Tämässä oppaassa annetaan IT-johtajille viisi selkeää askelta SAP-käyttöönoton sujuvoittamiseksi ja siirtymiseksi parempaan liiketoimintaan.
Strategia 1: Kohdista liiketoimintatavoitteet alusta alkaen
SAP-toteutusta aloittaessa on helppo jäädä kiinni teknisiin yksityiskohtiin.
Mutta ennen kuin lähdet tälle tielle, ota askel taaksepäin ja keskity liiketoimintatavoitteisiin.
Liiketoiminnallisiin tavoitteisiin keskittyminen ohjaa SAP-toteutusta ja varmistaa, että uusi järjestelmä tuo lisäarvoa organisaatiollesi.
- Aseta selkeät tavoitteet: Määrittele ennen kaikkea, miltä onnistuminen näyttää tässä projektissa. Olipa kyse sitten toiminnan tehokkuuden parantamisesta tai asiakaskokemuksen parantamisesta, selkeät tavoitteet ohjaavat päätöksiäsi koko projektin ajan.
- Hanki sidosryhmien panos: Keskustele eri osastojen ihmisten kanssa, jotta ymmärrät, mitä he toivovat saavansa uudesta järjestelmästä. Tämä auttaa sinua luomaan monipuoliset tavoitteet, jotka palvelevat koko organisaatiota.
- Kartoita tavoitteet ominaisuuksiin: Kun sinulla on tavoitteesi, sovita ne yhteen eri SAP-ratkaisujen tarjoamien ominaisuuksien tai valmiuksien kanssa. Näin varmistat, että valitsemasi järjestelmä edistää suoraan tavoitteidesi saavuttamista.
- Katsele ja säädä: Kun projekti etenee, käy jatkuvasti läpi tavoitteesi varmistaaksesi, että pysyt aikataulussa. Tee tarvittaessa mukautuksia, jotta pysyt linjassa liiketoimintasi tavoitteiden kanssa.
Strategia 2: Rakenna monialainen projektiryhmä
Jotta SAP-toteutus onnistuisi, tarvitset tasapainoisen tiimin, jossa on monenlaisia taitoja ja asiantuntemusta.
Ristikkäisen projektiryhmän etuja ovat muun muassa seuraavat:
- Täydellinen näkymä: Eri taitoja omaava tiimi varmistaa, että projektin kaikki osat saavat huomiota, aina teknisistä yksityiskohdista liiketoiminnan tarpeisiin.
- Saat asiat tehtyä nopeammin: Kun ihmiset ovat hyviä eri asioissa, voit antaa tehtäviä niille, jotka osaavat ne parhaiten. Tämä nopeuttaa koko projektia.
- Havaitaan ongelmat varhaisessa vaiheessa: Tasapainoinen tiimi näkee tulevat ongelmat ennen kuin niistä tulee suuria päänvaivoja. Tämä pätee riippumatta siitä, onko kyse liiketoimintaprosessien integroinnista vai yrityksen organisaation muuttamisesta.
Tässä kerrotaan, keitä tarvitset mukaasi SAP-toteutusmatkallasi:
Sisäisen tiimin jäsenet
- Liiketoimintaprosessien asiantuntijat: Nämä henkilöt tuntevat yrityksesi toiminnot todella hyvin. He ymmärtävät, miten liiketoiminnalliset tavoitteesi voidaan muuttaa teknisiksi tarpeiksi.
- Projektinhallinta: Projektipäällikkö pitää kaikki keskittyneinä ja varmistaa, että projekti pysyy aikataulussa. He hoitavat kaikkien tehtävien, aikataulujen ja resurssien koordinoinnin.
- IT-asiantuntijat: Sisäinen IT-tiimisi työskentelee päivittäin tiiviisti SAP-järjestelmän kanssa. Heidän panoksensa auttaa varmistamaan, että järjestelmä täyttää kaikki tekniset vaatimukset ja toimii hyvin sen kanssa, mitä sinulla jo on.
Ulkoiset resurssit
- SAP-toteutuskumppani: Kokenut SAP-kumppani tietää paljon SAP-toteutusprosessista. Hän voi tarjota erikoisosaamista, jota sisäisellä tiimilläsi ei välttämättä ole.
- Konsultit: Jos tarvitset sellaista osaamista, jota sisäinen tiimisi tai SAP-kumppanisi ei pysty tarjoamaan, konsultit voivat astua tilalle.
