Webinaarin yhteenveto: Miten ulkoisen työvoiman hankinta ja hallinta digitalisoidaan tehokkaasti?

Järjestimme 12. toukokuuta webinaarin, jossa keskityttiin vinkkeihin ulkoisen työvoiman tehokkaaseen digitalisointiin.

Webinaarissa Right People Groupin ja Onsiterin toimitusjohtaja Soren Rosenmeier käsitteli ulkoisen työvoiman hankinnan ja hallinnan digitalisoinnin perusteita.

Webinaarin pääosassa Soren käsitteli mm. seuraavia asioita:

• Syitä ulkoisen työvoiman käytön digitalisointiin
• Keskitetty vs. hajautettu konsulttien hankinta
• Keskeiset tuettavat prosessit
• Ulkoisen työvoiman digitaalisten ratkaisujen tyypit

Soren näytti myös esimerkin digitaalisesta järjestelmästä ulkoisen työvoiman hankintaan ja hallintaan Onsiter VMS:n nopean demon avulla.

Katso koko webinaari

Miksi ulkoisella työvoimalla on merkitystä?

Yrityksen menestyksen tärkein tekijä on yrityksen osaaminen. Useimmissa yrityksissä painotetaan suuresti sisäisen työvoiman rekrytointia, mutta tutkimusten mukaan ulkoisen työvoiman osuus yrityksen osaamisesta on 30–50 prosenttia.

Syitä ulkoisen työvoiman digitalisointiin

Hinta ja laatu

Kun käytät digitalisoitua työvoiman hankintajärjestelmää, sinulla on laajempi kattavuus toimittajamarkkinoilla. Näin ollen löydät todennäköisemmin oikean osaamisen omaavia henkilöitä parhaaseen hintaan.

Tehokkuus

Digitaalinen ulkoisen työvoiman hankintajärjestelmä tukee nopeampaa ”tarpeesta ratkaisuun” -aikataulua etsimiesi taitojen saamiseksi. Digitaalinen ratkaisu tarjoaa myös ominaisuuksia, jotka minimoivat ulkoisen työvoiman hankintaan ja hallinnointiin käytettävän ajan. Se parantaa myös projektin aloitus- ja päättämisprosesseja, jotta et menetä heidän tekemäänsä arvokasta työn tulosta, kun he ovat saaneet työnsä päätökseen kanssasi.

Vaatimustenmukaisuus 

Ulkoisen työvoiman hankintaan ja hallintaan tarkoitettujen digitaalisten ratkaisujen tarjoamat mahdollisuudet auttavat yrityksiä noudattamaan laki-, vero- ja GDPR-vaatimuksia. Lisäksi rekrytointipäälliköt pystyvät paremmin käyttämään oikeita ja hyväksyttyjä sopimuksia kuhunkin palkkaamaansa tehtävään. Myös yleiskatsaus ulkoisesta työvoimasta on usein saatavilla vaatimustenmukaisuuden hallintaa varten.

Erilaisia näkökulmia siihen, millä on merkitystä

Digitaalista ratkaisua käyttöönotettaessa on tärkeää tiedostaa, mikä on tärkeää eri sidosryhmille, ja keskittyä seikkoihin, jotka helpottavat elämää.

Recruiters and procurement managers have different priorities when choosing a digital solution.

Rekrytointipäälliköt

On tärkeää, että rekrytointipäälliköillä on pääsy laadukkaisiin konsultteihin digitaalisen ratkaisun kautta. On myös ratkaisevan tärkeää, että he löytävät konsultit nopeasti ja että alusta on helppokäyttöinen. 

Hankintapäälliköt

Hankintapäälliköille hinta on usein tärkeämpi kriteeri, kun on kyse saatavilla olevista konsulteista. Prosessien noudattaminen on seuraavana heidän prioriteettilistallaan digitaalisen ratkaisun suhteen, ja sitten tulevat tiedot ja raportointi organisaatiotasolla.

Keskitetty vs. hajautettu konsulttien hankinta

Keskitetyssä järjestelmässä kaikki yrityksen eri osastojen hankintapyynnöt menevät yhdelle osastolle – usein hankintaosastolle. Sen jälkeen hankintaosasto ottaa yhteyttä eri konsultteihin ja palaa sitten pyynnön esittäneeseen osastoon, jotta konsultti voidaan valita yhdessä.

Hajautetussa hankintajärjestelmässä palkkaavat johtajat tekevät omat haku- ja valintaprosessinsa.

Keskitetyssä prosessissa on yhtenäinen prosessi, ja konsulttien välillä on hyödyllistä suurta kilpailua. Monissa organisaatioissa palkkaavat johtajat pitävät tätä prosessia kuitenkin liian hitaana ja byrokraattisena.

