Recapitulación del seminario web – Cómo digitalizar eficazmente la adquisición y gestión de personal externo

El 12 de mayo, organizamos un seminario web centrado en los consejos para digitalizar eficazmente el personal externo.

En este webinar, Soren Rosenmeier, director general de Right People Group y Onsiter, cubrió los fundamentos de la digitalización de la adquisición y gestión del personal externo.

En la parte principal del seminario web, Soren habló de

• Las razones para digitalizar el uso del personal externo
• Adquisición de consultores centralizada frente a descentralizada
• Procesos clave a los que hay que dar soporte
• Tipos de soluciones digitales para el personal externo

Soren también mostró un ejemplo de sistema digital para la adquisición y gestión del personal externo a través de una rápida demostración del VMS de Onsiter.

Vea el seminario web completo

Por qué es importante el personal externo

El factor más importante para el éxito de una empresa son las competencias que tiene. Para la mayoría de las empresas, se pone un gran énfasis en la contratación de personal interno, pero según los estudios, el personal externo representa entre el 30 y el 50% de las competencias de una empresa.

Razones para digitalizar el personal externo

Precio y calidad

Cuando utiliza un sistema de adquisición de personal digitalizado, tiene un mayor alcance del mercado de proveedores. Como resultado, es más probable que encuentre personas con las competencias adecuadas al mejor precio.

Eficiencia

Un sistema digital de personal externo permite agilizar el plazo entre la necesidad y la solución para conseguir las habilidades que busca. Una solución digital también proporciona capacidades que minimizarán el tiempo dedicado a la adquisición y gestión de personal externo. También mejorará los procesos de incorporación y de baja para que no pierda el valioso trabajo que han realizado después de haber terminado su trabajo con usted.

Cumplimiento

Las capacidades disponibles con las soluciones digitales para la contratación y gestión del personal externo ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos legales, fiscales y del GDPR. Además, los responsables de contratación están más capacitados para utilizar los contratos correctos y aprobados para cada uno de los roles que contratan. También se suele disponer de una visión general del personal externo para la gestión del cumplimiento.

Diferentes perspectivas sobre lo que importa

Al implantar una solución digital, es importante ser consciente de lo que importa a las diferentes partes interesadas y centrarse en los puntos que facilitan la vida.

Fundamental para los responsables de la contratación

Fundamental para las adquisiciones

Calidad

Precio

Velocidad

Cumplimiento del proceso

Facilidad de uso

Datos e informes

Los responsables de contratación y de compras tienen diferentes prioridades a la hora de elegir una solución digital

Responsables de contratación

Es importante que los responsables de contratación tengan acceso a consultores de alta calidad a través de una solución digital. También es fundamental que puedan encontrar consultores rápidamente y que la plataforma sea fácil de usar.

Adquisiciones

Para los responsables de compras, el precio suele ser un criterio más importante cuando se trata de los consultores disponibles. El cumplimiento de los procesos es lo siguiente en su lista de prioridades para una solución digital, y luego los datos y los informes a nivel organizativo.

Adquisición de consultores centralizada frente a descentralizada

En un sistema centralizado, todas las solicitudes de adquisición de los distintos departamentos de una empresa se dirigen a un departamento, a menudo el de adquisiciones. A continuación, el departamento de compras se pone en contacto con diferentes proveedores y luego vuelve al departamento solicitante para seleccionar juntos al consultor.

En un sistema de aprovisionamiento descentralizado, los responsables de la contratación realizan sus propios procesos de búsqueda y selección.

En el proceso centralizado, hay un proceso coherente y existe una alta competencia beneficiosa entre los proveedores. Sin embargo, en muchas organizaciones, los responsables de la contratación encuentran este proceso demasiado lento y burocrático.

Descentralizar el proceso dará lugar probablemente a un proceso más rápido y ágil, y la organización podrá tener una relación más estrecha con los proveedores, ya que tendrá contacto directo con ellos. También significa que los directores de contratación suelen “llamar a un amigo”, lo que introduce prejuicios, y una baja competencia entre los proveedores.

 Lo mejor de ambos mundos

Una solución digital maximiza los pros de los procesos de contratación tanto centralizados como descentralizados al tiempo que minimiza sus contras.

La introducción de una solución digital creará un proceso rápido, ágil y coherente, permitirá un amplio alcance en el mercado de proveedores, proporcionará altos niveles de competencia, permitirá el diálogo directo con los proveedores y proporcionará a los responsables de contratación una visión general de su personal externo.

