Was ist ein Lieferantenmanagementsystem? Ein Leitfaden für Manager externer Arbeitskräfte

Da die Geschäftswelt zunehmend auf externe Mitarbeiter angewiesen ist, ist die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und -leistungen wichtiger denn je. Für IT-Personalmanager kann ein Vendor Management System (VMS) eine umfassende Lösung für das Lieferantenmanagement darstellen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein VMS ist, welche Vorteile es bietet und auf welche Merkmale Sie bei der Auswahl eines Vendor-Management-Systems achten sollten. Außerdem stellen wir Ihnen eine schrittweise Anleitung für die Implementierung eines VMS zur Verfügung und geben Ihnen Best Practices für den Einsatz eines Vendor Management Systems, um dessen Effektivität zu maximieren.

Was ist ein Lieferantenmanagementsystem?

Im Kern ist das Lieferantenmanagement der Prozess der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und -leistungen. Ein Vendor Management System (VMS) automatisiert diese Geschäftsprozesse, indem es Unternehmen eine intuitive Plattform zur Verfügung stellt, mit der sie Lieferanten einbinden, mit ihnen bei Projekten zusammenarbeiten, Leistungskennzahlen auswerten und die Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten überwachen können.

Mit einem VMS können Unternehmen Lieferanteninformationen wie Verträge, Kontaktdaten und Zahlungsbedingungen an einem sicheren Ort verwalten und potenzielle Lieferantenrisiken leicht erkennen. Darüber hinaus können Unternehmen mit einer VMS-Software benutzerdefinierte Berichte über die Auslastung der Lieferanten, die Zahlungsgenauigkeit und die Leistungskennzahlen der Lieferanten erstellen, um einen besseren Einblick in den ROI ihrer externen Mitarbeiter zu erhalten.

Durch die Vereinfachung der Einbindung von Lieferanten sparen Unternehmen Zeit und Geld, während sie gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften für Lieferanten sicherstellen.

Vorteile von Software für das Lieferantenmanagement

Lösungen für das Lieferantenmanagement können Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bieten, darunter:

Erhöhte Transparenz

Ohne ein VMS können Lieferantendaten über mehrere Abteilungen und Teams verstreut sein, was es schwierig macht, einen genauen Überblick über die Leistung des Lieferanten zu erhalten. Ein VMS fasst die Informationen zu den Lieferanten auf einer einzigen Plattform zusammen, so dass Unternehmen Trends in der Lieferantennutzung und verbesserungswürdige Bereiche schnell erkennen können.

Verbessertes Compliance-Management

Lieferantenmanagementsysteme bieten Unternehmen auch eine zentrale Ablage für Lieferantenverträge und -dokumente, was die Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten und die Minimierung potenzieller Risiken erleichtert.

Rationalisiertes Onboarding von Lieferanten

Das Onboarding von Lieferanten ist ein wesentlicher Bestandteil des Lieferantenmanagements. Ein VMS rationalisiert den Onboarding-Prozess, indem es eine standardisierte Checkliste für das Onboarding von Lieferanten bereitstellt und die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften durch die Lieferanten automatisiert.

Verbesserte Lieferantenleistung

Mit Hilfe von VMS-Systemen können Unternehmen die Leistungskennzahlen ihrer Lieferanten verfolgen, z. B. die Auslastung, die Kosten pro Stunde und die Qualität der Arbeit. Anhand dieser Daten sind Unternehmen besser in der Lage, verbesserungswürdige Bereiche der Lieferantenleistung zu identifizieren und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Kosteneinsparungen

Durch die Straffung der Prozesse für die Aufnahme von Lieferanten und die Verwaltung von Lieferanten können Unternehmen mit Hilfe von VMS langfristig Zeit und Geld sparen. Darüber hinaus ermöglicht ein VMS den Unternehmen, Probleme mit der Effizienz von Lieferanten schnell zu erkennen und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

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Hauptmerkmale eines Vendor Management Systems

Lieferantenmanagementsysteme umfassen in der Regel eine Reihe von Schlüsselfunktionen, die Unternehmen bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses und der Verwaltung ihrer Lieferantenbeziehungen und -leistungen unterstützen. Achten Sie bei der Suche nach dem besten Lieferantenmanagementsystem auf diese Funktionen:

Verwaltung von Lieferantenverträgen

Lieferantenmanagementsysteme bieten ein zentrales Repository für Lieferantenverträge und -dokumente, wodurch die Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten leichter gewährleistet werden kann.

Automatisierung der Lieferantenanbindung

Ein VMS kann die Prozesse zur Aufnahme von Lieferanten automatisieren, z. B. Eignungsprüfungen und Hintergrundüberprüfungen, und so die Aufnahme von Lieferanten rationalisieren.

Verfolgung der Lieferantenleistung

Mit einem Lieferantenmanagementsystem können Unternehmen die Leistungskennzahlen ihrer Lieferanten verfolgen, z. B. die Auslastungsrate, die Kosten pro Stunde und die Qualität der Arbeit.

Überwachung von Lieferantenrisiken

Mit einem Lieferantenmanagementsystem können Unternehmen eine Risikobewertung durchführen, indem sie einen Überblick über die Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften, die Beziehungen zu den Lieferanten und die Hintergrundüberprüfung der Lieferanten erhalten.