Prosessin hajauttaminen johtaa todennäköisesti nopeampaan ja ketterämpään prosessiin, ja organisaatio voi olla läheisemmässä suhteessa konsultteihin, koska heillä on suora yhteys heihin. Se tarkoittaa myös sitä, että rekrytointipäälliköt usein “soittavat kaverille”, mikä aiheuttaa ennakkoluuloja ja vähäistä kilpailua konsulttien välillä. 

Molempien tapojen parhaat puolet

Digitaalinen ratkaisu maksimoi sekä keskitettyjen että hajautettujen hankintaprosessien hyvät puolet ja minimoi samalla niiden haitat.

Digitaalisen ratkaisun käyttöönotto luo nopean, ketterän ja johdonmukaisen prosessin, mahdollistaa laajan kattavuuden konsulttimarkkinoilla, aikaansaa korkeatasoista kilpailua, mahdollistaa suoran vuoropuhelun konsulttien kanssa ja antaa rekrytoiville päälliköille hyvän yleiskuvan ulkoisen työvoiman käytöstä. 

Prosessit, joita digitaalisen ratkaisun on tuettava

Ulkoisen työvoiman hallintaan tarkoitetun digitaalisen ratkaisun on tuettava kuutta prosessia. 

Prosessit, joita toimittajahallintajärjestelmän on tuettava

1. Vaatimukset

Sinun pitäisi pystyä esittämään yksityiskohtaiset ja johdonmukaiset vaatimukset, joita toimittaja tarvitsee voidakseen tarjota tarvitsemasi konsultin.

Kokemuksensa perusteella Soren toteaa, että näiden digitaalisten alustojen on tärkeää mukautua etätyöhön COVID-19:n aiheuttamien nykytrendien perusteella. Hän havaitsi myös, että yrityksillä, jotka menestyvät paremmin, on yleensä enemmistö englanninkielisiä konsultteja tiimeissään. Se mahdollistaa myös osaajien laajemman tavoittamisen ja siten kilpailukykyisemmän ympäristön konsulttien laadun ja hinnan osalta.

Hankkeet, joissa on houkuttelevia ehdotuksia, houkuttelevat todennäköisemmin ulkopuolisia työntekijöitä kuin hankkeet, joissa on toimivia ehdotuksia. Sen korostaminen, mikä tekee hankkeestasi houkuttelevan, auttaa erottamaan yrityksesi muista ja parantaa mahdollisuuksia saada parhaat konsultit.

2. Markkinoiden ulottuvuus
 

Ulkopuolisen työvoiman digitaalisen ratkaisun pitäisi saada sinulle laaja markkina-alue, koska se lisää mahdollisuuksiasi löytää etsimäsi asiantuntija parhaaseen hintaan.

Etsi alusta, joka tarjoaa pääsyn sekä freelance-konsultteihin että vuokratyöyrityksen palveluksessa oleviin konsultteihin.

Digitaalisen ratkaisusi on pystyttävä tarjoamaan palkkaavalle päälliköllesi keskitetty järjestelmä, joka mahdollistaa laajan markkinakattavuuden. 

3. Laadunvarmistus ja neuvottelut 

Valitsemasi digitaalisen alustan pitäisi mahdollistaa laadunvarmistustarkastukset, jotta voit tunnistaa parhaat ehdokkaat.

Arvioidaksesi konsultin laatua ja sopivuutta sinun olisi voitava helposti käyttää tietoja, kuten sitä, vastaako konsultin projektin tyypillinen kesto odotuksiasi ja onko hänellä vanhoja asiakkaita.

Toiseksi sinun olisi järjestettävä konsulttien kanssa suunnitelmallinen, jäsennelty haastattelu. Ilman strukturoitua rakennetta haastattelu voi jäädä pinnalliseksi keskusteluksi sen sijaan, että se olisi syvällinen keskustelu hankkeesta ja konsultin kyvyistä.

Tässä vaiheessa sinun on neuvoteltava hinnasta – mieluummin ennen kuin valitset konsultin kuin sen jälkeen.

4. Aloitus

On tärkeää, että perusasiat ovat kunnossa ennen konsultin aloittamista, kuten pääsy tiettyihin järjestelmiin. Tämän hoitaminen konsultin saapumisen jälkeen estää häntä pääsemästä alkuun.

Perehdytä konsultit organisaation tehtävään ja tarkoitukseen aivan kuten vakituisen työntekijän kohdalla. Vaiheen ei tarvitse olla pitkä, mutta tämä osa perehdytystä on välttämätön, sillä ihmiset työskentelevät yleensä paremmin, kun he tietävät tarkoituksensa.

