Hva er et leverandørstyringssystem? En veiledning for ledere av ekstern arbeidskraft

Etter hvert som næringslivet blir stadig mer avhengig av innleid arbeidskraft, har det blitt viktigere enn noen gang å styre leverandørrelasjoner og -ytelser. For ledere av IT-personell kan et leverandørstyringssystem (VMS) gi en omfattende løsning for leverandørstyring.

I denne veiledningen ser vi nærmere på hva et VMS er og fordelene det kan gi, samt viktige funksjoner du bør se etter når du velger et leverandørstyringssystem. Vi gir også en trinnvis veiledning for implementering av et VMS, og deler beste praksis for bruk av et leverandørstyringssystem for å maksimere effektiviteten.

Hva er et leverandørstyringssystem?

Kjernen i leverandørstyring er prosessen med å styre leverandørrelasjoner og -ytelser. Et leverandørstyringssystem (VMS) automatiserer disse forretningsprosessene ved å gi organisasjoner en intuitiv plattform for å integrere leverandører, samarbeide med dem om prosjekter, evaluere ytelsesmålinger og overvåke leverandørenes samsvar.

Et VMS gjør det mulig for organisasjoner å administrere leverandørinformasjon som kontrakter, kontaktopplysninger og betalingsbetingelser på ett sikkert sted, samt enkelt identifisere potensielle leverandørrisikoer. I tillegg gjør programvare for leverandørstyring det mulig for virksomheter å lage tilpassede rapporter om leverandørbruk, betalingsnøyaktighet og leverandørytelsesmålinger for å få bedre innsikt i avkastningen på den eksterne arbeidsstyrken.

Ved å effektivisere introduksjonen av leverandører sparer leverandørstyringssystemer bedrifter for tid og penger, samtidig som de sikrer at leverandørene overholder regelverket.

Fordeler med programvare for leverandørstyring

Løsninger for leverandøradministrasjon kan gi organisasjoner en rekke betydelige fordeler, inkludert:

Økt synlighet

Uten et VMS kan leverandørdata være spredt over flere avdelinger og team, noe som gjør det vanskelig å få en nøyaktig oversikt over leverandørens ytelse. Et VMS samler leverandørinformasjon i én enkelt plattform, slik at organisasjoner raskt kan identifisere trender for leverandørbruk og forbedringsområder.

Forbedret samsvarshåndtering

Leverandørstyringssystemer gir også virksomheter et sentralt lager for leverandørkontrakter og dokumenter, noe som gjør det lettere å sikre at leverandørene overholder reglene og redusere potensielle risikoer.

Strømlinjeformet onboarding av leverandører

Onboarding av leverandører er en viktig del av leverandørstyringen. Et VMS strømlinjeformer onboarding-prosessen ved å tilby en standardisert sjekkliste for onboarding av leverandører og automatisere kontroller av leverandørenes samsvar.

Forbedret leverandørytelse

Leverandørstyringssystemer gjør det mulig for virksomheter å spore leverandørens ytelsesmålinger som utnyttelsesgrad, kostnad per time og arbeidskvalitet. Med disse dataene er organisasjoner bedre i stand til å identifisere områder for forbedring av leverandørenes ytelse og iverksette korrigerende tiltak ved behov.

Kostnadsbesparelser

Ved å strømlinjeforme prosesser for onboarding av leverandører og leverandørstyring kan leverandørstyringssystemer hjelpe organisasjoner med å spare tid og penger i det lange løp. I tillegg gjør et VMS det mulig for virksomheter å raskt identifisere effektivitetsproblemer hos leverandører, slik at de kan iverksette korrigerende tiltak når det er nødvendig.

Administrer hele arbeidsflyten for administrasjon av innleid arbeidskraft med Onsiter VMS. Prøv gratis i dag.

Viktige funksjoner i et leverandørstyringssystem

Leverandørstyringssystemer inkluderer vanligvis en rekke nøkkelfunksjoner som hjelper selskaper med å optimalisere anskaffelsesprosessen og administrere leverandørforholdet og ytelsen. Når du leter etter det beste leverandørstyringssystemet, bør du se etter disse funksjonene:

Håndtering av leverandørkontrakter

Leverandørstyringssystemer gir et sentralt lager for leverandørkontrakter og dokumenter, noe som gjør det enklere å sikre at leverandørene overholder kravene.

Innebygd automatisering av leverandører

Et leverandøradministrasjonssystem kan automatisere onboarding-prosesser for leverandører, for eksempel kvalifiseringssjekk og bakgrunnsscreening, og effektivisere onboarding av leverandører.

Sporing av leverandørprestasjoner

Et leverandørstyringssystem gjør det mulig for virksomheter å spore leverandørenes ytelsesmålinger som utnyttelsesgrad, kostnad per time og arbeidskvalitet.

