Webinar recap – Hur man effektivt digitaliserar upphandling och hantering av extern arbetskraft

Den 12 maj hade vi ett webinar med fokus på tips för att digitalisera extern arbetskraft på ett effektivt sätt. 

I detta webinariet tog Soren Rosenmeier, VD för Right People Group och Onsiter, upp grunderna för att digitalisera upphandling och hantering av extern arbetskraft. 

I huvuddelen av webinariet diskuterade Soren:

• Skäl för att digitalisera användningen av extern arbetskraft.
• Centraliserad kontra decentraliserad upphandling av konsulter.
• Viktiga processer som ska stödjas
• Typer av digitala lösningar för den externa arbetskraften

Soren visade också ett exempel på ett digitalt system för upphandling och hantering av den externa arbetskraften genom en snabb demo av Onsiter VMS.

Se hela webinaret

Varför den externa arbetskraften är viktig 

Den viktigaste faktorn för ett företags framgång är den kompetens som företaget har. För de flesta företag läggs stor vikt vid att rekrytera en intern arbetskraft, men enligt studier utgör den externa arbetskraften allt från 30-50 % av ett företags kompetens. 

Skäl för att digitalisera den externa arbetskraften

Pris och kvalitet

När du använder ett digitaliserat system för upphandling av arbetskraft har du en större räckvidd på konsultmarknaden. Som ett resultat av detta är det mer sannolikt att du hittar personer med rätt kompetens till bästa pris. 

Effektivitet

Ett digitalt system för extern arbetskraft stöder en snabbare tidsplan från behov till lösning för att få den kompetens du söker. En digital lösning erbjuder också funktioner som minimerar den tid som går åt till att upphandla och hantera den externa arbetskraften. Den förbättrar också onboarding- och offboarding-processerna så att du inte förlorar det värdefulla arbete som de har utfört efter att de har avslutat sitt arbete hos dig. 

Överensstämmelse 

De möjligheter som finns med digitala lösningar för upphandling och hantering av extern arbetskraft hjälper företag att uppfylla rättsliga, skattemässiga och GDPR-krav. Dessutom har rekryterande chefer bättre möjlighet att använda korrekta och godkända kontrakt för varje roll de anställer. En översikt över den externa arbetskraften är också ofta tillgänglig för hantering av efterlevnad. 

Olika perspektiv på vad som är viktigt

När man implementerar en digital lösning är det viktigt att vara medveten om vad som är viktigt för de olika intressenterna och fokusera på de punkter som gör livet enklare.

Rekryteringschefer

Det är viktigt för rekryteringschefer att ha tillgång till konsulter av hög kvalitet via en digital lösning. Det är också avgörande att de snabbt kan hitta konsulter och att plattformen är lätt att använda. 

Upphandlingschefer

För upphandlingschefer är priset ofta ett viktigare kriterium när det gäller vilka konsulter som finns tillgängliga. Processöverensstämmelse står näst på deras prioriteringslista för en digital lösning, och därefter data och rapportering på organisationsnivå. 

Centraliserad kontra decentraliserad upphandling av konsulter

I ett centraliserat system går alla inköpsförfrågningar från de olika avdelningarna i ett företag till en avdelning – ofta upphandling. Sedan når upphandling ut till olika leverantörer och går sedan tillbaka till den begärande avdelningen för att tillsammans välja konsult. 

I ett decentraliserat upphandlingssystem gör rekryterande chefer sina egna sök- och urvalsprocesser. 

I den centraliserade processen finns det en enhetlig process, och det finns en fördelaktigt hög konkurrens bland leverantörerna. I många organisationer anser dock rekryteringschefer att denna process är för långsam och byråkratisk.

En decentralisering av processen kommer sannolikt att resultera i en snabbare och smidigare process, och organisationen kommer att kunna ha en närmare relation med leverantörerna eftersom de kommer att ha direktkontakt med dem. Det innebär också att rekryteringschefer ofta “ringer till en vän”, vilket introducerar partiskhet och låg konkurrens bland leverantörerna. 

Det bästa av två världar

En digital lösning maximerar fördelarna med både centraliserade och decentraliserade upphandlingsprocesser och minimerar samtidigt deras nackdelar. 

Införandet av en digital lösning skapar en snabb, smidig och konsekvent process, möjliggör en bred räckvidd på leverantörsmarknaden, ger hög konkurrensnivå, möjliggör direkt dialog med leverantörer och ger rekryterande chefer en överblick över sin externa arbetskraft. 

