Dieser Leitfaden gibt IT-Führungskräften fünf klare Schritte an die Hand, um die SAP-Implementierung zu rationalisieren und den Übergang zu besseren Geschäftsabläufen zu schaffen.
Strategie 1: Von Anfang an auf die Unternehmensziele abstimmen
Wenn man mit einer SAP-Implementierung beginnt, kann man sich leicht in technischen Details verlieren.
Doch bevor Sie diesen Weg einschlagen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und sich auf Ihre Unternehmensziele konzentrieren.
Wenn Sie sich von Anfang an auf die Unternehmensziele konzentrieren, können Sie nicht nur Ihre SAP-Einführung steuern, sondern auch sicherstellen, dass das neue System für Ihr Unternehmen von Nutzen ist.
- Setzen Sie sich klare Ziele: Definieren Sie vor allem, wie der Erfolg dieses Projekts aussehen soll. Egal, ob es um die Verbesserung der betrieblichen Effizienz oder um die Verbesserung der Kundenerfahrung geht, klare Ziele werden Ihre Entscheidungen während des gesamten Projekts leiten.
- Befragung der Interessengruppen: Sprechen Sie mit Mitarbeitern verschiedener Abteilungen, um zu verstehen, was sie sich von dem neuen System erhoffen. Auf diese Weise können Sie ein abgerundetes Paket von Zielen erstellen, das dem gesamten Unternehmen dient.
- Ziele den Funktionen zuordnen: Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, sollten Sie diese mit den von den verschiedenen SAP-Lösungen angebotenen Funktionen und Möglichkeiten abgleichen. Dadurch wird sichergestellt, dass das von Ihnen gewählte System direkt zur Erreichung Ihrer Ziele beiträgt.
- Überprüfen und anpassen: Überprüfen Sie im Laufe des Projekts immer wieder Ihre Ziele, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Falls erforderlich, nehmen Sie Anpassungen vor, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Strategie 2: Bilden Sie ein funktionsübergreifendes Projektteam
Um eine erfolgreiche SAP-Einführung zu gewährleisten, benötigen Sie ein ausgewogenes Team mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Kenntnissen.
Zu den Vorteilen eines Funktionsübergreifenden Projektteams gehören:
- Gesamtansicht: Ein Team mit unterschiedlichen Fähigkeiten stellt sicher, dass alle Teile des Projekts berücksichtigt werden, von den technischen Details bis hin zu den geschäftlichen Anforderungen.
- Sachen schneller erledigen: Wenn Menschen unterschiedliche Fähigkeiten haben, können Sie Aufgaben an diejenigen verteilen, die sie am besten erledigen können. Dadurch wird das gesamte Projekt beschleunigt.
- Probleme frühzeitig erkennen: Ein ausgewogenes Team kann Probleme erkennen, bevor sie sich zu großen Kopfschmerzen entwickeln. Das gilt unabhängig davon, ob es um die Integration von Geschäftsprozessen oder die Änderung der Unternehmensorganisation geht.
Hier sehen Sie, wen Sie auf Ihrer Reise zur SAP-Einführung brauchen:
Interne Teammitglieder
- Geschäftsprozessexperten: Diese Leute kennen die Abläufe in Ihrem Unternehmen sehr gut. Sie verstehen, wie Ihre Geschäftsziele in technische Anforderungen umgesetzt werden können.
- Projektmanagement: Ein Projektmanager sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Überblick behalten und dass das Projekt auf Kurs bleibt. Er kümmert sich um die Koordinierung aller Aufgaben, Zeitpläne und Ressourcen.
- IT-Spezialisten: Ihr internes IT-Team arbeitet täglich eng mit dem SAP-System zusammen. Ihr Beitrag trägt dazu bei, dass das System alle technischen Spezifikationen erfüllt und gut mit den bereits vorhandenen Systemen zusammenarbeitet.
Externe Ressourcen
- SAP-Implementierungspartner: Ein erfahrener SAP-Partner kennt sich mit dem SAP-Implementierungsprozess bestens aus. Er kann spezielle Fähigkeiten anbieten, über die Ihr internes Team möglicherweise nicht verfügt.
- Berater: Wenn Sie Kenntnisse benötigen, die weder Ihr internes Team noch Ihr SAP-Partner bieten können, können Berater einspringen.
