¿Qué es un sistema de gestión de proveedores? Guía para gestores de personal externo

A medida que el mundo empresarial depende cada vez más de los trabajadores eventuales, la gestión de las relaciones con los proveedores y su rendimiento se ha vuelto más importante que nunca. Para los gestores de personal de TI, un sistema de gestión de proveedores (VMS) puede proporcionar una solución integral para la gestión de proveedores.

En esta guía, nos adentraremos en lo que es un VMS y los beneficios que puede proporcionar, así como las características clave que se deben buscar al seleccionar un sistema de gestión de proveedores. También proporcionaremos una guía paso a paso para implantar un VMS y compartiremos las mejores prácticas para utilizar un sistema de gestión de proveedores con el fin de maximizar su eficacia.

¿Qué es un sistema de gestión de proveedores?

En esencia, la gestión de proveedores es el proceso de gestionar las relaciones con los proveedores y su rendimiento. Un sistema de gestión de proveedores (VMS) automatiza estos procesos empresariales proporcionando una plataforma intuitiva para que las organizaciones incorporen proveedores, colaboren con ellos en proyectos, evalúen las métricas de rendimiento y supervisen el cumplimiento de los proveedores.

Un VMS permite a las organizaciones gestionar la información de los proveedores, como contratos, datos de contacto y condiciones de pago, en una ubicación segura, así como identificar fácilmente los posibles riesgos de los proveedores. Además, el software de gestión de proveedores permite a las empresas crear informes personalizados sobre la utilización de proveedores, la exactitud de los pagos y las métricas de rendimiento de los proveedores para conocer mejor el ROI de su mano de obra externa.

Al agilizar la incorporación de proveedores, los sistemas de gestión de proveedores ahorran tiempo y dinero a las empresas, al tiempo que garantizan su cumplimiento.

Ventajas del software de gestión de proveedores

Las soluciones de gestión de proveedores pueden proporcionar a las organizaciones una serie de beneficios significativos, entre los que se incluyen:

Mayor visibilidad

Sin un VMS, los datos de los proveedores pueden estar dispersos en varios departamentos y equipos, lo que dificulta la obtención de una visión precisa del rendimiento de los proveedores. Un VMS agrega la información de los proveedores en una única plataforma, lo que permite a las organizaciones identificar rápidamente las tendencias de utilización de los proveedores y las áreas de mejora.

Mejora de la gestión del cumplimiento

Los sistemas de gestión de proveedores también proporcionan a las empresas un repositorio central de contratos y documentos de proveedores, lo que facilita garantizar su cumplimiento y mitigar posibles riesgos.

Agilización de la incorporación de proveedores

La incorporación de proveedores es una parte esencial de la gestión de proveedores. Un VMS agiliza el proceso de incorporación proporcionando una lista de comprobación estandarizada y automatizando las comprobaciones de conformidad de los proveedores.

Mejora del rendimiento de los proveedores

Los sistemas de gestión de proveedores permiten a las empresas realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento de los proveedores, como la tasa de utilización, el coste por hora y la calidad del trabajo. Con estos datos, las organizaciones pueden identificar mejor las áreas de mejora en el rendimiento de los proveedores y tomar medidas correctivas cuando sea necesario.

Ahorro de costes

Al agilizar los procesos de incorporación y gestión de proveedores, los sistemas de gestión de proveedores pueden ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. Además, un VMS permite a las empresas identificar rápidamente los problemas de eficiencia de los proveedores, lo que les permite tomar medidas correctivas cuando sea necesario.

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Características principales de un sistema de gestión de proveedores

Los sistemas de gestión de proveedores suelen incluir una serie de características clave que ayudan a las empresas a optimizar el proceso de adquisición y a gestionar su relación con los proveedores y su rendimiento. Cuando busque el mejor sistema de gestión de proveedores, fíjese en estas características:

Gestión de contratos con proveedores

Los sistemas de gestión de proveedores proporcionan un repositorio central para los contratos y documentos de los proveedores, lo que facilita garantizar su cumplimiento.

Automatización de la incorporación de proveedores

Un VMS puede automatizar los procesos de incorporación de proveedores, como las comprobaciones de elegibilidad y la investigación de antecedentes, agilizando la incorporación de proveedores.

Seguimiento del rendimiento de los proveedores

Un sistema de gestión de proveedores permite a las empresas realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento de los proveedores, como la tasa de utilización, el coste por hora y la calidad del trabajo.