Procesos que debe soportar una solución digital

Hay 6 procesos que una solución digital para la gestión del personal externo debe soportar.

Requisitos

Usted debe ser capaz de proporcionar los requisitos detallados y coherentes que el proveedor necesita para poder suministrar el consultor que usted necesita.

Basándose en su experiencia, Soren afirma que es importante que estas plataformas digitales den cabida a los trabajadores remotos, basándose en las tendencias actuales inducidas por COVID-19. También observó que las empresas que obtienen mejores resultados suelen tener una mayoría de consultores de habla inglesa en sus equipos. También permite un mayor alcance del talento y, por tanto, un entorno más competitivo en cuanto a la calidad y el precio de los consultores.

Los proyectos con propuestas atractivas tienen más probabilidades de atraer a trabajadores externos que los que tienen propuestas funcionales. Destacar lo que hace que su proyecto sea atractivo ayudará a diferenciar su empresa de las demás y aumentará las posibilidades de conseguir los mejores consultores.

Alcance del mercado

Una solución digital de personal externo debe conseguirle un amplio alcance del mercado, ya que esto aumenta sus posibilidades de encontrar al experto que busca al mejor precio.

Busque una plataforma que le proporcione acceso a los consultores autónomos, así como a los contratados por una agencia.

Su solución digital debe ser capaz de proporcionar a su responsable de contratación un marco central con la capacidad de un amplio alcance en el mercado.

Garantía de calidad y negociación

La plataforma digital que elija debe permitirle realizar comprobaciones de calidad para poder identificar a los mejores candidatos.

Para evaluar la calidad y la idoneidad de un consultor, debería poder acceder fácilmente a datos como si la duración típica de un proyecto de un consultor se ajusta a sus expectativas, y si tiene clientes que regresan.

En segundo lugar, debería tener una entrevista planificada y estructurada con los consultores. Sin una entrevista estructurada, la entrevista puede acabar siendo una conversación superficial en lugar de una conversación en profundidad sobre el proyecto y las capacidades del consultor.

En este punto, debe negociar el precio, antes de elegir a su consultor y no después.

Incorporación a la empresa

Es importante tener los elementos básicos en su lugar antes de que el consultor comience, como proporcionar acceso a ciertos sistemas. Ocuparse de esto después de la llegada del consultor impedirá que se ponga en marcha.

Informe a los consultores sobre la misión y el propósito de la organización, al igual que lo haría con un empleado permanente. No es necesario que la sesión sea larga, pero esta parte de la incorporación es necesaria, ya que las personas tienden a trabajar mejor cuando conocen su propósito.

Otro consejo práctico para la incorporación de los consultores es disponer de una formación basada en vídeos para cualquier formación fundamental que puedan necesitar antes de empezar. Los vídeos de formación pregrabados ahorran mucho tiempo y permiten a los consultores empezar a aportar valor inmediatamente.

Ejecución

La plataforma digital que elija debe hacer que las tareas de contratación, como los contratos digitales y la prórroga de los contratos, sean una experiencia perfecta. También debe ser fácil hacer informes de tiempo y establecer un proceso de facturación.

La plataforma debe permitirle medir y registrar la calidad del consultor. De este modo, podrá volver a contratar a los consultores que hayan hecho un buen trabajo y podrá aprovechar su familiaridad con su organización.

También debería poder documentar los aprendizajes obtenidos del consultor que contrató. Como personas ajenas a la empresa, es probable que le aporten una nueva perspectiva y opiniones objetivas sobre cómo podría mejorar las cosas en su empresa.

Baja de la empresa

Disponer de un proceso estructurado de baja es importante por varias razones. En primer lugar, no querrá perder la valiosa información que le proporcionaron durante el tiempo que estuvieron con usted. También querrá asegurarse de que ha eliminado su acceso a sus sistemas para evitar riesgos de seguridad.

Muchas empresas pasan por alto la oportunidad de establecer un acuerdo flexible con el consultor para futuros proyectos.

En tercer lugar, debería tener un traspaso de conocimientos estructurado. Esto puede organizarse desde el principio, donde pueden formar a su equipo con el que trabajan sobre la marcha.

Recogida de datos

Su solución digital debe ser capaz de recoger los datos del personal externo en toda la organización. Debería poder tener una visión general de su personal externo, como por ejemplo cuánto ha gastado, qué director de contratación contrató a quién, con quién cuenta actualmente y a qué proveedores contrató. Esta visión general le proporcionará una imagen precisa de su mano de obra externa.