Processer som en digital lösning måste stödja

Det finns 6 processer som en digital lösning för hantering av extern arbetskraft måste stödja.

Krav

Du bör kunna tillhandahålla detaljerade och konsekventa krav som leverantören behöver för att kunna leverera den konsult du behöver. 

Baserat på sin erfarenhet konstaterar Soren att det är viktigt att dessa digitala plattformar kan ta emot distansarbetare utifrån de aktuella trender som framkallats av COVID-19. Han observerade också att företag som klarar sig bättre tenderar att ha en majoritet engelsktalande konsulter i sina team. Det möjliggör också en större räckvidd för talanger och därmed en mer konkurrenskraftig miljö för konsulternas kvalitet och pris. 

Projekt med attraktiva förslag är mer benägna att locka till sig extern arbetskraft än projekt med funktionella förslag. Genom att lyfta fram vad som gör ditt projekt attraktivt kan ditt företag skilja sig från andra och öka chanserna att få de bästa konsulterna. 

Marknadsräckvidd

En digital lösning för extern arbetskraft bör ge dig en bred räckvidd på marknaden eftersom detta ökar dina chanser att hitta den expert du söker till bästa pris.  

Leta efter en plattform som ger tillgång till egenanställda konsulter såväl som till dem som är anställda av en konsultbyrå. 

Din digitala lösning måste kunna ge din rekryterande chef ett centralt ramverk med möjlighet till en bred marknadsräckvidd. 

Kvalitetssäkring och förhandling 

Den digitala plattform som du väljer ska göra det möjligt för dig att utföra kvalitetssäkringskontroller så att du kan identifiera de bästa kandidaterna.  

För att bedöma en konsults kvalitet och lämplighet bör du enkelt kunna få tillgång till uppgifter som om konsultens typiska projektlängd motsvarar dina förväntningar och om de har återkommande kunder.

För det andra bör du ha en planerad och strukturerad intervju med konsulterna. Utan en strukturerad intervju kan intervjun sluta som en ytlig konversation i stället för ett djupgående samtal om projektet och konsultens förmåga.

Vid denna tidpunkt måste du förhandla om priset – innan du väljer din konsult snarare än efteråt.

Onboarding

Det är viktigt att ha grunderna på plats innan konsulten börjar, till exempel att ge tillgång till vissa system. Om du tar hand om detta efter konsultens ankomst kommer du att hindra konsulten från att komma igång. 

Informera konsulterna om organisationens uppdrag och syfte, precis som du skulle göra med en fast anställd. Sessionen behöver inte vara lång, men denna del av onboarding är nödvändig eftersom människor tenderar att arbeta bättre när de känner till sitt syfte. 

Ett annat praktiskt tips för onboarding av konsulter är att ha videobaserad utbildning för all grundläggande utbildning som de kan behöva innan de börjar. Förinspelade utbildningsvideor sparar mycket tid och gör det möjligt för konsulterna att börja skapa mervärde omedelbart. 

Genomförande 

Din valda digitala plattform bör ha kontraktsuppgifter som digitala kontrakt och förlängning av kontrakt en sömlös upplevelse. Det ska också vara enkelt att göra tidrapportering och inrätta en faktureringsprocess.   

Plattformen bör göra det möjligt för dig att mäta och registrera konsultens kvalitet. På så sätt kan du återanställa de konsulter som gjort ett bra jobb, och du kan dra nytta av deras förtrogenhet med din organisation.

Du bör också kunna dokumentera de lärdomar som erhållits från den konsult du anlitat. Som utomstående kan de sannolikt ge dig ett nytt perspektiv och objektiva åsikter om hur du kan förbättra saker och ting i ditt företag. 

Offboarding

Att ha en strukturerad offboardingprocess på plats är viktigt av flera skäl. För det första vill du inte förlora den värdefulla information som de tillhandahöll under tiden hos dig. Du vill också se till att du har tagit bort deras tillgång till dina system för att undvika säkerhetsrisker.  

Många företag förbiser möjligheten att upprätta ett flexibelt avtal med konsulten för framtida projekt. 

För det tredje bör ni ha en strukturerad kunskapsöverlämning. Detta kan ordnas redan från början, där de kan utbilda ditt team som de arbetar med under tiden. 

Datainsamling 

Din digitala lösning bör kunna samla in data om extern arbetskraft i hela organisationen. Du bör kunna få en överblick över din externa arbetskraft – till exempel hur mycket du har spenderat, vilken anställningsansvarig som anställde vem, vilka du för närvarande har och vilka leverantörer du anställde från. Denna översikt ger dig en korrekt bild av din externa arbetskraft.

