En este artículo, exploraremos cómo mejorar las relaciones con los proveedores con un VMS y proporcionaremos orientación sobre las mejores prácticas para gestionar a los proveedores con esta tecnología.
Ventajas de utilizar un sistema de gestión de proveedores
El proceso de gestión de las relaciones con los proveedores es crucial para las empresas que dependen de varios proveedores para llevar a cabo sus operaciones. Sin embargo, la gestión de las relaciones con los proveedores puede ser compleja y llevar mucho tiempo, sobre todo cuando se trata de grandes volúmenes de datos. Aquí es donde un Sistema de gestión de proveedores (SGV) puede ayudar. Un VMS es una plataforma centralizada que permite a las empresas gestionar a sus proveedores y los datos asociados en un solo lugar, agilizando el proceso de gestión de proveedores y permitiendo a las empresas centrarse en otros procesos empresariales.
Algunas de las ventajas de utilizar un VMS para gestionar las relaciones con los proveedores son:
Visibilidad mejorada
El software de gestión de proveedores proporciona datos en tiempo real sobre el rendimiento de los proveedores, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre sus proveedores. Por ejemplo, las empresas pueden utilizar un VMS para realizar un seguimiento de los tiempos de respuesta de los proveedores, las tasas de finalización y las puntuaciones de calidad. Esta información permite a las empresas identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas para asegurarse de que sus proveedores cumplen sus expectativas.
Ahorro de costes
Al automatizar los procesos y eliminar los errores manuales, las empresas pueden reducir el coste de la gestión de proveedores. Por ejemplo, un VMS puede automatizar tareas como la incorporación de proveedores, la gestión de contratos y el procesamiento de facturas, reduciendo la necesidad de intervención manual y ahorrando tiempo y dinero.
Mejor cumplimiento
El cumplimiento es un aspecto importante de la gestión de proveedores, sobre todo en sectores como la sanidad y las finanzas. Un VMS puede ayudar a las empresas a garantizar que sus proveedores cumplen los requisitos de conformidad y que disponen de toda la documentación necesaria. Por ejemplo, un SGV puede generar automáticamente informes de cumplimiento y alertar a las empresas cuando la documentación de los proveedores está a punto de caducar, reduciendo así el riesgo de incumplimiento.
Mejora del rendimiento de los proveedores
Con un VMS, las empresas pueden realizar fácilmente un seguimiento del rendimiento de los proveedores e identificar áreas de mejora. Por ejemplo, si un proveedor realiza constantemente un trabajo deficiente, las empresas pueden utilizar el VMS para señalar el problema y trabajar con el proveedor para resolverlo. Al establecer mejores relaciones con sus proveedores, las empresas pueden fomentar una asociación colaborativa y mutuamente beneficiosa.
8 mejores prácticas para gestionar las relaciones con los proveedores con un VMS
Una vez que haya implantado un Sistema de gestión de proveedores (SGV), existen prácticas recomendadas que debe seguir para gestionar eficazmente sus relaciones con los proveedores. He aquí algunos ejemplos concretos:
Establecer una comunicación clara
La comunicación regular con sus proveedores es esencial para mantener una relación positiva. Con un VMS, puede configurar notificaciones y actualizaciones automáticas para mantener informados a sus proveedores sobre los cambios o actualizaciones de sus procesos.
Seguimiento del rendimiento de los proveedores
Utilizar un VMS para realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento de los proveedores puede ayudarle a identificar áreas de mejora y a trabajar en colaboración con sus proveedores para abordar cualquier problema. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de los tiempos de respuesta y las tasas de finalización de un proveedor para asegurarse de que cumple sus expectativas.
Construir relaciones sólidas
Una relación sólida con sus proveedores puede conducir a una mejor colaboración y a una mejora del rendimiento de los mismos. Utilice el VMS para mostrar su aprecio por el buen rendimiento, por ejemplo enviando notas de agradecimiento automáticas o haciendo comentarios positivos en el sistema. Además, utilice el VMS para colaborar con sus proveedores en proyectos o para abordar cualquier problema que surja.
Supervisión del cumplimiento
Asegurarse de que sus proveedores cumplen los requisitos de conformidad y disponen de toda la documentación necesaria es esencial para evitar cualquier problema legal o financiero. Con un VMS, puede configurar recordatorios automáticos para que los proveedores actualicen sus documentos de cumplimiento y supervisar su estado de cumplimiento en tiempo real.
Establecer expectativas claras
Cuando incorpore a un nuevo proveedor, asegúrese de comunicarle claramente sus expectativas para la relación. Esto incluye métricas de rendimiento, plazos, canales de comunicación y cualquier otra información relevante. Si establece unas expectativas claras desde el principio, podrá evitar malentendidos y asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo.
Realizar revisiones periódicas de los Proveedores
Revisar regularmente el rendimiento de sus proveedores es clave para identificar áreas de mejora y mantener una relación saludable. Utilice el VMS para programar y llevar a cabo revisiones periódicas de los proveedores. Durante estas revisiones, proporcione comentarios constructivos sobre su rendimiento e identifique las áreas en las que pueden mejorar.
Utilizar los datos para fundamentar las decisiones
El VMS proporciona datos en tiempo real sobre el rendimiento de los proveedores, así que utilícelos para tomar decisiones informadas sobre sus proveedores. Por ejemplo, si un proveedor incumple sistemáticamente los plazos, puede plantearse buscar un nuevo proveedor o renegociar las condiciones del contrato.
Fomentar una cultura de colaboración
Fomentar una cultura de colaboración significa tratar a sus proveedores como socios comerciales, más que como entidades externas. Esfuércese por crear una cultura en la que sus proveedores sean vistos como una extensión de su equipo. Esto implica implicarlos en los procesos de toma de decisiones, solicitar su opinión sobre los proyectos y trabajar juntos para resolver los problemas.
Conclusión
Si trabaja con consultores o tiene varios proveedores, puede mejorar sus relaciones con ellos implantando un sistema de gestión de proveedores (SGV). Un VMS puede proporcionarle muchas ventajas, como una mayor visibilidad, ahorro de costes, mejor cumplimiento de las normativas y un mejor rendimiento de los proveedores.
Si sigue las mejores prácticas para la gestión de proveedores con un SGV, podrá establecer relaciones sólidas con sus proveedores y conseguir mejores resultados. Algunas de estas prácticas incluyen el establecimiento de una comunicación clara, el seguimiento del rendimiento de los proveedores, la creación de relaciones sólidas, la supervisión del cumplimiento, el establecimiento de expectativas claras, la realización de revisiones periódicas de los proveedores, el uso de datos para fundamentar las decisiones y el fomento de una cultura de colaboración.
Cuanto mejor sea la relación con sus proveedores, más probabilidades tendrá de recibir un trabajo de alta calidad y de alcanzar sus objetivos empresariales.
