Webinar recap – Hvordan man effektivt digitaliserer indkøb og styring af ekstern arbejdskraft

Den 12. maj afholdt vi et webinar med fokus på tips til effektiv digitalisering af den eksterne arbejdskraft.

I dette webinar dækkede Soren Rosenmeier, CEO for Right People Group og Onsiter, de grundlæggende principper for digitalisering af indkøb og styring af ekstern arbejdskraft.

• I hovedparten af webinaret diskuterede Soren:
• Årsager til at digitalisere brugen af ekstern arbejdskraft
• Centraliseret vs. decentraliseret indkøb af konsulenter
• Vigtige processer, der skal understøttes
• Typer af digitale løsninger til den eksterne arbejdskraft

Soren viste også et eksempel på et digitalt system til indkøb og styring af den eksterne arbejdskraft gennem en hurtig demo af Onsiter VMS.Se det fulde webinar

Se det fulde webinar

Hvorfor den eksterne arbejdskraft er vigtig

Den vigtigste faktor for en virksomheds succes er de kompetencer, som en virksomhed har. For de fleste virksomheder er der stor fokus på at rekruttere en intern arbejdskraft, men ifølge undersøgelser udgør den eksterne arbejdskraft alt fra 30-50% af en virksomheds kompetencer.

Årsager til at digitalisere den eksterne arbejdsstyrke

Pris og kvalitet

Når du bruger et digitaliseret system til indkøb af arbejdskraft, har du en større rækkevidde på leverandørmarkedet. Som følge heraf er der større sandsynlighed for, at du finder folk med de rette kompetencer til den bedste pris.

Effektivitet

Et digitalt system til ekstern arbejdskraft understøtter en hurtigere tidslinje fra behov til løsning for at få de kompetencer, du leder efter. En digital løsning giver også funktioner, der minimerer den tid, der bruges på at indkøbe og administrere den eksterne arbejdskraft. Det vil også forbedre onboarding- og offboarding-processerne, så du ikke mister det værdifulde arbejde, som de har udført, efter at de har afsluttet deres arbejde hos dig.

Kontrol

De muligheder, der er tilgængelige med digitale løsninger til indkøb og forvaltning af ekstern arbejdskraft, hjælper virksomheder med at overholde juridiske, skattemæssige og GDPR-krav. Derudover er ansættende ledere bedre i stand til at bruge de korrekte og godkendte kontrakter til hver af de roller, de ansætter. Et overblik over den eksterne arbejdsstyrke er også ofte tilgængeligt til styring af overholdelse af reglerne.

Forskellige perspektiver på det, der betyder noget

Når du implementerer en digital løsning, er det vigtigt at være opmærksom på, hvad der betyder noget for de forskellige interessenter, og fokusere på de punkter, der gør livet lettere.

• Afgørende for ansættende ledere
• Kritisk for indkøb
• Kvalitet
• Pris
• Hastighed
• Overholdelse af processer
• Brugervenlighed
• Data og rapportering

Ansættelseschefer og indkøb har forskellige prioriteter, når de skal vælge en digital løsning

Ansættelseschefer

Det er vigtigt for ansættende ledere at have adgang til konsulenter af høj kvalitet via en digital løsning. Det er også afgørende, at de hurtigt kan finde konsulenter, og at platformen er nem at bruge.

Indkøb

For indkøbschefer er prisen ofte et vigtigere kriterium, når det gælder de konsulenter, der er tilgængelige. Overholdelse af processer er det næste punkt på deres prioriteringsliste for en digital løsning, og derefter data og rapportering på organisatorisk niveau.

Centraliseret vs. decentraliseret konsulentindkøb

I et centraliseret system går alle indkøbsforespørgsler fra de forskellige afdelinger i en virksomhed til én afdeling – ofte indkøb. Derefter rækker indkøb ud til forskellige leverandører og går derefter tilbage til den anmodende afdeling for sammen at vælge konsulenten.

I et decentraliseret indkøbssystem foretager de ansættende ledere deres egne søge- og udvælgelsesprocesser.

I den centraliserede proces er der en ensartet proces, og der er en fordelagtig høj konkurrence blandt leverandørerne. I mange organisationer finder de ansættende ledere imidlertid denne proces for langsom og bureaukratisk.

En decentralisering af processen vil sandsynligvis resultere i en hurtigere og mere smidig proces, og organisationen vil være i stand til at have et tættere forhold til leverandørerne, da de vil have direkte kontakt med dem. Det betyder også, at de ansættende ledere ofte “ringer til en ven”, hvilket medfører fordomme og lav konkurrence blandt leverandørerne.

Det bedste af begge verdener

En digital løsning maksimerer fordelene ved både centraliserede og decentraliserede indkøbsprocesser og minimerer samtidig deres ulemper.

