Zusammenfassung des Webinars – Wie man die Beschaffung und Verwaltung externer Arbeitskräfte effektiv digitalisiert

Am 12. Mai veranstalteten wir ein Webinar mit dem Schwerpunkt auf Tipps zur effektiven Digitalisierung des externen Personalwesens.

In diesem Webinar erläuterte Søren Rosenmeier, CEO der Right People Group und von Onsiter, die Grundlagen der Digitalisierung der Beschaffung und Verwaltung externer Arbeitskräfte.

Im Hauptteil des Webinars diskutierte Søren:

• Gründe für die Digitalisierung des Einsatzes von externen Arbeitskräften
• Zentralisierte vs. dezentralisierte Beraterbeschaffung
• Zu unterstützende Schlüsselprozesse
• Arten von digitalen Lösungen für externe Arbeitskräfte

Søren zeigte auch ein Beispiel für ein digitales System für die Beschaffung und das Management von externen Mitarbeitern anhand einer kurzen Demo des Onsiter VMS.

Lesen Sie die ganze Geschichte, indem Sie sich die Aufzeichnung ansehen oder den zusammenfassenden Blog-Beitrag unten lesen.

Sehen Sie sich die vollständige Aufzeichnung an

Zusammenfassung des Blogbeitrags: Warum externe Arbeitskräfte wichtig sind

Der wichtigste Faktor für den Erfolg eines Unternehmens sind die Kompetenzen, über die ein Unternehmen verfügt. Die meisten Unternehmen legen großen Wert auf die Rekrutierung interner Arbeitskräfte, aber Studien zufolge machen externe Arbeitskräfte zwischen 30 und 50 % der Kompetenzen eines Unternehmens aus.

Gründe für die Digitalisierung der externen Arbeitskräfte

Preis und Qualität

Wenn Sie ein digitalisiertes System zur Personalbeschaffung einsetzen, haben Sie eine größere Reichweite auf dem Lieferantenmarkt. Dadurch ist es wahrscheinlicher, dass Sie Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zum besten Preis finden.

Effizienz

Ein digitales System für externe Arbeitskräfte ermöglicht eine schnellere Umsetzung des Bedarfs an den gesuchten Fähigkeiten. Eine digitale Lösung bietet auch Funktionen, die den Zeitaufwand für die Beschaffung und Verwaltung der externen Arbeitskräfte minimieren. Außerdem werden die Onboarding- und Offboarding-Prozesse verbessert, so dass die wertvolle Arbeit, die die externen Mitarbeiter geleistet haben, nicht verloren geht, nachdem sie ihre Arbeit bei Ihnen beendet haben.

Einhaltung der Vorschriften 

Die Möglichkeiten, die digitale Lösungen für die Beschaffung und Verwaltung externer Arbeitskräfte bieten, helfen Unternehmen bei der Einhaltung von rechtlichen, steuerlichen und GDPR-Anforderungen. Darüber hinaus sind Personalverantwortliche besser in der Lage, die richtigen und genehmigten Verträge für jede der von ihnen eingestellten Rollen zu verwenden. Ein Überblick über die externen Arbeitskräfte ist häufig auch für das Compliance-Management verfügbar.

Unterschiedliche Perspektiven auf das, was zählt

Bei der Implementierung einer digitalen Lösung ist es wichtig, sich bewusst zu machen, worauf es den verschiedenen Beteiligten ankommt, und sich auf die Punkte zu konzentrieren, die das Leben leichter machen.

Personalverantwortliche und Einkäufer haben unterschiedliche Prioritäten bei der Auswahl einer digitalen Lösung

Einstellungsmanager

Für Personalverantwortliche ist es wichtig, dass sie über eine digitale Lösung Zugang zu hochwertigen Beratern haben. Außerdem ist es wichtig, dass sie schnell Berater finden können und die Plattform einfach zu bedienen ist.

Beschaffung

Für Beschaffungsmanager ist der Preis oft ein wichtigeres Kriterium, wenn es um die verfügbaren Berater geht. Die Einhaltung von Prozessen steht auf ihrer Prioritätenliste für eine digitale Lösung an zweiter Stelle, gefolgt von Daten und Berichten auf organisatorischer Ebene.

Zentralisierte vs. dezentralisierte Beraterbeschaffung

In einem zentralisierten System gehen alle Beschaffungsanfragen aus den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens an eine einzige Abteilung – häufig die Beschaffung. Die Beschaffungsabteilung wendet sich dann an verschiedene Anbieter und wendet sich dann wieder an die anfragende Abteilung, um den Berater gemeinsam auszuwählen.

In einem dezentralen Beschaffungssystem führen die Personalverantwortlichen ihre eigenen Such- und Auswahlverfahren durch.

