Cos’è un sistema di gestione dei fornitori? Una guida per i responsabili della forza lavoro esterna

Poiché il mondo delle imprese fa sempre più affidamento sui lavoratori contingenti, la gestione delle relazioni e delle prestazioni dei fornitori è diventata più importante che mai. Per i responsabili della forza lavoro IT, un sistema di gestione dei fornitori (VMS) può fornire una soluzione completa per la gestione dei fornitori.

In questa guida, ci occuperemo di cosa sia un VMS e dei benefici che può offrire, oltre che delle caratteristiche chiave da ricercare nella scelta di un sistema di gestione dei fornitori. Inoltre, forniremo una guida passo-passo per l’implementazione di un VMS e condivideremo le best practice per l’utilizzo di un sistema di gestione dei fornitori per massimizzarne l’efficacia.

Che cos’è un sistema di gestione dei fornitori?

La gestione dei fornitori è il processo di gestione delle relazioni e delle prestazioni dei fornitori. Un sistema di gestione dei fornitori (VMS) automatizza questi processi aziendali, fornendo una piattaforma intuitiva che consente alle organizzazioni di assumere i fornitori, collaborare con loro sui progetti, valutare le metriche di performance e monitorare la loro conformità.

Un VMS consente alle organizzazioni di gestire le informazioni sui fornitori, come i contratti, i dettagli di contatto e i termini di pagamento, in un’unica posizione sicura, nonché di identificare facilmente i potenziali rischi dei fornitori. Inoltre, il software di gestione dei fornitori consente alle aziende di creare rapporti personalizzati sull’utilizzo dei fornitori, sull’accuratezza dei pagamenti e sulle metriche di performance dei fornitori, per una migliore comprensione del ROI della loro forza lavoro esterna.

Semplificando l’onboarding dei fornitori, i sistemi di gestione dei fornitori consentono alle aziende di risparmiare tempo e denaro, garantendo al contempo la conformità dei fornitori.

Benefici del software di gestione dei fornitori

Le soluzioni di gestione dei fornitori possono fornire alle organizzazioni una serie di benefici significativi, tra cui:

Maggiore visibilità

Senza un VMS, i dati dei fornitori possono essere dispersi in diversi reparti e team, rendendo difficile ottenere una visione accurata delle prestazioni dei fornitori. Un VMS aggrega le informazioni sui fornitori in un’unica piattaforma, consentendo alle organizzazioni di identificare rapidamente le tendenze di utilizzo dei fornitori e le aree di miglioramento.

Migliore gestione della conformità

I sistemi di gestione dei fornitori forniscono alle aziende un archivio centrale per i contratti e i documenti dei fornitori, rendendo più facile garantire la conformità dei fornitori e ridurre i rischi potenziali.

Semplificazione dell’onboarding dei fornitori

L’onboarding dei fornitori è una parte essenziale della gestione dei fornitori. Un VMS semplifica il processo di onboarding fornendo una lista di controllo standardizzata e automatizzando i controlli di conformità dei fornitori.

Miglioramento delle prestazioni dei fornitori

I sistemi di gestione dei fornitori consentono alle aziende di monitorare le metriche di performance dei fornitori, come il tasso di utilizzo, il costo orario e la qualità del lavoro. Grazie a questi dati, le organizzazioni sono in grado di identificare meglio le aree di miglioramento delle prestazioni dei fornitori e di intraprendere azioni correttive quando necessario.

Risparmio sui costi

Semplificando i processi di inserimento e gestione dei fornitori, i sistemi di gestione dei fornitori possono aiutare le organizzazioni a risparmiare tempo e denaro nel lungo periodo. Inoltre, un VMS permette alle aziende di identificare rapidamente i problemi di efficienza dei fornitori, consentendo loro di intraprendere azioni correttive quando necessario.

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Caratteristiche principali di un sistema di gestione dei fornitori

I sistemi di gestione dei fornitori includono in genere una serie di funzioni chiave che aiutano le aziende a ottimizzare il processo di approvvigionamento e a gestire le relazioni con i fornitori e le loro prestazioni. Quando cercate il miglior sistema di gestione dei fornitori, cercate queste caratteristiche:

Gestione dei contratti con i fornitori

I sistemi di gestione dei fornitori forniscono un repository centrale per i contratti e i documenti dei fornitori, rendendo più facile garantire la loro conformità.

Automazione dell’onboard del fornitore

Un VMS può automatizzare i processi di inserimento dei fornitori, come i controlli di idoneità e lo screening dei precedenti, semplificando l’inserimento dei fornitori.

Monitoraggio delle prestazioni dei fornitori

Un sistema di gestione dei fornitori consente alle aziende di monitorare le metriche di performance dei fornitori, come il tasso di utilizzo, il costo orario e la qualità del lavoro.

