Vad är ett system för leverantörshantering? En vägledning för chefer för extern arbetskraft

I den här guiden går vi in på vad ett VMS är och vilka fördelar det kan ge, samt vilka viktiga funktioner man bör leta efter när man väljer ett leverantörshanteringssystem. Vi ger också en steg-för-steg-guide för att implementera ett VMS och delar med oss av bästa praxis för att använda ett leverantörshanteringssystem för att maximera dess effektivitet.

Vad är ett leverantörshanteringssystem?

I grund och botten är leverantörshantering en process för att hantera leverantörsrelationer och prestanda. Ett system för leverantörshantering (VMS) automatiserar dessa affärsprocesser genom att tillhandahålla en intuitiv plattform för organisationer som vill anlita leverantörer, samarbeta med dem i projekt, utvärdera prestationsmått och övervaka leverantörens efterlevnad.

Ett VMS gör det möjligt för organisationer att hantera leverantörsinformation som kontrakt, kontaktuppgifter och betalningsvillkor på en säker plats, samt att enkelt identifiera potentiella leverantörsrisker. Dessutom gör programvara för leverantörshantering det möjligt för företag att skapa anpassade rapporter om leverantörsanvändning, betalningsnoggrannhet och prestandamätningar för leverantörer för att få bättre insikt i avkastningen av deras externa arbetskraft.

Genom att effektivisera inpassering av leverantörer sparar system för leverantörshantering tid och pengar för företagen samtidigt som de säkerställer att leverantörerna följer reglerna.

Fördelar med programvara för leverantörshantering

Lösningar för leverantörshantering kan ge organisationer ett antal betydande fördelar, bland annat:

Ökad synlighet

Utan ett VMS kan leverantörsdata vara utspridda på flera olika avdelningar och team, vilket gör det svårt att få en korrekt bild av leverantörens prestanda. Ett VMS samlar leverantörsinformation i en enda plattform, vilket gör att organisationer snabbt kan identifiera trender för leverantörsanvändning och områden som kan förbättras.

Förbättrad hantering av efterlevnad

System för leverantörshantering ger också företag ett centralt arkiv för leverantörskontrakt och dokument, vilket gör det lättare att säkerställa leverantörens efterlevnad och minska potentiella risker.

Strömlinjeformad inskolning av leverantörer

Inskolning av säljare eller leverantörer är en viktig del av leverantörshanteringen. Ett VMS effektiviserar onboarding-processen genom att tillhandahålla en standardiserad checklista för onboarding av leverantörer och automatisera kontroller av leverantörernas efterlevnad.

Förbättrad prestanda för leverantörer

System för leverantörshantering gör det möjligt för företag att spåra mätvärden för leverantörernas prestanda, t.ex. utnyttjandegrad, kostnad per timme och arbetskvalitet. Med dessa data har organisationer bättre möjligheter att identifiera områden som kan förbättras när det gäller leverantörernas prestanda och vidta korrigerande åtgärder när det behövs.

Kostnadsbesparingar

Genom att effektivisera processerna för inskolning och hantering av leverantörer kan leverantörshanteringssystem hjälpa organisationer att spara tid och pengar i det långa loppet. Dessutom gör ett VMS det möjligt för företag att snabbt identifiera effektivitetsproblem hos leverantörer, vilket gör att de kan vidta korrigerande åtgärder vid behov.

Hantera hela ditt arbetsflöde för hantering av tillfällig arbetskraft med Onsiter VMS. Prova gratis idag.

Viktiga funktioner i ett system för leverantörshantering

Leverantörshanteringssystem innehåller vanligtvis ett antal nyckelfunktioner som hjälper företag att optimera upphandlingsprocessen och hantera sina leverantörsrelationer och prestationer. När du letar efter det bästa systemet för leverantörshantering ska du hålla utkik efter dessa funktioner:

Hantering av leverantörskontrakt

Leverantörshanteringssystem tillhandahåller ett centralt arkiv för leverantörskontrakt och dokument, vilket gör det lättare att säkerställa att leverantörerna följer reglerna.

Automatisering av leverantörsinförandet

Ett VMS kan automatisera processer för att få in en leverantör, t.ex. kontroller av behörighet och bakgrundsundersökningar, vilket effektiviserar inskolningen av leverantörer.

Uppföljning av leverantörens prestanda

Ett system för leverantörshantering gör det möjligt för företag att spåra prestanda för leverantörer, t.ex. utnyttjandegrad, kostnad per timme och arbetskvalitet.

