Mikä on toimittajahallintajärjestelmä? Opas ulkoisen työvoiman johtajille

Tässä oppaassa perehdymme siihen, mitä VMS on ja mitä etuja se voi tarjota, sekä tärkeimpiin ominaisuuksiin, joita kannattaa etsiä toimittajahallintajärjestelmää valittaessa. Annamme myös vaiheittaisen oppaan VMS-järjestelmän käyttöönottoon ja jaamme parhaita käytäntöjä toimittajahallintajärjestelmän käyttöön sen tehokkuuden maksimoimiseksi.

Mikä on toimittajahallintajärjestelmä?

Myyjähallinta on pohjimmiltaan toimittajasuhteiden ja suorituskyvyn hallintaa. Myyjähallintajärjestelmä (VMS) automatisoi nämä liiketoimintaprosessit tarjoamalla organisaatioille intuitiivisen alustan, jonka avulla ne voivat ottaa myyjiä palvelukseensa, tehdä heidän kanssaan yhteistyötä projekteissa, arvioida suorituskykymittareita ja valvoa myyjien vaatimustenmukaisuutta.

VMS:n avulla organisaatiot voivat hallinnoida toimittajien tietoja, kuten sopimuksia, yhteystietoja ja maksuehtoja, yhdessä turvallisessa paikassa sekä tunnistaa helposti mahdolliset toimittajariskit. Lisäksi myyjien hallintaohjelmiston avulla yritykset voivat luoda mukautettuja raportteja myyjien käytöstä, maksujen oikeellisuudesta ja toimittajien suorituskykymittareista, jotta ne saavat paremman käsityksen ulkoisen työvoiman ROI:sta.

Tehostamalla toimittajien käyttöönottoa toimittajahallintajärjestelmät säästävät yritysten aikaa ja rahaa ja varmistavat samalla toimittajien vaatimustenmukaisuuden.

Myyjähallintaohjelmistojen edut

Myyjähallintaratkaisut voivat tarjota organisaatioille useita merkittäviä etuja, kuten

Lisääntynyt näkyvyys

Ilman VMS-järjestelmää myyjätiedot voivat olla hajallaan useilla eri osastoilla ja tiimeissä, mikä vaikeuttaa tarkan kuvan saamista myyjien suorituskyvystä. VMS kokoaa myyjätiedot yhdelle alustalle, jolloin organisaatiot voivat nopeasti tunnistaa myyjien käytön trendit ja parannuskohteet.

Parannettu vaatimustenmukaisuuden hallinta

Toimittajahallintajärjestelmät tarjoavat yrityksille myös keskitetyn säilytyspaikan toimittajasopimuksille ja -asiakirjoille, mikä helpottaa toimittajien vaatimustenmukaisuuden varmistamista ja mahdollisten riskien vähentämistä.

Tehostettu toimittajien käyttöönotto

Myyjän tai toimittajan aloitus on olennainen osa toimittajahallintaa. VMS virtaviivaistaa käyttöönottoprosessia tarjoamalla vakiomuotoisen toimittajan käyttöönottotarkistuslistan ja automatisoimalla toimittajien vaatimustenmukaisuuden tarkistukset.

Toimittajien suorituskyvyn parantaminen

Toimittajahallintajärjestelmien avulla yritykset voivat seurata toimittajien suorituskykymittareita, kuten käyttöastetta, tuntikustannuksia ja työn laatua. Näiden tietojen avulla organisaatiot pystyvät paremmin tunnistamaan alueet, joilla toimittajien suorituskykyä voidaan parantaa, ja ryhtymään tarvittaessa korjaaviin toimiin.

Kustannussäästöt

Tehostamalla toimittajien käyttöönotto- ja hallintaprosesseja toimittajahallintajärjestelmät voivat auttaa organisaatioita säästämään aikaa ja rahaa pitkällä aikavälillä. Lisäksi VMS:n avulla yritykset voivat nopeasti tunnistaa myyjien tehokkuuteen liittyvät ongelmat, jolloin ne voivat tarvittaessa ryhtyä korjaaviin toimiin.

Hallitse koko ehdollisen työvoiman hallinnan työnkulkua Onsiter VMS:n avulla. Kokeile ilmaiseksi jo tänään.

Toimittajahallintajärjestelmän tärkeimmät ominaisuudet

Toimittajahallintajärjestelmiin sisältyy tyypillisesti useita keskeisiä ominaisuuksia, jotka auttavat yrityksiä optimoimaan hankintaprosessia ja hallitsemaan toimittajasuhteitaan ja suorituskykyään. Kun etsit parasta toimittajahallintajärjestelmää, kiinnitä huomiota näihin ominaisuuksiin:

Myyjäsopimusten hallinta

Myyjähallintajärjestelmät tarjoavat keskitetyn säilytyspaikan toimittajasopimuksille ja -asiakirjoille, mikä helpottaa toimittajien vaatimustenmukaisuuden varmistamista.

Myyjän sisäänoton automatisointi

VMS-järjestelmä voi automatisoida toimittajien sisäänottoprosesseja, kuten kelpoisuustarkastuksia ja taustaselvityksiä, ja tehostaa näin toimittajien sisäänottoa.

Toimittajien suorituskyvyn seuranta

Myyjien hallintajärjestelmän avulla yritykset voivat seurata myyjien suorituskykymittareita, kuten käyttöastetta, tuntikustannuksia ja työn laatua.

Toimittajariskien seuranta

Toimittajahallintajärjestelmien avulla organisaatiot voivat suorittaa riskinarviointia tarjoamalla näkyvyyttä toimittajien vaatimustenmukaisuustoimenpiteisiin, toimittajasuhteisiin ja toimittajien taustatarkastuksiin.