Control del riesgo de los proveedores

Los sistemas de gestión de proveedores permiten a las organizaciones realizar evaluaciones de riesgos al proporcionar visibilidad de las medidas de cumplimiento de los proveedores, las relaciones con los proveedores y las comprobaciones de antecedentes de los proveedores.

Herramientas de elaboración de informes

Los sistemas de gestión de proveedores proporcionan a las empresas herramientas de generación de informes personalizadas que les permiten realizar un seguimiento de la utilización de los proveedores y de las métricas de rendimiento de los mismos.

Cómo implantar un sistema de gestión de proveedores

Si desea implantar un sistema de gestión de proveedores o vendedores para la gestión del personal eventual, es importante planificar y preparar cuidadosamente la implantación para garantizar el éxito. En esta sección, le proporcionaremos una guía paso a paso sobre cómo implantar un VMS, desde la selección del proveedor hasta la formación y la adopción.

Paso 1: Selección del proveedor

El primer paso en la implantación de un sistema de gestión de proveedores es la selección del proveedor. Durante este proceso, es importante tener en cuenta las capacidades del proveedor, los modelos de precios y las opiniones de los clientes a la hora de seleccionar el proveedor adecuado para su organización.

Paso 2: Configuración de la tecnología

Una vez seleccionado el proveedor, el siguiente paso es configurar el sistema de gestión de proveedores. Esto incluye configurar los perfiles de los proveedores y los contratos, los procesos de incorporación y los sistemas de seguimiento del rendimiento de los proveedores.

Paso 3: Formación

La implantación de un sistema de gestión de proveedores requiere que los empleados aprendan a utilizar un nuevo sistema, por lo que es importante proporcionarles una formación adecuada sobre su uso. Proporcione a los empleados instrucciones detalladas sobre cómo utilizar el sistema de gestión de proveedores y asegúrese de que se sienten cómodos con todas sus funciones.

Paso 4: Adopción y supervisión

Una vez implantado el sistema de gestión de proveedores, es importante supervisar periódicamente su rendimiento. Esto implica el seguimiento de las métricas del proveedor, como la tasa de utilización y el coste por hora, así como las medidas de cumplimiento del proveedor, las relaciones con el proveedor y la comprobación de los antecedentes del proveedor. Además, es importante asegurarse de que los empleados utilizan el VMS según lo previsto para sacarle el máximo partido.

Mejores prácticas para utilizar un sistema de gestión de proveedores

La elección del mejor software de gestión de proveedores para su empresa puede proporcionar importantes beneficios para la gestión de la mano de obra externa de una empresa. Sin embargo, es importante seguir las mejores prácticas para maximizar la eficacia del sistema. Estas son algunas de las mejores prácticas clave para utilizar un sistema de gestión de proveedores.

1. Establezca métricas de rendimiento de los proveedores: Establezca métricas de rendimiento de los proveedores, como la tasa de utilización, el coste por hora y la calidad del trabajo, para garantizar que el rendimiento de los proveedores se supervisa de forma coherente.
2. Cree procesos de incorporación de proveedores: Cree procesos de incorporación para su mano de obra externa que automaticen las comprobaciones de antecedentes, las comprobaciones de elegibilidad y otros procesos de incorporación de proveedores para agilizar la incorporación de proveedores.
3. Fomente las relaciones con los proveedores: Fomente las relaciones con los proveedores proporcionándoles información sobre su rendimiento, ofreciéndoles incentivos y promoviendo una comunicación abierta entre ellos y la empresa.
4. Implantar medidas de cumplimiento de los proveedores: Implemente medidas de cumplimiento por parte de los proveedores, como la comprobación de antecedentes y los requisitos de formación, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los proveedores.
5. Comuníquese con regularidad: Asegúrese de comunicarse regularmente con los recursos del proveedor, como los proveedores y las agencias de contratación, para garantizar que se cumplen los objetivos de rendimiento y los requisitos del proveedor.

Conclusión

Los sistemas de gestión de proveedores proporcionan a las empresas las herramientas necesarias para gestionar su mano de obra externa de forma más eficiente y eficaz. Siguiendo los pasos descritos en esta guía, puede implantar con éxito un sistema de gestión de proveedores y maximizar su eficacia siguiendo las mejores prácticas, como establecer métricas de rendimiento de los proveedores, crear procesos de incorporación de proveedores, fomentar las relaciones con los proveedores, implantar medidas de cumplimiento de los proveedores y comunicarse regularmente con los recursos de los proveedores. Con el sistema de gestión de proveedores adecuado, las organizaciones pueden conseguir un mayor ahorro de costes y una optimización del rendimiento de los proveedores.