Strategia 3: Valitse SAP-ratkaisu, joka sopii yksilöllisiin tarpeisiisi
Markkinoilla on tarjolla erilaisia SAP-ratkaisuja, kuten SAP ERP, SAP S 4HANA ja muita erikoistuneita ERP-ohjelmistoja. Valintasi tulisi olla tiiviisti linjassa liiketoimintasi tarpeiden ja tavoitteiden kanssa. Näin teet tietoon perustuvan päätöksen:
Tutustu liiketoimintaprosesseihisi
Kartoita nykyiset liiketoimintaprosessisi ja selvitä, mitä todella tarvitset.
Keskustele eri osastojen kanssa, jotta saat kokonaiskuvan siitä, mitkä toiminnot ovat olennaisia.
Laadi näiden tietojen pohjalta tarkistuslista ominaisuuksista, jotka uudessa toiminnanohjausjärjestelmässäsi on oltava.
Tutki erilaisia SAP-ratkaisuja
Tutustu eri SAP-ratkaisujen, kuten SAP ERP:n ja SAP S 4HANA:n, ominaisuuksiin ja etuihin.
Sovita nämä ominaisuudet yhteen tarkistuslistasi kanssa, jotta näet, mikä SAP-ohjelmisto vastaa parhaiten tarpeitasi.
Älä unohda pohtia, miten kukin ratkaisu voi tukea laajempia digitaalisen muutoksen tavoitteitasi.
Konsultoi SAP-toteutuskumppania
SAP-toteutuskumppani voi tarjota asiantuntija-apua siitä, mikä SAP-ratkaisu sopii parhaiten organisaatiollesi.
Hän voi opastaa sinua käyttöönottoprosessin keskeisissä vaiheissa, mikä helpottaa projektiryhmääsi.
Hyvä kumppani auttaa myös ymmärtämään, miten uusi SAP-järjestelmä sovitetaan yhteen nykyisten liiketoimintaprosessien kanssa.
Tekijä tulevaisuuden kasvussa
Valitse SAP-ratkaisu, joka vastaa nykyisiä tarpeitasi mutta on myös skaalautuva tulevaisuuden liiketoimintatavoitteita varten.
Pilvipalvelut voivat tarjota tämän skaalautuvuuden, ja ne ovat erityisen hyödyllisiä suurille yrityksille.
Harkitse, miten SAP-järjestelmä voi mukautua organisaatiorakenteessasi ja liiketoimintatarpeissasi mahdollisesti tapahtuviin muutoksiin.
Budjettia koskevat näkökohdat
Vaikka on tärkeää valita sopivin SAP-ratkaisu, on myös pidettävä mielessä budjetti.
Tee yhteistyötä projektiryhmäsi ja SAP-toteutuskumppanisi kanssa löytääksesi ratkaisun, joka tarjoaa hyvän vastineen investoinnillesi.
Ole tietoinen kokonaiskustannuksista, jotka sisältävät ohjelmiston lisäksi myös jatkuvan ylläpidon ja mahdolliset päivitykset.
Strategia 4: Sisällytä muutoksenhallinta osaksi yrityskulttuuria
Kun otat käyttöön SAP-järjestelmiä, otat käyttöön myös paljon muutoksia. Tämä muutos voi vaikuttaa kaikkeen päivittäisistä tehtävistä laajoihin liiketoimintaprosesseihin.
Näin hallitset näitä muutoksia:
Koulutus ja viestintä
- Open lines of communication: Pidä tiimisi ajan tasalla siitä, mitä tapahtuu SAP-toteutusprosessin jokaisessa vaiheessa. Avoimuus auttaa vähentämään epävarmuutta ja vastustusta.
- Taitojen kehittäminen: Varusta tiimisi taidoilla, joita he tarvitsevat uuden SAP-järjestelmän tehokkaaseen käyttöön. Tämä voidaan tehdä työpajojen, verkkokurssien tai henkilökohtaisten koulutustilaisuuksien avulla.
Liiketoiminnan jatkuvuus
- Riskien arviointi: Tunnista kaikki riskit, jotka voivat häiritä liiketoimintaasi SAP-toteutuksen aikana. Kun tiedät, mitkä ne ovat, voit kehittää strategioita niiden lieventämiseksi.
- Varautumissuunnitelmat: Sinulla on aina varasuunnitelma. Olipa kyse sitten tietojen katoamisesta tai järjestelmän käyttökatkoksesta, tiedä, mihin toimiin ryhdyt varmistaaksesi, että liiketoiminta jatkuu sujuvasti.
Organisaation sopeutumiskyky
- Joustava rakenne: Organisaatiorakenteesi saattaa tarvita joitakin muutoksia uuden SAP-järjestelmän mukauttamiseksi. Tee nämä mukautukset ajoissa, jotta siirtyminen sujuu ongelmitta.