Strategie 3: Entscheiden Sie sich für die SAP-Lösung, die Ihren individuellen Anforderungen entspricht
Der Markt bietet eine Vielzahl von SAP-Lösungen, darunter SAP ERP, SAP S 4HANA und andere spezialisierte ERP-Software. Ihre Wahl sollte sich eng an Ihren geschäftlichen Anforderungen und Zielen orientieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine fundierte Entscheidung treffen können:
Verstehen Sie Ihre Geschäftsprozesse
Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer bestehenden Geschäftsprozesse, um zu ermitteln, was Sie wirklich brauchen.
Sprechen Sie mit verschiedenen Abteilungen, um sich ein umfassendes Bild davon zu machen, welche Funktionalitäten wichtig sind.
Nutzen Sie diese Informationen, um eine Checkliste der Funktionen zu erstellen, die Ihr neues ERP-System haben muss.
Untersuchen Sie verschiedene SAP-Lösungen
Informieren Sie sich über die Funktionen und Vorteile verschiedener SAP-Lösungen wie SAP ERP und SAP S 4HANA.
Vergleichen Sie diese Funktionen mit Ihrer Checkliste, um herauszufinden, welche SAP-Software am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Vergessen Sie dabei nicht, wie jede Lösung Ihre Ziele der digitalen Transformation im weiteren Sinne unterstützen kann.
Beratung durch einen SAP-Implementierungspartner
Ein SAP-Implementierungspartner kann Sie fachkundig beraten, welche SAP-Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Er kann Sie durch die wichtigsten Phasen des Implementierungsprozesses führen und so die Arbeit Ihres Projektteams erleichtern.
Ein guter Partner wird Ihnen auch dabei helfen, das neue SAP-System mit Ihren bestehenden Geschäftsprozessen in Einklang zu bringen.
Faktor für zukünftiges Wachstum
Wählen Sie eine SAP-Lösung, die Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, aber auch für zukünftige Geschäftsziele skalierbar ist.
Cloud-Dienste können diese Skalierbarkeit bieten und sind besonders für große Unternehmen von Vorteil.
Überlegen Sie, wie sich das SAP-System an mögliche Änderungen Ihrer Organisationsstruktur und Ihrer Geschäftsanforderungen anpassen kann.
Budgetüberlegungen
Es ist wichtig, die am besten geeignete SAP-Lösung auszuwählen, aber Sie müssen auch Ihr Budget im Auge behalten.
Arbeiten Sie mit Ihrem Projektteam und Ihrem SAP-Implementierungspartner zusammen, um eine Lösung zu finden, die ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweist.
Achten Sie auf die Gesamtbetriebskosten, die nicht nur die Software, sondern auch die laufende Wartung und mögliche Upgrades umfassen.
Strategie 4: Verankern Sie das Änderungsmanagement in Ihrer Unternehmenskultur
Die Einführung von SAP-Systemen bedeutet auch eine Menge Veränderungen. Diese Veränderungen können sich auf alles auswirken, von den täglichen Aufgaben bis hin zu übergreifenden Geschäftsprozessen.
Hier erfahren Sie, wie Sie diese Veränderungen bewältigen können:
Schulung und Kommunikation
- Öffnen Sie die Kommunikationswege: Informieren Sie Ihr Team in jeder Phase des SAP-Einführungsprozesses über den Stand der Dinge. Transparenz trägt dazu bei, Unsicherheit und Widerstand zu verringern.
- Kompetenzentwicklung: Statten Sie Ihr Team mit den Fähigkeiten aus, die es braucht, um das neue SAP-System effektiv zu nutzen. Dies kann durch Workshops, Online-Kurse oder Einzeltrainings geschehen.
Geschäftskontinuität
- Risikobewertung: Ermitteln Sie alle Risiken, die Ihr Unternehmen während der SAP-Einführung stören könnten. Sobald Sie diese kennen, können Sie Strategien entwickeln, um sie zu mindern.
- Notfallpläne: Haben Sie immer einen Notfallplan. Egal, ob es sich um Datenverluste oder Systemausfälle handelt, Sie sollten wissen, welche Schritte Sie unternehmen werden, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.
