Hvorfor er det viktig å benytte den eksterne arbeidsstyrken?

En av de viktigste driverne av et selskaps suksess er menneskelig kapital, og her er særlig kompetanse sentralt. Majoriteten av alle selskaper og organisasjoner har hovedfokus på rekruttering interne arbeidsstyrken, men ifølge nyere studier utgjør den eksterne arbeidsstyrken alt fra 30 til 50 % av et selskaps kompetansebase. 

Årsaker til digitalisering av den eksterne arbeidsstyrken

Pris og kvalitet

Når du bruker et digitalt innkjøpssystem for arbeidskraft , har du et større utvalg leverandørmarkedet. Ved å utnytte et bredere utvalg av tilbydere kan du øke sannsynligheten for å finne den riktige kompetansen til en tilfredsstillende pris. 

Effektivitet

Et digitalt eksternt arbeidskraft system fungerer med tidsfrist for å gi den ferdigheten du trenger for. Den viser også effektiviteten i anskaffelsen og ledelsen av den eksterne arbeidskraft og forbedrer onboarding- og offboarding-prosessene, slik at du ikke mister det verdifulle arbeidet de har gjort etter at oppgaven er fullført. 

Samsvar

Den evnene tilgjengelige med digitale løsninger for eksterne anskaffelser og ledelse av arbeidsstyrken, hjelper bedrifter med å overholde juridiske krav, skatt og GDPR-krav.

I tillegg vil forhåndsgodkjente kontrakter gjøre det lettere for rekrutterere å håndtere ansettelsesprosesser til ulike roller. En oversikt over den eksterne arbeidsstyrken er også ofte tilgjengelig for samsvarsstyring. 

Forskjellig perspektiver på det som betyr noe

Når du implementerer en digital løsning, er det viktig å være klar over hva som betyr noe for de forskjellig interessentene, og fokusere på punktene som gjør livet enklere.

Ansettelsesledere

Det er viktig for ansette ledere å ha tilgang til høy kvalitet konsulenter gjennom en digital løsning. Det er også avgjørende at de er i stand til å finne konsulenter raskt, og at plattformen er enkel å bruke.

Anskaffelser

For anskaffelser managere er pris ofte et viktigere kriterium når det gjelder tilgjengelige konsulenter. Prosesssamsvar er neste på prioritetslisten for en digital løsning, og deretter data og rapportering på organisasjonsnivå.

Burde jeg velge et sentralisert eller desentralisert system for kjøp av konsulenttjenester?

I et sentralisert system går alle anskaffelsesforespørsler fra de forskjellige avdelingene i et selskap til én avdeling – ofte anskaffelser. Deretter når innkjøp ut til forskjellige leverandører og går deretter tilbake til den forespurte avdelingen for å velge konsulenten sammen.

I et desentralisert system for innkjøp av konsulenttjenester håndterer selskapet selv hele prosessen rundt søk, utvelgelse og kvalitetskontroll av ulike kandidater.

I den sentraliserte prosessen er det en konsekvent prosess, og det er en gunstig høy konkurranse blant leverandørene. Imidlertid i mange organisasjoner finner ansette ledere denne prosessen for sakte og byråkratisk.

Det beste fra to verdener

En digital løsning maksimerer fordelene ved både sentraliserte og desentraliserte anskaffelsesprosesser,samtidig som de minimerer ulempene.

Å introdusere en digital løsning vil skape en rask, smidig og konsekvent prosess, gi en bred rekkevidde på tvers av leverandørmarkedet, gi høye konkurransenivåer, tillate direkte dialog med leverandører og gi ansettende managere en oversikt over deres eksterne arbeidsstyrke. 

Prosesser som en digital løsning må støtte.

Det er seks prosesser som en digital løsning for ekstern administrasjon av arbeidsstyrken må støtter. 

Krav

Du skal kunne stille detaljerte og kontinuerlig krav til at leverandøren må kunne levere den konsulenten du trenger. 

Basert på Sorens erfaring uttalte han at det er viktig for de tilgjengelige digitale plattformene å imøtekomme eksterne arbeidere vurderer de nåværende trendene indusert av COVID-19. Han observerte også at selskaper som gjør det bedre, har en tendens til å ha et flertall av engelsktalende konsulenter på teamene sine. Det gir også en bredere rekkevidde for talent, og derfor et mer konkurransedyktig miljø for konsulentkvalitet og pris. 