- Työntekijöiden osallistuminen: Ota työntekijät mukaan päätöksentekoprosessiin. Kun ihmiset kokevat
Strategia 5: Ota käyttöön jatkuvan testauksen lähestymistapa
SAP-toteutuksessa jatkuva testaaminen on avainasemassa alusta loppuun. Se auttaa sinua havaitsemaan ongelmat ajoissa, varmistaa SAP-järjestelmän hyvän integroitumisen muihin liiketoimintajärjestelmiin ja antaa sinulle mahdollisuuden tehdä sujuvia mukautuksia, jotta liiketoimintasi toimisi tehokkaasti..
Miten jatkuva testaus otetaan tehokkaasti käyttöön
- Kehitä testaussuunnitelma: Ennen kuin aloitat, hahmottele, mitä on testattava, miten se testataan ja milloin. Tämän suunnitelman tulisi olla osa yleistä projektinhallintastrategiaasi.
- Ota oikeat ihmiset mukaan: Toteutustyöryhmässäsi tulisi olla laadunvarmistukseen perehtyneitä jäseniä. Heidän vastuullaan on testien suorittaminen ja sen varmistaminen, että järjestelmä täyttää kaikki vaatimukset.
- Käytä todellisia skenaarioita: Käytä testejä laatiessasi skenaarioita, jotka jäljittelevät mahdollisimman tarkasti todellisia olosuhteita. Näin saat paremman käsityksen siitä, miten SAP-järjestelmä toimii todellisissa käyttöolosuhteissa.
- Automaatio mahdollisuuksien mukaan: Automatisointi voi nopeuttaa testausprosessia ja tehostaa sitä. Manuaaliset testit ovat kuitenkin edelleen tärkeitä alueilla, jotka edellyttävät ihmisen harkintaa.
- Katsele ja säädä: Tarkastele tuloksia jokaisen testausvaiheen jälkeen ja tee tarvittavat muutokset SAP-järjestelmään tai testaustapaan.
Lisähuomioita
Päästrategioiden avulla pääset alkuun, mutta todella onnistuneen SAP-toteutuksen kannalta on vielä muutakin huomioitavaa. Tässä on muutamia lisävinkkejä, joiden avulla voit tehdä pisteen i:n päälle ja ristiin projektissasi.
Käytä pilvipalveluita, jotta voit helposti skaalata järjestelmää suuremmaksi tai pienemmäksi
Pilvipalvelut ovat ystäväsi, kun resursseja on säädettävä. Tämä on iso asia, jos olet suuri yritys, jonka tarpeet muuttuvat SAP-projektin aikana.
Pidä projektinhallinta tiukasti hallinnassa
Älä vain aseta sitä ja unohda se. Pidä silmällä, miten SAP-projektisi etenee säännöllisillä tarkistuskäynneillä. Varmista, että tähtäät edelleen siihen, mitä yrityksesi todella tarvitsee.
Kaada mukaan ulkopuolisia asiantuntijoita
Jos tiimisi taidoissa on puutteita, on ihan ok hakea apua ulkopuolelta. Ulkopuoliset asiantuntijat voivat täyttää nämä aukot ja pitää SAP-projektisi käynnissä.
Varmista, että uusi järjestelmä sopii yhteen nykyisten prosessien kanssa
Lisäät uuden toiminnanohjausjärjestelmän tehdessäsi asioista parempia, et vaikeampia. Suunnittele siis, miten uusi järjestelmä sopii siihen, mitä jo teet.
Älkää säästelkö tietojen siirtämisessä ja tarkistamisessa
Tietosi ovat minkä tahansa toiminnanohjausjärjestelmän tähti. Varmista, että siirrät tiedot huolellisesti uuteen SAP-järjestelmääsi. Ja tarkista, että ne ovat tarkkoja, sillä ne vaikuttavat kaikkeen raportoinnista siihen, miten puhut asiakkaillesi.
Johtopäätös
Onnistunut SAP-toteutus on strateginen aloite, joka voi muuttaa liiketoimintaasi. Kohdista tavoitteesi, valitse oikea tiimi ja SAP-ratkaisu, hallitse muutokset hyvin ja testaa jatkuvasti, jotta käyttöönotto onnistuu ja liiketoiminta paranee.
Etsitkö ammattitaitoisia SAP-konsultteja?
Jos tarvitset SAP-konsulttia ohjaamaan projektisi menestykseen, Right People Group on valmis auttamaan. Olemme yhdistäneet yrityksiä ja erikoistuneita IT- ja liiketoimintakonsultteja vuodesta 2007 lähtien. Konsulttimme ovat tarkastettuja asiantuntemuksensa ja kykynsä tuottaa tuloksia edullisesti.
Ota yhteyttä meihin, niin löydämme sinulle juuri sinun projektiisi sopivan SAP-konsultin.