Toinen käytännöllinen vinkki konsulttien perehdyttämiseen on videopohjainen koulutus, joka kattaa kaikki peruskoulutukset, joita konsultit saattavat tarvita ennen työskentelyn aloittamista. Ennalta nauhoitetut koulutusvideot säästävät paljon aikaa, ja konsultit voivat aloittaa lisäarvon tuottamisen välittömästi. 

5. Toimeksiannon aloitus

Valitsemasi digitaalisen alustan pitäisi tehdä sopimuksentekotehtävistä, kuten digitaalisista sopimuksista ja sopimusten jatkamisesta, vaivaton prosessi. Myös tuntikirjanpito ja laskutusprosessin määritys olisi oltava helposti tehtävissä.

Alustan pitäisi mahdollistaa konsultin laadun mittaaminen ja kirjaaminen. Näin voit palkata uudelleen konsultit, jotka tekivät hyvää työtä, ja voit hyödyntää heidän organisaatiosi tuntemustaan.

Sinun pitäisi myös pystyä dokumentoimaan palkkaamaltasi konsultilta saadut opit. Ulkopuolisina he todennäköisesti antavat sinulle tuoreita näkökulmia ja objektiivisia mielipiteitä siitä, miten voisit parantaa asioita yrityksessäsi. 

6. Toimeksiannon päättäminen

Suunnitelmallinen toimeksiannon päättämisprosessi on tärkeä useista syistä. Ensinnäkään et halua menettää arvokasta tietoa, jota he tuottivat yrityksesi kanssa työskennellessään. Haluat myös varmistaa, että olet poistanut heidän pääsynsä järjestelmiisi tietoturvariskien välttämiseksi.

Monet yritykset jättävät huomiotta mahdollisuuden tehdä konsultin kanssa joustava sopimus tulevia projekteja varten.

Kolmanneksi sinulla pitäisi olla jäsennelty tiedon luovutus. Tämä voidaan järjestää heti alusta alkaen, jolloin he voivat kouluttaa tiimisi, jonka kanssa he työskentelevät työn edetessä. 

Tiedonkeruu 

Digitaalisen ratkaisunne pitäisi pystyä keräämään ulkoista työvoimatietoa koko organisaatiosta. Sinun pitäisi pystyä saamaan yleiskuva ulkoisesta työvoimastasi – esimerkiksi siitä, kuinka paljon olet käyttänyt rahaa, kuka rekrytointipäällikkö palkkasi kenet, keitä sinulla on tällä hetkellä ja miltä toimittajilta palkkasit. Tämä yleiskatsaus antaa sinulle tarkan kuvan ulkoisesta työvoimastasi.

Sinulla pitäisi olla myös moniulotteinen näkemys konsulttikustannuksistasi. Sinun pitäisi pystyä näkemään esimerkiksi, mikä osasto käytti suurempaa budjettia, minkä tyyppiset konsultit olivat kustannustehokkaimpia ja mistä sait parhaiten suoriutuvat toimittajat.

Voit sitten tehdä strategisia parannuspäätöksiä keräämäsi tiedon perusteella.

Markkinoilla saatavilla olevat digitaaliset ulkoisen työvoiman ratkaisut 

Ulkoisen työvoiman hankinta- ja hallintaratkaisuissa on kaksi laajaa luokkaa. Ensimmäinen on toimittajahallintajärjestelmä (Vendor Management System, VMS) ja toinen on hallittu palveluntarjoaja (Managed Service Provider, MSP).

Maksullinen VMS on yleensä suuri ja monimutkainen järjestelmä, jota voit käyttää ulkoisen työvoiman hallintaan. Esimerkkejä ovat Beeline, Allegis ja SAP Fieldglass.

Toinen kategoria on MSP-ratkaisu, jonka avulla voit ulkoistaa hankinta- ja hallintatyön myyjälle. Tällaisia yrityksiä ovat esimerkiksi eWork Skandinaviassa ja Workforce Logiq Yhdysvalloissa.

Meidän ratkaisumme, Onsiter, kuuluu omaan luokkaansa, joka on ilmainen VMS-järjestelmä. Käyttäjät voivat vapaasti tutustua uusiin toimittajiin, lisätä omia toimittajiaan suosikiksi, ottaa suoraan yhteyttä toimittajiin ja hallinnoida ulkoista työvoimaansa intuitiivisella, helppokäyttöisellä alustalla. Emme veloita mitään siitä, että voit käyttää alustaa, vastineeksi siitä, että voit tehdä tarjouksia pyynnöistäsi.