Hvad er et vendor management system? En vejledning for ledere af eksterne medarbejdere

I takt med at erhvervslivet bliver mere og mere afhængig af kontingentarbejdere, er det blevet vigtigere end nogensinde før at styre leverandørrelationer og -præstationer. For it-arbejdsstyringsledere kan et vendor management system (VMS) være en omfattende løsning til leverandørstyring.

I denne vejledning dykker vi ned i, hvad et VMS er, og hvilke fordele det kan give, samt hvilke nøglefunktioner man skal kigge efter, når man vælger et vendor management system. Vi giver også en trin-for-trin-guide til implementering af et VMS og deler bedste praksis for brug af et vendor management system for at maksimere dets effektivitet.

Hvad er et vendor management system?

Vendor Management er i bund og grund en proces, hvor man styrer leverandørrelationer og -præstationer. Et vendor management system(VMS) automatiserer disse forretningsprocesser ved at levere en intuitiv platform, hvor organisationer kan tilknytte leverandører, samarbejde med dem om projekter, evaluere præstationsmålinger og overvåge leverandørernes overholdelse af reglerne.

Et VMS giver organisationer mulighed for at administrere oplysninger om leverandører, f.eks. kontrakter, kontaktoplysninger og betalingsbetingelser, på ét sikkert sted og for nemt at identificere potentielle risici ved leverandører. Derudover giver software til leverandørstyring virksomheder mulighed for at oprette brugerdefinerede rapporter om udnyttelse af leverandører, betalingsnøjagtighed og leverandørpræstationsmålinger for at få bedre indsigt i ROI af deres eksterne arbejdsstyrke.

Ved at strømline leverandørernes onboarding sparer VMS virksomheder tid og penge og sikrer samtidig, at leverandørerne overholder reglerne.

Fordele ved software til leverandørstyring

Leverandørstyringsløsninger kan give organisationer en række betydelige fordele, bl.a:

Øget synlighed

Uden et VMS kan data om leverandører være spredt på tværs af flere afdelinger og teams, hvilket gør det svært at få et præcist overblik over leverandørernes præstationer. Et VMS samler leverandøroplysningerne på en enkelt platform, så organisationer hurtigt kan identificere tendenser i leverandørudnyttelsen og områder, der kan forbedres.

Forbedret styring af overholdelse

VMS  giver også virksomheder et centralt lager for leverandørkontrakter og -dokumenter, hvilket gør det lettere at sikre, at leverandører overholder reglerne og mindske potentielle risici.

Strømlinet onboarding af leverandører

Onboarding af leverandører er en vigtig del af leverandørstyring. Et VMS strømliner onboarding-processen ved at levere en standardiseret tjekliste for leverandør-onboarding og automatisere kontrollen af leverandørernes overholdelse af reglerne.

Forbedret leverandørydelse

VMS gør det muligt for virksomheder at spore leverandørernes præstationsmålinger som f.eks. udnyttelsesgrad, omkostninger pr. time og arbejdskvalitet. Med disse data er organisationer bedre i stand til at identificere områder, hvor der er behov for forbedringer i leverandørernes præstationer, og træffe korrigerende foranstaltninger, når det er nødvendigt.

Besparelser af omkostninger

Ved at strømline processer for indskrivning af leverandører og leverandørstyring kan VMS hjælpe organisationer med at spare tid og penge i det lange løb. Derudover giver et VMS virksomheder mulighed for hurtigt at identificere problemer med leverandørernes effektivitet, så de kan træffe korrigerende foranstaltninger, når det er nødvendigt.

Administrer hele din arbejdsgang til styring af kontingentarbejdere med Onsiter VMS. Prøv gratis i dag.

Nøglefunktioner i et vendor management system

VMS indeholder typisk en række nøglefunktioner, der hjælper virksomheder med at optimere indkøbsprocessen og styre deres leverandørforhold og -præstationer. Når du leder efter det bedste vendor management system, skal du kigge efter disse funktioner:

Styring af leverandøraftaler

VMS giver et centralt lager for leverandørkontrakter og -dokumenter, hvilket gør det lettere at sikre, at leverandørerne overholder reglerne.

Automatisering af leverandørens indtræden

Et VMS kan automatisere processer for indskrivning af leverandører som f.eks. kontrol af berettigelse og baggrundsscreening, hvilket strømliner indskrivningen af leverandører.

Opfølgning af leverandørens præstationer

Et vendor management system gør det muligt for virksomheder at spore leverandørernes præstationsmålinger som f.eks. udnyttelsesgrad, omkostninger pr. time og arbejdskvalitet.