Reporting-Tools

Lieferantenmanagementsysteme bieten Unternehmen maßgeschneiderte Reporting-Tools, mit denen sie die Auslastung der Lieferanten und die Leistungskennzahlen der Lieferanten verfolgen können.

Wie implementiert man ein Lieferantenmanagementsystem?

Wenn Sie ein System zur Verwaltung von Lieferanten oder Zulieferern einführen möchten, ist eine sorgfältige Planung und Vorbereitung wichtig, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten. In diesem Abschnitt finden Sie eine schrittweise Anleitung zur Implementierung eines VMS, von der Auswahl der Lieferanten bis hin zur Schulung und Einführung.

Schritt 1: Auswahl des Anbieters

Der erste Schritt bei der Implementierung eines Vendor Management Systems ist die Auswahl des Anbieters. Während dieses Prozesses ist es wichtig, bei der Auswahl des richtigen Anbieters für Ihr Unternehmen die Fähigkeiten des Anbieters, Preismodelle und Kundenrezensionen zu berücksichtigen.

Schritt 2: Einrichtung der Technologie

Sobald Sie einen Anbieter ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt in der Einrichtung des Anbietermanagementsystems. Dazu gehören die Konfiguration von Lieferantenprofilen und die Einrichtung von Lieferantenverträgen, Onboarding-Prozessen und Systemen zur Verfolgung der Lieferantenleistung.

Schritt 3: Schulung

Die Einführung eines VMS erfordert, dass die Mitarbeiter ein neues System erlernen. Daher ist es wichtig, dass sie eine angemessene Schulung zur Verwendung des Lieferantenmanagementsystems erhalten. Geben Sie den Mitarbeitern detaillierte Anweisungen zur Verwendung des Lieferantenmanagementsystems und stellen Sie sicher, dass sie mit allen Funktionen des Systems vertraut sind.

Schritt 4: Einführung und Überwachung

Nach der Einführung des Lieferantenverwaltungssystems ist es wichtig, die Leistung der Lieferanten regelmäßig zu überwachen. Dazu gehört die Verfolgung von Lieferantenkennzahlen wie Auslastung und Kosten pro Stunde, aber auch Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften, Lieferantenbeziehungen und Hintergrundprüfungen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter das VMS wie vorgesehen nutzen, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen.

Bewährte Verfahren für den Einsatz eines Lieferantenmanagementsystems

Die Wahl der besten Lieferantenmanagement-Software für Ihr Unternehmen kann erhebliche Vorteile für die Verwaltung der externen Mitarbeiter eines Unternehmens mit sich bringen. Um die Effektivität des Systems zu maximieren, ist es jedoch wichtig, bewährte Verfahren zu befolgen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Best Practices für den Einsatz eines Lieferantenmanagementsystems.

1. Legen Sie Leistungskennzahlen für Lieferanten fest: Legen Sie Leistungskennzahlen für Lieferanten fest, z. B. die Auslastungsrate, die Kosten pro Stunde und die Qualität der Arbeit, um sicherzustellen, dass die Leistung der Lieferanten konsequent überwacht wird.
2. Erstellen Sie Prozesse für das Onboarding von Lieferanten: Erstellen Sie Onboarding-Prozesse für Ihre externen Mitarbeiter, die Hintergrundüberprüfungen, Eignungsprüfungen und andere Onboarding-Prozesse für Lieferanten automatisieren, um das Onboarding von Lieferanten zu optimieren.
3. Pflegen Sie die Lieferantenbeziehungen: Pflegen Sie die Beziehungen zu den Lieferanten, indem Sie ihnen Feedback zur Leistung geben, Anreize bieten und eine offene Kommunikation zwischen dem Lieferanten und dem Unternehmen fördern.
4. Implementieren Sie Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften durch Lieferanten: Führen Sie Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften durch, z. B. Hintergrundüberprüfungen und Schulungsanforderungen, um die Einhaltung der vertraglichen Verpflichtungen durch die Lieferanten sicherzustellen.
5. Kommunizieren Sie regelmäßig: Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig mit Lieferanten und Personalvermittlern kommunizieren, um sicherzustellen, dass die Leistungsziele der Lieferanten erreicht und die Anforderungen der Lieferanten erfüllt werden.

Fazit

Systeme für das Lieferantenmanagement geben Unternehmen die nötigen Werkzeuge an die Hand, um ihre externen Mitarbeiter effizienter und effektiver zu verwalten. Wenn Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte befolgen, können Sie ein Lieferantenmanagementsystem erfolgreich einführen und seine Effektivität maximieren, indem Sie bewährte Verfahren wie die Festlegung von Leistungskennzahlen für Lieferanten, die Einrichtung von Prozessen für die Aufnahme von Lieferanten, die Pflege von Lieferantenbeziehungen, die Umsetzung von Maßnahmen zur Einhaltung von Lieferantenanforderungen und die regelmäßige Kommunikation mit den Lieferantenressourcen befolgen. Mit dem richtigen Lieferantenmanagementsystem können Unternehmen größere Kosteneinsparungen und eine Optimierung der Lieferantenleistung erzielen.