Overvåking av leverandørrisiko

Leverandørstyringssystemer gjør det mulig for organisasjoner å utføre risikovurderinger ved å gi innsyn i leverandørers samsvarstiltak, leverandørrelasjoner og bakgrunnssjekker av leverandører.

Rapporteringsverktøy

Leverandørstyringssystemer gir virksomheter tilpassede rapporteringsverktøy, slik at de kan spore leverandørbruk og leverandørprestasjonsmålinger.

Hvordan implementere et leverandørstyringssystem

Hvis du ønsker å implementere et leverandørstyringssystem for styring av innleid arbeidskraft, er det viktig å planlegge og forberede nøye for å sikre en vellykket implementering. I dette avsnittet gir vi deg en trinnvis veiledning i hvordan du implementerer et VMS, fra valg av leverandør til opplæring og innføring.

Trinn 1: Valg av leverandør

Det første trinnet i implementeringen av et leverandørstyringssystem er valg av leverandør. I løpet av denne prosessen er det viktig å vurdere leverandørens evner, prismodeller og kundevurderinger når du velger riktig leverandør for organisasjonen din.

Trinn 2: Teknologisk oppsett

Når du har valgt en leverandør, er neste trinn å sette opp leverandørstyringssystemet. Dette inkluderer konfigurering av leverandørprofiler og oppsett av leverandørkontrakter, onboarding-prosesser for leverandører og systemer for sporing av leverandørers ytelse.

Trinn 3: Opplæring

Implementering av et VMS krever at de ansatte lærer seg et nytt system, så det er viktig å gi tilstrekkelig opplæring i hvordan man bruker leverandørstyringssystemet. Gi de ansatte detaljerte instruksjoner om hvordan de skal bruke leverandørstyringssystemet, og sørg for at de er fortrolige med alle funksjonene.

Trinn 4: Innføring og overvåking

Når leverandørstyringssystemet er implementert, er det viktig å overvåke leverandørenes ytelse regelmessig. Dette innebærer sporing av leverandørmålinger som utnyttelsesgrad og kostnad per time, i tillegg til tiltak for leverandøroverholdelse, leverandørrelasjoner og bakgrunnssjekker av leverandører. I tillegg er det viktig å sikre at de ansatte bruker leverandørstyringssystemet slik det er tiltenkt for å få mest mulig ut av det.

Beste praksis for bruk av et leverandørstyringssystem

Å velge den beste programvaren for leverandørstyring for virksomheten din kan gi betydelige fordeler for styring av en bedrifts eksterne arbeidsstyrke. Det er imidlertid viktig å følge beste praksis for å maksimere systemets effektivitet. Her er noen viktige beste fremgangsmåter for bruk av et leverandørstyringssystem.

1. Etablere prestasjonsmålinger for leverandører: Etablere prestasjonsmålinger for leverandører, for eksempel utnyttelsesgrad, kostnad per time og kvalitet på arbeidet, for å sikre at leverandørenes prestasjoner overvåkes konsekvent.
2. Opprett onboarding-prosesser for leverandører: Opprett onboarding-prosesser for ekstern arbeidskraft som automatiserer bakgrunnssjekker, kvalifiseringskontroller og andre onboarding-prosesser for leverandører for å effektivisere onboarding av leverandører.
3. Fremme leverandørrelasjoner: Fremme leverandørrelasjoner ved å gi leverandøren tilbakemelding på ytelse, tilby insentiver og fremme åpen kommunikasjon mellom leverandøren og selskapet.
4. Implementere tiltak for overholdelse av leverandørkrav: Gjennomfør tiltak for overholdelse av leverandørkrav, for eksempel bakgrunnssjekker og opplæringskrav, for å sikre at leverandøren overholder kontraktsforpliktelsene.
5. Kommuniser regelmessig: Sørg for å kommunisere regelmessig med leverandørressurser som leverandører og bemanningsbyråer for å sikre at leverandørens prestasjonsmål nås og at leverandørkravene oppfylles.

Konklusjon

Leverandørstyringssystemer gir virksomheter de verktøyene de trenger for å administrere sin eksterne arbeidsstyrke mer effektivt. Ved å følge trinnene som er skissert i denne veiledningen, kan du implementere et leverandørstyringssystem og maksimere effektiviteten ved å følge beste praksis, for eksempel ved å etablere prestasjonsmålinger for leverandører, opprette onboarding-prosesser for leverandører, fremme leverandørrelasjoner, iverksette tiltak for overholdelse av leverandørkrav og kommunisere regelmessig med leverandørressurser. Med riktig leverandørstyringssystem på plass kan organisasjoner oppnå større kostnadsbesparelser og optimalisering av leverandørenes ytelse.