Denne veiledningen gir IT-ledere fem klare råd om hvordan de kan effektivisere SAP-implementeringen og oppnå bedre forretningsdrift.
Strategi 1: Tilpass deg forretningsmålene fra starten av
Når du starter en SAP-implementering, er det lett å henge seg opp i de tekniske detaljene.
Men før du gjør det, bør du ta et skritt tilbake og fokusere på forretningsmålene dine.
Hvis du starter med fokus på forretningsmålene, vil du ikke bare styre SAP-implementeringen, men også sikre at det nye systemet tilfører organisasjonen verdi.
- Sett klare mål: Først og fremst må du definere hvordan prosjektet skal lykkes. Enten det dreier seg om å forbedre driftseffektiviteten eller kundeopplevelsen, vil klare mål være retningsgivende for beslutningene dine gjennom hele prosjektet.
- Hent inn innspill fra interessenter: Snakk med folk i ulike avdelinger for å forstå hva de håper å få ut av det nye systemet. Dette vil hjelpe deg med å lage et godt avrundet sett med mål som tjener hele organisasjonen.
- Kartlegg mål med funksjoner: Når du har målene dine, bør du matche dem med funksjonene eller mulighetene som tilbys i de ulike SAP-løsningene. Dette sikrer at systemet du velger, bidrar direkte til å nå målene dine.
- Gjennomgå og juster: Etter hvert som prosjektet skrider frem, bør du gå gjennom målene dine på nytt for å sikre at du er på rett spor. Gjør om nødvendig justeringer for å sikre at du holder deg på linje med forretningsmålene dine.
Strategi 2: Sett sammen et tverrfaglig prosjektteam
For å sikre en vellykket SAP-implementering trenger du et velbalansert team med et bredt spekter av ferdigheter og ekspertise.
Fordelene med et tverrfunksjonelt prosjektteam er blant annet følgende:
- Full oversikt: Et team med ulike kompetanser sørger for at alle deler av prosjektet får oppmerksomhet, fra de tekniske detaljene til forretningsbehovene.
- Få ting gjort raskere: Når folk er gode på forskjellige ting, kan du gi oppgavene til dem som kan gjøre dem best. Det gjør at hele prosjektet går raskere.
- Oppdager problemer tidlig: Et balansert team kan oppdage problemer før de utvikler seg til store problemer. Dette gjelder enten det er snakk om å integrere forretningsprosesser eller å endre hvordan bedriften er organisert.
Her er hvem du trenger å ha med deg på din SAP-implementeringsreise:
Interne teammedlemmer
- Forretningsprosesseksperter: Disse kjenner bedriftens virksomhet svært godt. De forstår hvordan forretningsmålene dine kan omsettes til tekniske behov.
- Projektledelse: En prosjektleder holder alle fokusert og sørger for at prosjektet holder seg på sporet. De håndterer koordineringen av alle oppgaver, tidsfrister og ressurser.
- IT-spesialister: Det interne IT-teamet jobber tett med SAP-systemet hver dag. Deres innspill bidrar til å sikre at systemet oppfyller alle tekniske spesifikasjoner og fungerer godt sammen med det du allerede har.
Eksterne ressurser
- SAP-implementeringspartner: En erfaren SAP-partner vet mye om SAP-implementeringsprosessen. De kan tilby spesialkompetanse som ditt interne team kanskje ikke har.
- Konsulenter: Hvis du har behov for kunnskap som verken det interne teamet eller SAP-partneren kan tilby, kan konsulenter tre inn.
Strategi 3: Velg den SAP-løsningen som passer dine unike behov
Markedet tilbyr en rekke ulike SAP-løsninger, inkludert SAP ERP, SAP S 4HANA og annen spesialisert ERP-programvare. Valget bør være i tråd med virksomhetens behov og mål. Slik tar du en mer informert beslutning:
Forstå forretningsprosessene dine
Kartlegg de eksisterende forretningsprosessene for å finne ut hva du virkelig trenger.
Snakk med ulike avdelinger for å få et fullstendig bilde av hvilke funksjoner som er viktige.
Bruk denne informasjonen til å lage en sjekkliste over funksjoner som det nye ERP-systemet må ha.
Undersøk ulike SAP-løsninger
Undersøk funksjonene og fordelene ved ulike SAP-løsninger som SAP ERP og SAP S 4HANA.
Sammenhold disse funksjonene med sjekklisten din for å finne ut hvilken SAP-programvare som passer best til dine behov.
Husk også å vurdere hvordan de ulike løsningene kan bidra til å nå de overordnede målene for digital transformasjon.
Rådfør deg med en SAP-implementeringspartner
En SAP-implementeringspartner kan gi ekspertråd om hvilken SAP-løsning som passer best for din organisasjon.
De kan veilede deg gjennom de viktigste fasene i implementeringsprosessen, noe som gjør det enklere for prosjektteamet.
En god partner vil også hjelpe deg med å forstå hvordan du kan tilpasse det nye SAP-systemet til de eksisterende forretningsprosessene.
Ta høyde for fremtidig vekst
Velg en SAP-løsning som dekker dagens behov, men som også er skalerbar for fremtidige forretningsmål.
Skytjenester kan tilby denne skalerbarheten og er spesielt gunstig for store bedrifter.
Vurder hvordan SAP-systemet kan tilpasses eventuelle endringer i organisasjonsstrukturen og forretningsbehovene.
Hensyn til budsjett
Selv om det er viktig å velge den best egnede SAP-løsningen, må du også ta hensyn til budsjettet.