Raportointityökalut

Toimittajahallintajärjestelmät tarjoavat yrityksille räätälöityjä raportointityökaluja, joiden avulla ne voivat seurata toimittajien käyttöä ja toimittajien suorituskykymittareita.

Miten toimittajahallintajärjestelmä otetaan käyttöön

Jos aiot ottaa käyttöön myyjien tai toimittajien hallintajärjestelmän ehdollisen työvoiman hallintaa varten, on tärkeää suunnitella ja valmistautua huolellisesti onnistuneen käyttöönoton varmistamiseksi. Tässä osiossa annamme sinulle vaiheittaisen oppaan VMS-järjestelmän käyttöönotosta toimittajan valinnasta koulutukseen ja käyttöönottoon.

Vaihe 1: Toimittajan valinta

Ensimmäinen vaihe toimittajahallintajärjestelmän käyttöönotossa on toimittajan valinta. Tämän prosessin aikana on tärkeää ottaa huomioon toimittajan ominaisuudet, hinnoittelumallit ja asiakasarviot, kun valitset organisaatiollesi oikean toimittajan.

Vaihe 2: Teknologian käyttöönotto

Kun olet valinnut toimittajan, seuraava vaihe on toimittajahallintajärjestelmän käyttöönotto. Tähän kuuluu myyjäprofiilien määrittäminen ja myyjäsopimusten, myyjien sisäänottoprosessien ja myyjien suorituskyvyn seurantajärjestelmien asettaminen.

Vaihe 3: Koulutus

VMS-järjestelmän käyttöönotto edellyttää, että työntekijät opettelevat uuden järjestelmän, joten on tärkeää antaa asianmukaista koulutusta toimittajahallintajärjestelmän käytöstä. Anna työntekijöille yksityiskohtaiset ohjeet siitä, miten myyjien hallintajärjestelmää käytetään, ja varmista, että he tuntevat kaikki sen ominaisuudet.

Vaihe 4: Käyttöönotto ja seuranta

Kun toimittajahallintajärjestelmä on otettu käyttöön, on tärkeää seurata säännöllisesti toimittajien toimintaa. Tähän kuuluu myyjien tunnuslukujen, kuten käyttöasteen ja tuntikustannusten, sekä myyjien vaatimustenmukaisuustoimenpiteiden, myyjäsuhteiden ja myyjien taustatarkastusten seuraaminen. Lisäksi on tärkeää varmistaa, että työntekijät käyttävät VMS-järjestelmää tarkoituksenmukaisesti, jotta siitä saadaan kaikki hyöty irti.

Parhaat käytännöt toimittajahallintajärjestelmän käyttöön

Kun valitset yrityksellesi parhaan toimittajahallintaohjelmiston, se voi tarjota merkittäviä etuja yrityksen ulkoisen työvoiman hallinnassa. On kuitenkin tärkeää noudattaa parhaita käytäntöjä järjestelmän tehokkuuden maksimoimiseksi. Seuraavassa on joitakin keskeisiä parhaita käytäntöjä toimittajahallintajärjestelmän käyttöön.

1. Määritä myyjien suorituskykymittarit: Määritä myyjien suorituskykymittarit, kuten käyttöaste, tuntikustannukset ja työn laatu, jotta voit varmistaa, että myyjien suorituskykyä seurataan johdonmukaisesti.
2. Luo toimittajien käyttöönottoprosessit: Luo ulkoista työvoimaa varten sisäänottoprosessit, jotka automatisoivat taustatarkastukset, kelpoisuustarkastukset ja muut toimittajien sisäänottoprosessit, jotta toimittajien sisäänotto sujuvoituu.
3. Edistä myyjäsuhteita: Edistä myyjäsuhteita antamalla myyjille palautetta suorituksesta, tarjoamalla kannustimia ja edistämällä avointa viestintää myyjän ja yrityksen välillä.
4. Toteuta myyjien vaatimustenmukaisuustoimenpiteitä: Toteuta myyjien vaatimustenmukaisuustoimenpiteitä, kuten taustatarkastuksia ja koulutusvaatimuksia, jotta varmistetaan, että myyjät noudattavat sopimusvelvoitteita.
5. Kommunikoi säännöllisesti: Varmista, että olet säännöllisesti yhteydessä toimittajaresursseihin, kuten toimittajantoimittajiin ja henkilöstövuokrausyrityksiin, varmistaaksesi, että toimittajan suorituskykytavoitteet saavutetaan ja toimittajan vaatimukset täytetään.

Johtopäätös

Toimittajahallintajärjestelmät tarjoavat yrityksille tarvittavat välineet, joilla ne voivat hallita ulkoista työvoimaansa tehokkaammin ja tuloksekkaammin. Seuraamalla tässä oppaassa esitettyjä vaiheita voit ottaa menestyksekkäästi käyttöön toimittajahallintajärjestelmän ja maksimoida sen tehokkuuden noudattamalla parhaita käytäntöjä, kuten laatimalla toimittajien suorituskykymittareita, luomalla toimittajien sisäänottoprosesseja, vaalimalla toimittajasuhteita, ottamalla käyttöön toimittajien vaatimustenmukaisuutta koskevia toimenpiteitä ja kommunikoimalla säännöllisesti toimittajaresurssien kanssa. Kun käytössä on oikea toimittajahallintajärjestelmä, organisaatiot voivat saavuttaa suurempia kustannussäästöjä ja optimoida toimittajien suorituskykyä.