kan du unngå misforståelser og sikre at alle er på samme side.
Gjennomføre regelmessige leverandørgjennomganger
Regelmessig gjennomgang av leverandørenes prestasjoner er nøkkelen til å identifisere forbedringsområder og opprettholde et sunt forhold. Bruk VMS til å planlegge og gjennomføre leverandørgjennomganger regelmessig. Under disse gjennomgangene kan du gi konstruktive tilbakemeldinger på deres prestasjoner og identifisere områder der de kan forbedre seg.
Bruke data som grunnlag for beslutninger
VMS gir sanntidsdata om leverandørenes prestasjoner, så bruk dem til å ta informerte beslutninger om leverandørene dine. Hvis en leverandør for eksempel konsekvent ikke overholder tidsfrister, kan det være lurt å vurdere å finne en ny leverandør eller reforhandle kontraktsvilkårene.
Fremme en samarbeidskultur
Å fremme en samarbeidskultur betyr å behandle leverandørene dine som forretningspartnere i stedet for eksterne enheter. Forsøk å skape en kultur der leverandørene dine blir sett på som en forlengelse av teamet ditt. Dette innebærer å involvere dem i beslutningsprosesser, be om deres innspill til prosjekter og samarbeide om å løse problemer.
Konklusjon
Hvis du jobber med konsulenter eller har flere leverandører, kan du forbedre leverandørrelasjonene dine ved å innføre et leverandørstyringssystem (VMS). Et VMS kan gi mange fordeler, blant annet økt synlighet, kostnadsbesparelser, bedre samsvar og bedre leverandørytelse.
Ved å følge beste praksis for leverandørstyring med et VMS kan du etablere sterke relasjoner med leverandørene dine og oppnå bedre resultater. Noen av disse fremgangsmåtene omfatter etablering av tydelig kommunikasjon, sporing av leverandørprestasjoner, bygging av sterke relasjoner, overvåking av samsvar, fastsettelse av klare forventninger, gjennomføring av regelmessige leverandørgjennomganger, bruk av data som grunnlag for beslutninger og fremme av en samarbeidskultur.
Jo bedre forhold du har til leverandørene dine, desto mer sannsynlig er det at du får arbeid av høy kvalitet og når forretningsmålene dine.