Prosjekter med attraktive forslag er mer sannsynlig å tiltrekke seg eksterne arbeidstakere enn de med funksjonelle forslag. Å fremheve hva som gjør prosjektet ditt attraktivt, vil hjelpe til å differensiere bedriften din fra andre og heve sjansene for å få de beste konsulentene. 

Markedets rekkevidde

En ekstern arbeidsstyrke digital løsning bør gi deg en bred rekkevidde av markedet fordi dette høyner sjansene dine for å finne eksperten du leter etter til den beste prisen.  

Se etter en plattform som gir tilgang til frilanskonsulenter så vel som de som er ansatt under et byrå. 

Din digitale løsning må kunne gi din ansettelsesleder et sentralt rammeverk med kapasitet til en bred markedsrekkevidde.

Kvalitetssikring og forhandling

Den digitale plattformen du velger bør tillate deg å utføre kvalitetssikringskontroller slik at du kan identifisere de beste kandidatene.

For å taksere en konsulents kvalitet og egnethet, bør du enkelt kunne få tilgang til data som om en konsulents typiske prosjektlengde samsvarer med dine forventninger, og hvorvidt de har kunder i retur. 

For det andre bør du ha et planlagt, strukturert intervju med konsulenter. Uten tilstrekkelige forberedelser kan intervjuet ende opp som en overfladisk samtale i stedet for å fungere som en forventningsavklaring og forberende samtale, både for selskapet og konsulenten.

Man bør ikke vente for lenge med å avklare hvilke forventninger konsulenten har til pris, og intervjuet er derfor et godt tidspunkt å gjøre dette på.

Onboarding 

Det er viktig å ha det grunnleggende på plass før konsulenten starter, for eksempel å gi tilgang til visse systemer. Å ta seg av dette etter ankomst av konsulenten vil forebygge dem fra å komme i gang.

Korte konsulenter om organisasjonens oppdrag og formål, akkurat som du ville en fast ansatt. Økten trenger ikke å være lang, men denne delen av onboarding er nødvendig, da folk har en tendens til å jobbe bedre når de kjenner sitt formål. 

Et annet praktisk tips til gjennomføring av onboarding er å tilby konsulentene forhåndsinnspilte videoer eller digitale forklaringer av ulike verktøy, systemer og oppgaver. Dette kan spare interne ressurser for mye tid, og materiellet kan gjenbrukes siden. 

Henrettelse

Din valgte digitale plattform bør ha kontraktsoppgaver som digitale kontrakter og utvidelse av kontrakter en sømløs opplevelse. Det bør også være enkelt å utføre tidsrapportering og sette opp en faktureringsprosess.

Plattformen skal tillate deg å måle og registrere kvaliteten på konsulenten. På denne måten kan du re-ansette konsulenter som gjorde en god jobb, og du kan dra nytte av deres kjennskap til organisasjonen.

Du bør også kunne dokumentere læringen innhentet fått fra konsulenten du ansatte. Som utenforstående vil de sannsynligvis gi deg et fersk perspektiv og objektive meninger om hvordan du kan forbedre ting i bedriften din.

Offboarding

Å ha en strukturert offboarding prosess på plass er viktig av flere grunner.Det første du ønsker er å beholde informasjonen og kunnskapen konsulenten har opparbeidet seg under oppdraget, slik at denne tause kunnskapen blir dokumentert og tilgjengeliggjort for deg og din organisasjon – uansett om konsulenten benyttes videre eller ikke. Du må også huske å fjerne eksterne konsulenters tilgang til interne systemer under offboarding. Ofte vil selskapet ha en tilsvarende rutine for dette for fast ansatte som slutter eller pensjonerer seg.

Mange bedrifter ser bort fra muligheten til å sette opp en fleksibel avtale med konsulenten for fremtidige prosjekter.

For det tredje bør du ha en strukturert kunnskapsoverlevering. Vi anbefaler å ha et forhold til dette helt fra starten av prosjektet for å sikre kontinuerlig kunnskapsoverføring fra konsulenten til interne ressurser underveis.

Datainnsamling 

Den digitale løsningen skal kunne samle inn eksterne arbeidsstyrke data på tvers av organisasjonen. Du skal kunne ha en oversikt over den eksterne arbeidsstyrken, for eksempel hvor mye du har brukt, hvilken ansettelsesleder som har ansatt hvem, hvem du har for øyeblikket, og hvilke leverandører du har ansatt fra. Denne oversikten vil gi deg et nøyaktig bilde av din eksterne arbeidsstyrke.