Övervakning av leverantörsrisker

System för hantering av leverantörer gör det möjligt för organisationer att utföra riskbedömningar genom att ge insyn i åtgärder för efterlevnad av leverantörerna, leverantörsrelationer och bakgrundskontroller av leverantörer.

Rapporteringsverktyg

Leverantörshanteringssystem ger företag anpassade rapporteringsverktyg, så att de kan spåra leverantörernas användning och prestanda.

Hur man implementerar ett system för leverantörshantering

Om du funderar på att implementera ett system för hantering av försäljare eller leverantörer för hantering av tillfällig arbetskraft är det viktigt att planera och förbereda dig noggrant för att säkerställa en lyckad implementering. I det här avsnittet ger vi dig en steg-för-steg-guide om hur du implementerar ett VMS, från val av leverantör till utbildning och antagande.

Steg 1: Val av leverantör

Det första steget i implementeringen av ett leverantörshanteringssystem är val av leverantör. Under den här processen är det viktigt att ta hänsyn till leverantörens kapacitet, prismodeller och kundomdömen när du väljer rätt leverantör för din organisation.

Steg 2: Inställning av teknik

När du har valt en leverantör är nästa steg att konfigurera systemet för leverantörshantering. Detta inkluderar konfigurering av leverantörsprofiler och upprättande av leverantörskontrakt, processer för att ta emot leverantörer och system för uppföljning av leverantörens prestationer.

Steg 3: Utbildning

Att införa ett VMS kräver att de anställda lär sig ett nytt system, så det är viktigt att tillhandahålla adekvat utbildning om hur man använder leverantörshanteringssystemet. Ge de anställda detaljerade instruktioner om hur man använder leverantörshanteringssystemet och se till att de känner sig bekväma med alla dess funktioner.

Steg 4: Antagande och övervakning

När systemet för leverantörshantering väl har införts är det viktigt att övervaka leverantörernas prestationer regelbundet. Detta innebär att man följer upp mätvärden för leverantörer, t.ex. utnyttjandegrad och kostnad per timme, samt åtgärder för leverantörernas efterlevnad, leverantörsrelationer och bakgrundskontroller av leverantörer. Dessutom är det viktigt att se till att de anställda använder VMS på avsett sätt för att få ut det mesta av det.

Bästa praxis för att använda ett leverantörshanteringssystem

Att välja den bästa programvaran för leverantörshantering för ditt företag kan ge betydande fördelar för hanteringen av ett företags externa arbetskraft. Det är dock viktigt att följa bästa praxis för att maximera systemets effektivitet. Här är några viktiga bästa metoder för att använda ett system för leverantörshantering.

1. Fastställ mätvärden för leverantörens prestationer: Fastställ mätvärden för leverantörens prestationer, t.ex. utnyttjandegrad, kostnad per timme och arbetskvalitet, för att säkerställa att leverantörens prestationer övervakas konsekvent.
2. Skapa processer för att få in en leverantör i systemet: Skapa onboarding-processer för din externa arbetskraft som automatiserar bakgrundskontroller, behörighetskontroller och andra processer för att effektivisera onboarding av leverantörer.
3. Främja leverantörsrelationer: Främja leverantörsrelationer genom att ge leverantören feedback om prestationer, erbjuda incitament och främja öppen kommunikation mellan leverantören och företaget.
4. Implementera åtgärder för att uppfylla kraven: Genomför åtgärder för efterlevnad av leverantörerna, t.ex. bakgrundskontroller och utbildningskrav, för att se till att leverantörerna uppfyller sina avtalsförpliktelser.
5. Kommunicera regelbundet: Se till att kommunicera regelbundet med leverantörsresurser som leverantörsleverantörer och bemanningsföretag för att se till att leverantörens prestationsmål uppfylls och att leverantörens krav uppfylls.

Slutsats

System för leverantörshantering ger företag de verktyg som behövs för att hantera sin externa arbetskraft mer effektivt och ändamålsenligt. Genom att följa de steg som beskrivs i den här guiden kan du framgångsrikt implementera ett leverantörshanteringssystem och maximera dess effektivitet genom att följa bästa praxis, till exempel genom att fastställa mätvärden för leverantörernas prestationer, skapa processer för att ta emot leverantörer, främja leverantörsrelationer, implementera åtgärder för efterlevnad av leverantörerna och kommunicera regelbundet med leverantörsresurserna. Med rätt leverantörshanteringssystem på plats kan organisationer uppnå större kostnadsbesparingar och optimering av leverantörernas prestanda.