Monitoraggio del rischio dei fornitori

I sistemi di gestione dei fornitori consentono alle organizzazioni di effettuare una valutazione del rischio, fornendo visibilità sulle misure di conformità dei fornitori, sulle relazioni con i fornitori e sui controlli dei loro precedenti.

Strumenti di rapporto

I sistemi di gestione dei fornitori forniscono alle aziende strumenti di rapporto personalizzati, consentendo loro di monitorare l’utilizzo dei fornitori e le metriche relative alle loro prestazioni.

Come implementare un sistema di gestione dei fornitori

Se state cercando di implementare un sistema di gestione dei fornitori o dei fornitori per la gestione della forza lavoro contingente, è importante pianificare e prepararsi attentamente per garantire un’implementazione di successo. In questa sezione vi forniremo una guida passo passo su come implementare un VMS, dalla selezione del fornitore alla formazione e all’adozione.

Passo 1: selezione del fornitore

La prima fase dell’implementazione di un sistema di gestione dei fornitori è la selezione del fornitore. Durante questo processo, è importante considerare le capacità del fornitore, i modelli di prezzo e le recensioni dei clienti per scegliere il fornitore giusto per la vostra organizzazione.

Fase 2: impostazione della tecnologia

Una volta selezionato il fornitore, il passo successivo è la configurazione del sistema di gestione dei fornitori. Questo include la configurazione dei profili dei fornitori e l’impostazione dei contratti, dei processi di inserimento dei fornitori e dei sistemi di monitoraggio delle prestazioni dei fornitori.

Fase 3: formazione

L’implementazione di un VMS richiede che i dipendenti imparino un nuovo sistema, quindi è importante fornire una formazione adeguata su come utilizzare il sistema di gestione dei fornitori. Fornite ai dipendenti istruzioni dettagliate su come utilizzare il sistema di gestione dei fornitori e assicuratevi che siano a proprio agio con tutte le sue funzioni.

Fase 4: adozione e monitoraggio

Una volta implementato il sistema di gestione dei fornitori, è importante monitorarne regolarmente le prestazioni. Ciò comporta il monitoraggio delle metriche dei fornitori, come il tasso di utilizzo e il costo orario, nonché le misure di conformità dei fornitori, le relazioni con i fornitori e i controlli sui loro precedenti. Inoltre, è importante assicurarsi che i dipendenti utilizzino il VMS come previsto per trarne il massimo beneficio.

Le migliori pratiche per l’utilizzo di un sistema di gestione dei fornitori

La scelta del miglior software di gestione dei fornitori per la vostra azienda può fornire benefici significativi per la gestione della forza lavoro esterna. Tuttavia, è importante seguire le best practice per massimizzare l’efficacia del sistema. Ecco alcune best practice fondamentali per l’utilizzo di un sistema di gestione dei fornitori.

1. Stabilire metriche di performance dei fornitori: Stabilire metriche di performance del fornitore, come il tasso di utilizzo, il costo orario e la qualità del lavoro, per garantire un monitoraggio costante delle prestazioni del fornitore.
2. Creare processi di onboarding dei fornitori: Creare processi di onboarding per la manodopera esterna che automatizzino i controlli di background, i controlli di idoneità e altri processi di onboarding dei fornitori per semplificare l’onboarding dei fornitori.
3. Promuovere le relazioni con i fornitori: Promuovete le relazioni con i fornitori fornendo loro feedback sulle prestazioni, offrendo incentivi e favorendo una comunicazione aperta tra il fornitore e l’azienda.
4. Implementare misure di conformità dei fornitori: Implementare le misure di conformità del fornitore, come i controlli dei precedenti e i requisiti di formazione, per garantire la conformità del fornitore agli obblighi contrattuali.
5. Comunicare regolarmente: Assicuratevi di comunicare regolarmente con le risorse del fornitore, come i fornitori e le agenzie di selezione del personale, per assicurarvi che gli obiettivi di performance del fornitore siano raggiunti e che i requisiti del fornitore siano soddisfatti.

Conclusione

I sistemi di gestione dei fornitori forniscono alle aziende gli strumenti necessari per gestire la forza lavoro esterna in modo più efficiente ed efficace. Seguendo i passi descritti in questa guida, è possibile implementare con successo un sistema di gestione dei fornitori e massimizzarne l’efficacia seguendo le best practice, come la definizione di metriche di performance dei fornitori, la creazione di processi di onboarding dei fornitori, la promozione delle relazioni con i fornitori, l’implementazione di misure di conformità dei fornitori e la comunicazione regolare con le risorse dei fornitori. Con il giusto sistema di gestione dei fornitori, le organizzazioni possono ottenere maggiori risparmi sui costi e ottimizzare le prestazioni dei fornitori.