La gestione dei rapporti con i fornitori è una parte fondamentale della gestione di qualsiasi azienda di successo, in particolare di quelle che si basano sulla collaborazione con i consulenti. Tuttavia, la gestione di più fornitori in diverse aree dell’azienda può rappresentare una sfida significativa. È qui che i sistemi di gestione dei fornitori (VMS) rappresentano una soluzione preziosa.
In questo articolo esploreremo come migliorare le relazioni con i fornitori con un VMS e forniremo una guida sulle migliori pratiche per gestire i fornitori con questa tecnologia.
Benefici dell’utilizzo di un sistema di gestione dei fornitori
Il processo di gestione delle relazioni con i fornitori è fondamentale per le aziende che si affidano a più fornitori per gestire le loro attività. Tuttavia, la gestione delle relazioni con i fornitori può essere complessa e richiedere molto tempo, soprattutto quando si tratta di grandi volumi di dati. È qui che un sistema di gestione dei fornitori (VMS) può essere d’aiuto. Un VMS è una piattaforma centralizzata che consente alle aziende di gestire i loro fornitori e i dati associati in un unico luogo, semplificando il processo di gestione dei fornitori e consentendo alle aziende di concentrarsi su altri processi aziendali.
Alcuni dei benefici dell’utilizzo di un VMS per gestire le relazioni con i fornitori sono:
Migliore visibilità
Il software di gestione dei fornitori fornisce dati in tempo reale sulle prestazioni dei fornitori, consentendo alle aziende di prendere decisioni informate sui loro fornitori. Ad esempio, le aziende possono utilizzare un VMS per monitorare i tempi di risposta dei fornitori, le tariffe di completamento e i punteggi di qualità. Queste informazioni consentono alle aziende di identificare le aree di miglioramento e di intraprendere azioni correttive per garantire che i loro fornitori soddisfino le loro aspettative.
Risparmio sui costi
Automatizzando i processi ed eliminando gli errori manuali, le aziende possono ridurre i costi di gestione dei fornitori. Ad esempio, un VMS può automatizzare attività come l’onboarding dei fornitori, la gestione dei contratti e l’elaborazione delle fatture, riducendo la necessità di interventi manuali e risparmiando tempo e denaro.
Migliore conformità
La conformità è un aspetto importante della gestione dei fornitori, soprattutto in settori come quello sanitario e finanziario. Un VMS può aiutare le aziende a garantire che i loro fornitori soddisfino i requisiti di conformità e che tutta la documentazione necessaria sia presente. Ad esempio, un VMS può generare automaticamente rapporti di conformità e avvisare le aziende quando la documentazione del fornitore sta per scadere, riducendo il rischio di non conformità.
Miglioramento delle prestazioni dei fornitori
Con un VMS, le aziende possono facilmente monitorare le prestazioni dei fornitori e identificare le aree di miglioramento. Ad esempio, se un fornitore fornisce costantemente un lavoro di qualità inferiore, le aziende possono utilizzare il VMS per segnalare il problema e collaborare con il fornitore per risolverlo. Costruendo relazioni migliori con i propri fornitori, le aziende possono promuovere una partnership collaborativa e reciprocamente vantaggiosa.
8 best practice per gestire i rapporti con i fornitori con un VMS
Una volta implementato un sistema di gestione dei fornitori (VMS), ci sono delle best practice da seguire per gestire efficacemente le relazioni con i fornitori. Ecco alcuni esempi specifici:
Stabilire una comunicazione chiara
Una comunicazione regolare con i suoi fornitori è essenziale per mantenere una relazione positiva. Con un VMS, può impostare notifiche e aggiornamenti automatici per tenere informati i suoi fornitori sulle modifiche o sugli aggiornamenti dei suoi processi.
Monitoraggio delle prestazioni dei fornitori
L’utilizzo di un VMS per monitorare le metriche di performance dei fornitori può aiutarla a identificare le aree di miglioramento e a lavorare in modo collaborativo con i suoi fornitori per risolvere qualsiasi problema. Ad esempio, può monitorare i tempi di risposta e le tariffe di completamento di un fornitore per assicurarsi che risponda alle sue aspettative.
Costruire relazioni forti
Una relazione forte con i suoi fornitori può portare ad una migliore collaborazione e ad un miglioramento delle loro prestazioni. Utilizzi il VMS per mostrare l’apprezzamento per le buone prestazioni, ad esempio inviando note di ringraziamento automatiche o fornendo un feedback positivo nel sistema. Inoltre, utilizzi il VMS per collaborare con i suoi fornitori sui progetti o per affrontare eventuali problemi che si presentano.
Monitoraggio della conformità
Assicurarsi che i suoi fornitori soddisfino i requisiti di conformità e dispongano di tutta la documentazione necessaria è essenziale per evitare problemi legali o finanziari. Con un VMS, può impostare promemoria automatici per i fornitori per aggiornare i loro documenti di conformità e monitorare il loro statuto in tempo reale.
Definire aspettative chiare
Quando prende a bordo un nuovo fornitore, si assicuri di comunicare chiaramente le sue aspettative per la relazione. Questo include metriche di performance, scadenze, canali di comunicazione e qualsiasi altra informazione rilevante. Stabilendo aspettative chiare fin dall’inizio, può evitare malintesi e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
Eseguire revisioni regolari dei fornitori
Esaminare regolarmente le prestazioni dei suoi fornitori è fondamentale per identificare le aree di miglioramento e mantenere una relazione sana. Utilizzi il VMS per programmare e condurre revisioni dei fornitori su base regolare. Durante queste revisioni, fornisca un feedback costruttivo sulle loro prestazioni e identifichi le aree in cui possono migliorare.
Utilizzare i dati per informare le decisioni
Il VMS fornisce dati in tempo reale sulle prestazioni dei fornitori, quindi li utilizzi per prendere decisioni informate sui suoi fornitori. Ad esempio, se un fornitore non rispetta costantemente le scadenze, potrebbe prendere in considerazione la possibilità di trovare un nuovo fornitore o di rinegoziare i termini del contratto.
Promuovere una cultura collaborativa
Promuovere una cultura collaborativa significa trattare i suoi fornitori come partner commerciali, piuttosto che come entità esterne. Si sforzi di creare una cultura in cui i suoi fornitori siano visti come un’estensione del suo team. Ciò comporta il coinvolgimento nei processi decisionali, la ricerca del loro contributo ai progetti e la collaborazione per risolvere i problemi.
Conclusione
Se lavora con consulenti o ha più fornitori, può migliorare le sue relazioni con i fornitori implementando un Vendor Management System (VMS). Un VMS può offrire molti benefici, tra cui una maggiore visibilità, un risparmio sui costi, una migliore conformità e un miglioramento delle prestazioni dei fornitori.
Seguendo le best practice per la gestione dei fornitori con un VMS, può stabilire relazioni forti con i suoi fornitori e ottenere risultati migliori. Alcune di queste pratiche includono l’instaurazione di una comunicazione chiara, il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori, la costruzione di relazioni solide, il monitoraggio della conformità, la definizione di aspettative chiare, la conduzione di revisioni periodiche dei fornitori, l’utilizzo dei dati per informare le decisioni e la promozione di una cultura collaborativa.
Migliore è il rapporto con i fornitori, maggiore è la probabilità di ricevere un lavoro di alta qualità e di raggiungere i suoi obiettivi aziendali.