Indførelse af en digital løsning vil skabe en hurtig, smidig og ensartet proces, give en bred rækkevidde på tværs af leverandørmarkedet, give et højt konkurrenceniveau, give mulighed for direkte dialog med leverandører og give ansættende ledere et overblik over deres eksterne arbejdsstyrke.

Processer, som en digital løsning skal understøtte

Der er 6 processer, som en digital løsning til forvaltning af ekstern arbejdskraft skal understøtte.

Krav

Du skal være i stand til at stille detaljerede og konsekvente krav, som leverandøren skal kunne levere den konsulent, du har brug for.

På baggrund af sin erfaring udtaler Søren, at det er vigtigt, at disse digitale platforme kan rumme eksterne medarbejdere på baggrund af de aktuelle tendenser, som COVID-19 har fremkaldt. Han har også observeret, at virksomheder, der klarer sig bedre, har tendens til at have et flertal af engelsktalende konsulenter i deres teams. Det giver også mulighed for en større rækkevidde for talenter og dermed et mere konkurrencedygtigt miljø for konsulentkvalitet og pris.

Projekter med attraktive jobopslag er mere tilbøjelige til at tiltrække ekstern arbejdskraft end projekter med funktionelle jobopslag. Hvis du fremhæver, hvad der gør dit projekt attraktivt, vil det være med til at differentiere din virksomhed fra andre og øge chancerne for at få de bedste konsulenter.

Rækkevide på markedetEn digital løsning til ekstern arbejdskraft bør give dig en bred rækkevidde på markedet, fordi det øger dine chancer for at finde den ekspert, du leder efter, til den bedste pris.

Kig efter en platform, der giver adgang til både freelancekonsulenter og konsulenter ansat under et bureau.

Din digitale løsning skal kunne give din ansættende chef en central ramme med mulighed for en bred markedsdækning.

Kvalitetssikring og forhandling

Den digitale platform, som du vælger, skal give dig mulighed for at foretage kvalitetssikringstjek, så du kan identificere de bedste kandidater.

For at kunne vurdere en konsulents kvalitet og egnethed bør du nemt kunne få adgang til data, f.eks. om en konsulents typiske projektlængde matcher dine forventninger, og om de har tilbagevendende kunder.

For det andet bør du have et planlagt og struktureret interview med konsulenterne. Uden et struktureret interview kan interviewet ende med at blive en overfladisk samtale i stedet for en dybdegående samtale om projektet og konsulentens evner.

På dette tidspunkt skal du forhandle om prisen – før du vælger din konsulent og ikke bagefter.

Onboarding

Det er vigtigt at have det grundlæggende på plads, inden konsulenten starter, f.eks. at give adgang til visse systemer. Hvis du først tager dig af dette, når konsulenten er ankommet, forhindrer du konsulenten i at komme godt fra start.

Orientér konsulenterne om organisationens mission og formål, ligesom du ville gøre det med en fastansat. Sessionen behøver ikke at være lang, men denne del af onboarding er nødvendig, da folk har tendens til at arbejde bedre, når de kender deres formål.

Et andet praktisk tip til onboarding af konsulenter er at have videobaseret undervisning for enhver grundlæggende uddannelse, som de kan have brug for, før de starter. Forudindspillede uddannelsesvideoer sparer en masse tid og giver konsulenterne mulighed for at begynde at skabe værdi med det samme.

Udførelse

Din valgte digitale platform skal have kontraktopgaver som digitale kontrakter og forlængelse af kontrakter til at være en problemfri oplevelse. Det skal også være nemt at lave tidsrapportering og opsætte en faktureringsproces.

Platformen bør give dig mulighed for at måle og registrere kvaliteten af konsulenten. På den måde kan du genansætte de konsulenter, der har gjort et godt stykke arbejde, og du kan drage fordel af deres kendskab til din organisation.

Du bør også kunne dokumentere den viden, du har opnået fra den konsulent, du har hyret. Som udenforstående vil de sandsynligvis give dig et nyt perspektiv og objektive holdninger til, hvordan du kan forbedre tingene i din virksomhed.

Offboarding

Det er vigtigt at have en struktureret offboarding-proces på plads af flere årsager. For det første ønsker du ikke at miste de værdifulde oplysninger, som de gav dig i den tid, de arbejdede hos dig. Du vil også gerne sikre dig, at du har fjernet deres adgang til dine systemer for at undgå sikkerhedsrisici.

Mange virksomheder overser muligheden for at oprette en fleksibel aftale med konsulenten for fremtidige projekter.

For det tredje bør du have en struktureret overdragelse af viden. Dette kan arrangeres lige fra starten, hvor de kan uddanne dit team, som de arbejder med undervejs.