Organisatorische Anpassungsfähigkeit
- Flexible Struktur: Ihre Organisationsstruktur muss möglicherweise etwas angepasst werden, um dem neuen SAP-System gerecht zu werden. Nehmen Sie diese Anpassungen rechtzeitig vor, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
- Mitarbeiterbeteiligung: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess ein. Wenn die Leute das Gefühl haben
Strategie 5: Verfolgen Sie einen kontinuierlichen Testansatz
Bei einer SAP-Implementierung Kontinuierliche Tests sind von Anfang bis Ende entscheidend. Es hilft Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen, stellt sicher, dass Ihr SAP-System gut mit anderen Geschäftssystemen integriert ist, und ermöglicht Ihnen, reibungslose Anpassungen vorzunehmen, damit Ihr Unternehmen effektiv weiterläuft.
Wie Sie kontinuierliche Tests effektiv implementieren
- Entwickeln Sie einen Testplan: Bevor Sie beginnen, skizzieren Sie, was getestet werden muss, wie es getestet werden soll und wann. Dieser Plan sollte Teil Ihrer allgemeinen Projektmanagementstrategie sein.
- Binden Sie die richtigen Leute ein: Zu Ihrem Implementierungsteam sollten Mitglieder gehören, die sich mit der Qualitätssicherung auskennen. Sie sind für die Durchführung der Tests verantwortlich und stellen sicher, dass das System alle Anforderungen erfüllt.
- Verwenden Sie reale Szenarien: Verwenden Sie bei der Erstellung Ihrer Tests Szenarien, die den realen Bedingungen so nahe wie möglich kommen. Auf diese Weise erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, wie das SAP-System unter realen Betriebsbedingungen funktionieren wird.
- Automatisieren Sie wo möglich: Die Automatisierung kann den Testprozess beschleunigen und effizienter machen. Manuelle Tests sind jedoch immer noch wichtig für Bereiche, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.
- Überprüfen und anpassen: Überprüfen Sie nach jeder Testphase die Ergebnisse und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen am SAP-System oder an Ihrem Testansatz vor.
Zusätzliche Überlegungen
Die wichtigsten Strategien geben Ihnen einen guten Start, aber für eine wirklich erfolgreiche SAP-Einführung gibt es noch mehr zu beachten. Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Ihnen dabei helfen, bei Ihrem Projekt die wichtigsten Punkte zu beachten.
Nutzen Sie Cloud-Services für eine einfache Erweiterung oder Reduzierung
Cloud-Dienste sind Ihr Freund, wenn Sie Ihre Ressourcen anpassen müssen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie ein großes Unternehmen sind, dessen Anforderungen sich während Ihres SAP-Projekts ändern.
Projektmanagement fest im Griff haben
Setzen Sie es nicht einfach und vergessen Sie es. Behalten Sie den Verlauf Ihres SAP-Projekts durch regelmäßige Kontrollbesuche im Auge. Vergewissern Sie sich, dass Sie immer noch das anstreben, was Ihr Unternehmen wirklich braucht.
Ziehen Sie externe Experten hinzu
Wenn Sie Lücken in den Fähigkeiten Ihres Teams feststellen, ist es in Ordnung, sich Hilfe von außen zu holen. Externe Experten können diese Lücken füllen und Ihr SAP-Projekt voranbringen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr neues System mit Ihren aktuellen Prozessen harmoniert
Sie fügen ein neues ERP-System hinzu, um Dinge zu verbessern, nicht um sie zu erschweren. Planen Sie also, wie sich das neue System in Ihre bestehenden Abläufe einfügen wird.
Sparen Sie nicht an der Übertragung und Überprüfung Ihrer Daten
Ihre Daten sind in jedem ERP-System der Star der Show. Stellen Sie sicher, dass Sie Daten sorgfältig in Ihr neues SAP-System migrieren. Überprüfen Sie, ob die Daten korrekt sind, denn sie wirken sich auf alles aus, von Berichten bis zur Kommunikation mit Ihren Kunden.
Abschluss
Eine erfolgreiche SAP-Einführung ist eine strategische Initiative, die Ihr Unternehmen verändern kann. Richten Sie Ihre Ziele aus, wählen Sie das richtige Team und die richtige SAP-Lösung, managen Sie den Wandel gut und testen Sie kontinuierlich, um eine erfolgreiche Einrichtung und ein besseres Geschäft zu erreichen.
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