También debería tener una visión multidimensional de los costes de sus consultores. Debería poder ver, por ejemplo, qué departamento utilizó un mayor presupuesto, los tipos de consultores que fueron más rentables y dónde obtuvo los proveedores con mejor rendimiento.

A continuación, podrá tomar decisiones estratégicas de mejora basadas en los datos recopilados.

Soluciones digitales de personal externo disponibles en el mercado

Existen dos grandes categorías de soluciones de adquisición y gestión de personal externo. La primera es un sistema de gestión de proveedores (VMS) y la otra es un proveedor de servicios gestionados (MSP).

Un VMS de pago suele ser un sistema grande y complejo que puede utilizar para gestionar su personal externo. Algunos ejemplos son Beeline, Allegis y SAP Fieldglass.

La otra categoría es una solución MSP, que le permite externalizar el trabajo de adquisición y administración a un proveedor. Algunas de las empresas que lo hacen son eWork en Escandinavia y Workforce Logiq en Estados Unidos.

Nuestra solución, Onsiter, entra en una categoría propia, que es un sistema VMS gratuito. Los usuarios son libres de explorar nuevos proveedores, añadir sus propios proveedores preferidos, establecer contacto directo con los proveedores y gestionar su personal externo en una plataforma intuitiva y fácil de usar. No le cobramos nada por poder utilizar la plataforma, a cambio de poder ofertar sus solicitudes.

Flujo central de Onsiter

Hemos diseñado Onsiter para cumplir con lo que pensamos que debe ser en un sistema digital de adquisición y gestión de personal externo.

Lo primero que necesita un gestor de contratación es una plantilla para las asignaciones, de modo que la información importante pueda introducirse rápidamente. Nuestra plantilla contiene los campos de información que los proveedores necesitan para determinar si deben ofertar o no por un papel.

Búsqueda de consultores en Onsiter

A continuación, hay tres formas en las que el responsable de la contratación puede enviar sus necesidades para obtener ofertas competitivas. La primera es los proveedores preferidos, luego está el Universo de Proveedores y la tercera es el mercado de Onsiter.

Proveedores preferidos

Cuando utiliza Onsiter, puede añadir su lista de proveedores preferidos al sistema. Esta función le permite enviar nuevos encargos a los proveedores con los que le gusta trabajar. Ellos recibirán un enlace al encargo que usted ha creado y podrán optar por pujar por él. Esta lista se convierte en un recurso centralizado para su organización, ya que todos los responsables de contratación que utilicen el sistema tendrán acceso a la misma lista de proveedores preferidos.

El universo de proveedores

La segunda forma, el Universo de Proveedores, le conecta con los proveedores que aún no conoce. El Universo de Proveedores es un índice de datos que hemos creado y que le permite encontrar el consultor que necesita entre más de 4000 proveedores de Escandinavia. Todo lo que necesita es hacer una búsqueda con una palabra clave, por ejemplo, ciberseguridad, y obtendrá una lista de sitios web de proveedores que tienen esta palabra clave dentro de su sitio web. Podrá marcar a los proveedores que le parezcan interesantes, ponerse en contacto con ellos directamente y enviarles el enlace a las tareas que haya creado.

El mercado de Onsiter

En tercer lugar está nuestro mercado. Cuando haga pública su asignación, los consultores del mercado de Onsiter podrán ver y pujar por las asignaciones que usted publique. Si decide contratar a un consultor de Onsiter, ganaremos el 5% de la tarifa que vea en su oferta. Esta es la única forma de obtener beneficios de nuestra plataforma, que por lo demás es de uso gratuito.

Las ofertas que reciba seguirán la misma estructura, por lo que tendrá información paralela de todos los que estén interesados en su proyecto o encargo.

Proceso manual

La cuarta forma es una búsqueda manual realizada por nuestro equipo, en la que desempeñamos el papel de proveedor preferente, buscando y seleccionando activamente a los consultores que pujen por sus encargos.

Demostración de Onsiter

En la última sección del seminario web, antes de las preguntas y respuestas, Soren hizo una rápida demostración del VMS de Onsiter. Aprenda cómo se utiliza esta plataforma digital gratuita para adquirir y gestionar el personal externo de una organización.

Hay varias soluciones digitales disponibles para gestionar y procurar el talento externo. Lea nuestra recapitulación del seminario web para obtener consejos sobre cómo elegir la más adecuada para su organización.