Samarbeid med prosjektteamet og SAP-implementeringspartneren for å finne en løsning som gir god valuta for investeringen.
Vær oppmerksom på de totale eierkostnadene, som ikke bare omfatter programvaren, men også løpende vedlikehold og eventuelle oppgraderinger.
Strategi 4: Integrer endringsledelse i bedriftskulturen
Når du innfører SAP-systemer, innfører du også store endringer. Endringene kan påvirke alt fra daglige oppgaver til overordnede forretningsprosesser.
Slik håndterer du disse endringene:
Opplæring og kommunikasjon
- Åpne kommunikasjonslinjene: Hold teamet informert om hva som skjer i alle faser av SAP-implementeringsprosessen. Åpenhet bidrar til å redusere usikkerhet og motstand.
- Ferdighetsutvikling: Gi medarbeiderne de ferdighetene de trenger for å bruke det nye SAP-systemet effektivt. Dette kan gjøres gjennom workshops, nettbaserte kurs eller en-til-en-opplæring.
Forretningskontinuitet
- Risikovurdering: Identifiser eventuelle risikoer som kan forstyrre virksomheten under SAP-implementeringen. Når du vet hvilke risikoer det dreier seg om, kan du utvikle strategier for å redusere dem.
- Nødplaner: Ha alltid en reserveplan. Enten det dreier seg om tap av data eller nedetid i systemet, må du vite hvilke tiltak du skal iverksette for å sikre at forretningsdriften fortsetter som normalt.
Organisatorisk tilpasningsevne
- Fleksibel struktur: Det kan hende at organisasjonsstrukturen må tilpasses det nye SAP-systemet. Foreta disse justeringene på forhånd for å sikre en smidig overgang.
- Involvering av de ansatte: Involver de ansatte i beslutningsprosessen. Når folk føler at
Strategi 5: Ta i bruk kontinuerlig testing
I en SAP-implementering kontinuerlig testing er nøkkelen fra start til slutt. Det hjelper deg med å fange opp problemer tidlig, sikrer at SAP-systemet integreres godt med andre forretningssystemer og gjør det mulig å foreta smidige justeringer for å holde virksomheten i gang på en effektiv måte.
Slik implementerer du kontinuerlig testing på en effektiv måte
- Utarbeid en testplan: Før du begynner, bør du skissere hva som skal testes, hvordan det skal testes og når. Denne planen bør være en del av den overordnede prosjektstyringsstrategien.
- Involver de rette personene: Implementeringsteamet bør bestå av personer med kompetanse innen kvalitetssikring. De er ansvarlige for å gjennomføre testene og sikre at systemet oppfyller alle krav.
- Bruk virkelighetsnære scenarier: Når du setter opp testene, bør du bruke scenarier som er så virkelighetsnære som mulig. Dette vil gi deg en bedre forståelse av hvordan SAP-systemet vil fungere under faktiske driftsforhold.
- Automatiser der det er mulig: Automatisering kan gjøre testprosessen raskere og mer effektiv. Manuelle tester er imidlertid fortsatt viktige på områder som krever menneskelig skjønn.
- Gjennomgå og juster: Etter hver testfase bør du gå gjennom resultatene og foreta nødvendige justeringer av SAP-systemet eller testmetoden.
Ytterligere hensyn
Hovedstrategiene gir deg en god start, men det er mer å tenke på for å få en vellykket SAP-implementering. Her er noen ekstra tips som hjelper deg med å sette prikk over i-en og kryss over t-ene i prosjektet ditt.
Bruk skytjenester for enkelt å skalere opp eller ned
Skytjenester er din venn når du trenger å justere ressursene dine. Dette er viktig hvis du er en stor bedrift med skiftende behov i løpet av SAP-prosjektet.
Hold et godt grep om prosjektstyringen
Ikke bare sett i gang og glem det. Følg med på hvordan det går med SAP-prosjektet ved hjelp av regelmessige innrapporteringer. Sørg for at du fortsatt sikter mot det virksomheten din virkelig trenger.
Tilknytt eksterne eksperter
Hvis du oppdager hull i teamets kompetanse, er det greit å hente inn hjelp utenfra. eksterne eksperter kan fylle disse hullene og sørge for at SAP-prosjektet går fremover.
Sørg for at det nye systemet spiller på lag med de nåværende prosessene
Du legger til et nytt ERP-system for å gjøre ting bedre, ikke vanskeligere. Planlegg derfor hvordan det nye systemet skal passe inn i det du allerede gjør.
Spar ikke på flytting og kontroll av dataene
Dataene dine er stjernen i ethvert ERP-system. Sørg for å migrere dataene nøye til det nye SAP-systemet. Og dobbeltsjekk at de er korrekte, for de vil påvirke alt fra rapporter til hvordan du snakker med kundene dine.
Konklusjon
En vellykket SAP-implementering er et strategisk initiativ som kan forandre virksomheten din. Juster målene dine, velg riktig team og SAP-løsning, håndter endringer på en god måte, og test kontinuerlig for å få et vellykket oppsett og en bedre virksomhet..
Leter du etter dyktige SAP-konsulenter?
Hvis du trenger en SAP-konsulent for å lede prosjektet ditt til suksess, er Right People Group her for å hjelpe deg. Vi har matchet bedrifter med spesialiserte IT- og forretningskonsulenter siden 2007. Våre konsulenter er kontrollert for sin ekspertise og sin evne til å levere resultater til en overkommelig pris.
Kontakt oss, så finner vi en SAP-konsulent som passer akkurat til ditt prosjekt.