Du bör också ha en flerdimensionell bild av dina konsultkostnader. Du bör till exempel kunna se vilken avdelning som utnyttjade en större budget, vilka typer av konsulter som var mest kostnadseffektiva och var du fick de mest effektiva leverantörerna. 

Du kan sedan fatta strategiska beslut om förbättringar utifrån de uppgifter du samlat in. 

Digitala lösningar för extern arbetskraft som finns på marknaden 

Det finns 2 breda kategorier för lösningar för upphandling och hantering av extern arbetskraft. Den första är ett leverantörshanteringssystem (VMS- Vendor Management System) och den andra är en leverantör av hanterade tjänster (MSP- Managed Service Provider). 

Ett betalt VMS är vanligtvis ett stort, komplext system som du kan använda för att hantera din externa arbetskraft. Några exempel är Beeline, Allegis och SAP Fieldglass. 

Den andra kategorin är en MSP-lösning, som gör att du kan lägga ut upphandlings- och administrationsarbetet på en leverantör. Några av de företag som gör detta är eWork i Skandinavien och Workforce Logiq i USA. 

Vår lösning, Onsiter, faller in i en egen kategori, som är ett gratis VMS-system. Användarna kan fritt utforska nya leverantörer, lägga till sina egna föredragna leverantörer, ta direktkontakt med leverantörer och hantera sin externa arbetskraft på en intuitiv och lättanvänd plattform. Vi tar inte ut någon avgift för att du ska kunna använda plattformen, i utbyte mot att vi kan lägga anbud på dina förfrågningar.

Onsiters kärnflöde

Vi utformade Onsiter för att uppfylla det som vi anser bör ingå i ett digitalt system för upphandling och förvaltning av extern arbetskraft. 

Det första en anställningsansvarig behöver är en mall för uppdrag så att viktig information snabbt kan läggas in. Vår mall innehåller de informationsfält som leverantörer behöver för att avgöra om de ska lägga ett bud på en roll eller inte. 

Sourcing av konsulter på Onsiter

Sedan finns det 3 sätt för den rekryterande chefen att skicka ut sina behov för att få konkurrenskraftiga anbud. Det första är till föredragna leverantörer, sedan finns det Vendor Universe och det tredje är Onsiter-marknadsplatsen. 

Föredragna leverantörer

När du använder Onsiter kan du lägga till din lista över föredragna leverantörer i systemet. Med den här funktionen kan du skicka nya uppdrag till leverantörer som du gillar att arbeta med. De får en länk till det uppdrag du har skapat och kan välja att lägga ett bud på det. Denna lista blir en centraliserad resurs för din organisation eftersom alla rekryteringschefer som använder systemet får tillgång till samma lista över föredragna leverantörer. 

Vendor Universe

Det andra sättet, Vendor Universe, kopplar dig till leverantörer som du ännu inte känner till. Vendor Universe är ett dataindex som vi har skapat och som gör att du kan hitta den konsult du behöver bland över 4 000 konsultleverantörer i Skandinavien. Allt du behöver göra är att göra en sökning på ett nyckelord, t.ex. cybersäkerhet, så får du en lista över leverantörers webbplatser som har detta nyckelord på sin webbplats. Du kommer att kunna markera leverantörer som du tycker är intressanta, kontakta dem direkt och skicka dem länken till de uppdrag du har skapat. 

Marknadsplatsen Onsiter

För det tredje finns vår marknadsplats. När du gör ditt uppdrag offentligt kommer konsulterna från Onsiter-marknadsplatsen att kunna se och lägga bud på de uppdrag du lägger upp. Om du väljer att anlita en konsult från Onsiter tjänar vi 5 % av det pris du ser i deras bud. Detta är det enda sättet för oss att tjäna pengar på vår plattform som annars är gratis att använda.

De bud du får kommer att följa samma struktur, så att du får parallell information från alla som är intresserade av ditt projekt eller uppdrag.

Manuell process

Det fjärde sättet är en manuell sökning som görs av vårt team, där vi spelar rollen som en föredragen leverantör som aktivt söker och väljer ut konsulter som ska lägga anbud på dina uppdrag. 

Onsiter demo

I den sista delen av webinariet före frågestunden gjorde Soren en snabb demonstration av Onsiter VMS. Lär dig hur den kostnadsfria digitala plattformen används för att upphandla och hantera en organisations externa arbetskraft.