Overvågning af leverandørrisici

VMS gør det muligt for virksomheder at foretage risikovurdering ved at give overblik over foranstaltninger til overholdelse af leverandører, leverandørforhold og baggrundskontrol af leverandører.

Rapporteringsværktøjer

VMS giver virksomheder brugerdefinerede rapporteringsværktøjer, så de kan følge leverandørernes anvendelse og deres præstationsmålinger.

Sådan implementeres et vendor management system

Hvis du ønsker at implementere et leverandør- eller vendor management system til styring af kontingentarbejdere, er det vigtigt at planlægge og forberede dig omhyggeligt for at sikre en vellykket implementering. I dette afsnit giver vi dig en trinvis vejledning i, hvordan du implementerer et VMS, lige fra valg af leverandør til uddannelse og vedtagelse.

Trin 1: Valg af leverandør

Det første skridt i implementeringen af et vendor management system er valg af leverandør. Under denne proces er det vigtigt at overveje leverandørens muligheder, prismodeller og kundeanmeldelser, når du vælger den rigtige leverandør til din organisation.

Trin 2: Opsætning af teknologi

Når du har valgt en leverandør, er det næste skridt at opsætte leverandørstyringssystemet. Dette omfatter konfigurering af leverandørprofiler og opsætning af leverandørkontrakter, processer for indskrivning af leverandører og systemer til sporing af leverandørernes præstationer.

Trin 3: Uddannelse

Implementeringen af et VMS kræver, at medarbejderne lærer et nyt system, så det er vigtigt at sørge for passende uddannelse i brugen af leverandørstyringssystemet. Giv medarbejderne detaljerede instruktioner om, hvordan de skal bruge leverandørstyringssystemet, og sørg for, at de er fortrolige med alle dets funktioner.

Trin 4: Vedtagelse og overvågning

Når leverandørstyringssystemet er blevet implementeret, er det vigtigt at overvåge leverandørernes præstationer regelmæssigt. Dette indebærer sporing af leverandørmålinger som f.eks. udnyttelsesgrad og omkostninger pr. time samt foranstaltninger til overholdelse af leverandørreglerne, leverandørforhold og baggrundskontrol af leverandører. Derudover er det vigtigt at sikre, at medarbejderne bruger VMS efter hensigten for at få mest muligt ud af det.

Bedste praksis for brug af et vendor management system

Hvis du vælger den bedste leverandørstyringssoftware til din virksomhed, kan det give betydelige fordele i forbindelse med styringen af virksomhedens eksterne arbejdsstyrke. Det er dog vigtigt at følge bedste praksis for at maksimere systemets effektivitet. Her er nogle vigtige bedste praksis for brug af et vendor management system.

1. Fastsæt målinger af leverandørernes præstationer: Etablering af leverandørpræstationsmålinger som f.eks. udnyttelsesgrad, omkostninger pr. time og arbejdskvalitet for at sikre, at leverandørens præstationer overvåges konsekvent.
2. Opret processer for indføring af leverandører: Opret onboarding-processer for din eksterne arbejdskraft, der automatiserer baggrundskontrol, kontrol af berettigelse og andre processer for leverandør onboarding for at strømline leverandør onboarding.
3. Fremme leverandørforbindelser: Fremme leverandørrelationer ved at give leverandørerne feedback om deres præstationer, tilbyde incitamenter og fremme åben kommunikation mellem leverandøren og virksomheden.
4. Gennemfør foranstaltninger til overholdelse af leverandørreglerne: Gennemfør foranstaltninger til overholdelse af leverandørens forpligtelser, f.eks. baggrundskontrol og uddannelseskrav, for at sikre, at leverandøren overholder sine kontraktlige forpligtelser.
5. Kommunikér regelmæssigt: Sørg for at kommunikere regelmæssigt med leverandørressourcer som leverandører og bemandingsbureauer for at sikre, at leverandørens præstationsmål opfyldes, og at leverandørens krav opfyldes.

Konklusion

VMS giver virksomheder de nødvendige værktøjer til at styre deres eksterne arbejdskraft mere effektivt og virkningsfuldt. Ved at følge de trin, der er beskrevet i denne vejledning, kan du med succes implementere et vendor management system og maksimere dets effektivitet ved at følge bedste praksis, f.eks. ved at opstille målinger af leverandørpræstationer, skabe processer for indslusning af leverandører, fremme leverandørrelationer, implementere foranstaltninger til overholdelse af leverandørkravene og kommunikere regelmæssigt med leverandørressourcerne. Med det rigtige vendor management system på plads kan organisationer opnå større omkostningsbesparelser og optimering af leverandørernes ydeevne.