Du bør også ha en flerdimensjonal oversikt over konsulentkostnadene dine. Løsningen vil gi deg oversikt over kostnadsfordelingen fordelt på ulike avdelinger, hvilke typer konsulenter som har vist seg å være mest kostnadseffektive og hvilke leverandører som har levert de beste konsulentene.

Du kan deretter ta strategiske beslutninger for forbedringer basert på dataene du samlet inn. 

Digitale eksterne arbeidsstyrkeløsninger tilgjengelig på markedet 

Det er to brede kategorier for eksterne anskaffelser- og administrasjonsløsninger for arbeidsstyrken. Den første er et Vendor Management System (VMS), og det andre er en Managed Service Providers (MSP). 

En betalt VMS er vanligvis et stort, komplekst system som du kan bruke til å administrere din eksterne arbeidsstyrke. Noen eksempler inkludere Beeline, Allegis og SAP Fieldglass. 

Den andre kategorien er en MSP-løsning, som lar deg outsource anskaffelser– og administrasjonsarbeidet til en leverandør. Noen av selskapene som gjør dette inkluderer eWork i Skandinavia og Workforce Logiq i USA. 

Vår løsning, Onsiter, faller inn i en egen kategori, som er et gratis VMS-system. Brukere står fritt til å utforske nye leverandører, legge til sine egne foretrukne leverandører, ta direkte kontakt med leverandører og administrere sin eksterne arbeidsstyrke på en intuitiv og rukervennlig plattform. I bytte mot å kunne by på de ulike oppdragene du lyser ut på plattformen, så er tjenesten i seg selv kostnadsfri å benytte.

Kjerneflyt av Onsiter

Vi designet Onsiter for å oppfylle det vi mener bør være i et digitalt system som anskaffer og administrerer en ekstern arbeidsstyrke. 

Det første en ansettende leder trenger, er en mal for tildelinger, slik at viktig informasjon kan angis raskt. Malen inneholder informasjonsfeltene som leverandører må angi om de 

Sourcing konsulenter på Onsiter

Deretter er det tre måter ansettelseslederen kan sende sine behov ut for å få konkurransedyktige bud. Den første er til Preferred Vendors, så er det Vendor Universe , og den tredje er Onsiter-markedet. 

Foretrukne leverandører

Når du bruker Onsiter, kan du legge til listen over foretrukne leverandører til systemet. Med denne funksjonen kan du sende nye oppdrag til spesifikke leverandører. De vil få en lenke til oppdraget du har opprettet og velge å by på det. Denne listen blir en sentralisert ressurs for organisasjonen fordi alle ansettelseslederne som bruker systemet, vil ha tilgang til den samme listen over foretrukne leverandører.

The Vendor Universe 

Den andre måten, Vendor Universe, kobler deg til leverandører som du ikke kjenner ennå. Leverandøruniverset er en dataindeks som vi har opprettet, og som lar deg finne konsulenten du trenger fra over 4000 leverandører i Skandinavia. Alt du trenger å gjøre er å gjøre et nøkkelordsøk, for eksempel cybersikkerhet, og du får en liste over leverandørnettsteder som har dette nøkkelordet på nettstedet deres. Du kan merke leverandører du synes er interessante, kontakte dem direkte og sende dem den lenke til prosjektene du har opprettet. 

Markedsplassen på Onsiter

Det tredje punktet er den digitale markedsplassen på Onsiter. Når du publiserer et prosjekt, så åpnes det for tilbud fra alle konsulenter registrert på markedsplassen. Hvis du velger å ansette en konsulent fra Onsiter vil fem prosent (5 %) tilbakeholdes i plattformavgift. Dette er den eneste inntjeningsmetoden på den ellers åpne og gratis digitale plattformen Onsiter. 

Budene du mottar vil følge samme struktur, slik at du har parallell informasjon fra alle som er interessert i ditt prosjekt eller oppdrag.

Manuell prosess

Den fjerde måten er et manuelt søk gjort av vårt team, hvor Right People Group fungerer som en foretrukken leverandør. Da vil vi gjøre et aktivt søk, foreta innledende intervjuer og presentere aktuelle konsulenter til ditt oppdrag. Alle konsulenter går gjennom vårt system for kvaliteteskontroll i forkant av presentasjonen.

Onsiter demo

I finale seksjon av webinaret før Q&A, gjorde Soren en rask demo av Onsiter VMS. Lære hvordan den gratis digitale plattformen brukes til å anskaffe og administrere en organisasjons eksterne arbeidsstyrke.