Indsamling af data

Din digitale løsning bør kunne indsamle eksterne arbejdsdata på tværs af organisationen. Du bør kunne få et overblik over din eksterne arbejdskraft – f.eks. hvor meget du har brugt i kroner og øre, hvilken ansættelseschef der har ansat hvem, hvem du har i øjeblikket, og hvilke leverandører du har ansat fra. Dette overblik vil give dig et nøjagtigt billede af din eksterne arbejdsstyrke.

Du bør også have et flerdimensionalt overblik over dine konsulentomkostninger. Du bør f.eks. kunne se, hvilken afdeling der har brugt et større budget, hvilke typer konsulenter der har været mest omkostningseffektive, og hvor du har fået de bedst fungerende leverandører.

Du kan derefter træffe strategiske beslutninger om forbedringer på baggrund af de indsamlede data.

Digitale løsninger, der findes på markedet

Der findes 2 brede kategorier for indkøb og styringsløsninger til ekstern arbejdskraft. Den første er et Vendor Management System (VMS) og den anden er en Managed Service Provider (MSP).

Et betalt VMS er normalt et stort, komplekst system, som du kan bruge til at administrere din eksterne arbejdsstyrke. Nogle eksempler omfatter Beeline, Allegis og SAP Fieldglass.

Den anden kategori er en MSP-løsning, som giver dig mulighed for at outsource indkøbs- og administrationsarbejdet til en leverandør. Nogle af de virksomheder, der gør dette, omfatter eWork i Skandinavien og Workforce Logiq i USA.

Vores løsning, Onsiter, falder i en kategori for sig selv, som er et gratis VMS-system. Brugerne kan frit udforske nye leverandører, tilføje deres egne foretrukne leverandører, tage direkte kontakt med leverandører og administrere deres eksterne arbejdsstyrke på en intuitiv og brugervenlig platform. Vi opkræver ikke noget for at du kan bruge platformen, til gengæld for at kunne byde på dine forespørgsler.

Onsiters centrale flow

Vi har designet Onsiter til at opfylde det, vi mener, der bør være i et digitalt system til indkøb og forvaltning af ekstern arbejdskraft.

Det første, en ansættende leder har brug for, er en skabelon til opgaver, så vigtige oplysninger hurtigt kan indtastes. Vores skabelon indeholder de informationsfelter, som leverandører har brug for for at afgøre, om de skal byde på en rolle eller ej.

Sourcing af konsulenter på Onsiter

Derefter er der 3 måder, hvorpå den ansættende leder kan sende sine behov ud for at få konkurrencedygtige bud. Den første er til foretrukne leverandører, så er der Vendor Universe og den tredje er Onsiter-markedspladsen.

Foretrukne leverandører

Når du bruger Onsiter, kan du tilføje din liste over foretrukne leverandører til systemet. Denne funktion giver dig mulighed for at sende nye opgaver til leverandører, som du kan lide at arbejde sammen med. De vil få et link til den opgave, du har oprettet, og vælge at byde på den. Denne liste bliver en centraliseret ressource for din organisation, fordi alle de ansættende ledere, der bruger systemet, vil have adgang til den samme liste over foretrukne leverandører.

Leverandøruniverset (Vendor Universe)

Den anden måde, Vendor Universe, forbinder dig med leverandører, som du endnu ikke kender. Vendor Universe er et dataindeks, som vi har oprettet, og som giver dig mulighed for at finde den konsulent, du har brug for, blandt over 4000 leverandører i Skandinavien. Det eneste du skal gøre er at søge på et nøgleord, f.eks. cybersikkerhed, og du får en liste over leverandørers websteder, der har dette nøgleord på deres websted. Du vil kunne markere de leverandører, som du finder interessante, kontakte dem direkte og sende dem linket til de opgaver, du har oprettet.

Onsiter-markedspladsen

For det tredje er der vores markedsplads. Når du gør din opgave offentlig, vil konsulenterne fra Onsiter-markedspladsen kunne se og byde på de opgaver, du lægger op, og de vil kunne byde på dem. Hvis du vælger at hyre en konsulent fra Onsiter, tjener vi 5% af den pris, du ser i deres bud. Dette er den eneste måde, hvorpå vi tjener en fortjeneste på vores ellers gratis anvendelige platform.

De bud, du modtager, følger samme struktur, så du har sammenlignelige oplysninger fra alle, der er interesserede i dit projekt eller din opgave.

Manuel proces

Den fjerde måde er en manuel søgning udført af vores rekruteringsteam, hvor vi spiller rollen som en foretrukken leverandør, der aktivt søger og udvælger konsulenter til at byde på dine opgaver.

Onsiter demo

I den sidste del af webinaret inden Q&A’en lavede Søren en hurtig demo af Onsiter VMS. Lær hvordan den gratis digitale platform bruges til at indkøbe og administrere en organisations eksterne arbejdskraft.

Der findes flere digitale løsninger til at styre og indkøbe eksterne talenter. Læs vores sammenfatning af webinaret for at få tips til at vælge den rigtige for din organisation