Beim zentralisierten Verfahren gibt es einen einheitlichen Prozess, und es herrscht ein starker Wettbewerb unter den Anbietern. In vielen Unternehmen empfinden die Personalverantwortlichen diesen Prozess jedoch als zu langsam und bürokratisch.

Eine Dezentralisierung des Prozesses führt wahrscheinlich zu einem schnelleren und flexibleren Verfahren, und das Unternehmen kann eine engere Beziehung zu den Anbietern aufbauen, da es direkten Kontakt mit ihnen hat. Das bedeutet auch, dass die Personalverantwortlichen oft “einen Freund anrufen”, was zu Voreingenommenheit und geringem Wettbewerb unter den Anbietern führt.

Das Beste aus beiden Welten

Eine digitale Lösung maximiert die Vorteile sowohl zentraler als auch dezentraler Beschaffungsprozesse und minimiert gleichzeitig deren Nachteile.

Die Einführung einer digitalen Lösung schafft einen schnellen, agilen und konsistenten Prozess, ermöglicht eine große Reichweite auf dem Lieferantenmarkt, bietet ein hohes Maß an Wettbewerb, ermöglicht einen direkten Dialog mit den Lieferanten und verschafft den Personalverantwortlichen einen Überblick über ihre externen Arbeitskräfte.

Prozesse, die eine digitale Lösung unterstützen muss

Es gibt 6 Prozesse, die eine digitale Lösung für das externe Workforce Management unterstützen muss.

Die Prozesse, die ein Vendor Management System unterstützen muss

1. Anforderungen

Sie sollten in der Lage sein, detaillierte und konsistente Anforderungen zu formulieren, die der Anbieter erfüllen muss, um den von Ihnen benötigten Berater bereitstellen zu können.

Ausgehend von seiner Erfahrung stellt Soren fest, dass es für diese digitalen Plattformen wichtig ist, auf der Grundlage der aktuellen Trends, die durch COVID-19 ausgelöst wurden, Fernarbeitskräfte zu berücksichtigen. Er hat auch beobachtet, dass Unternehmen, die besser abschneiden, dazu neigen, eine Mehrheit englischsprachiger Berater in ihren Teams zu haben. Dies ermöglicht auch eine größere Reichweite für Talente und damit ein wettbewerbsfähigeres Umfeld für die Qualität und den Preis der Berater.

Projekte mit attraktiven Vorschlägen ziehen mit größerer Wahrscheinlichkeit externe Mitarbeiter an als solche mit funktionalen Vorschlägen. Wenn Sie herausstellen, was Ihr Projekt attraktiv macht, können Sie Ihr Unternehmen von anderen abheben und die Chancen erhöhen, die besten Berater zu bekommen.

2. Marktreichweite

Eine digitale Lösung für externe Arbeitskräfte sollte Ihnen eine große Marktreichweite verschaffen, da dies Ihre Chancen erhöht, den von Ihnen gesuchten Experten zum besten Preis zu finden.

Suchen Sie nach einer Plattform, die sowohl Zugang zu freiberuflichen Beratern als auch zu solchen bietet, die bei einer Agentur angestellt sind.

Ihre digitale Lösung muss in der Lage sein, Ihrem Personalverantwortlichen einen zentralen Rahmen mit der Möglichkeit einer großen Marktreichweite zu bieten.

3. Qualitätssicherung und Verhandlung

Die von Ihnen gewählte digitale Plattform sollte Ihnen die Möglichkeit geben, Qualitätskontrollen durchzuführen, um die besten Kandidaten zu identifizieren.

Um die Qualität und Eignung eines Beraters beurteilen zu können, sollten Sie leicht auf Daten zugreifen können, z. B. ob die typische Projektdauer eines Beraters Ihren Erwartungen entspricht und ob er Stammkunden hat.

Zweitens sollten Sie ein geplantes, strukturiertes Gespräch mit den Beratern führen. Ohne ein strukturiertes Gespräch kann es zu einer oberflächlichen Konversation kommen, statt zu einem eingehenden Gespräch über das Projekt und die Fähigkeiten des Beraters.

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie über den Preis verhandeln – und zwar bevor Sie sich für Ihren Berater entscheiden und nicht erst danach.

4. Einarbeitung

Es ist wichtig, dass die Grundlagen geschaffen werden, bevor der Berater seine Arbeit aufnimmt, z. B. der Zugang zu bestimmten Systemen. Wenn Sie sich erst nach der Ankunft des Beraters darum kümmern, kann dieser nicht sofort loslegen.

Informieren Sie die Berater über den Auftrag und das Ziel der Organisation, so wie Sie es auch mit einem fest angestellten Mitarbeiter tun würden. Die Sitzung muss nicht lang sein, aber dieser Teil des Onboardings ist notwendig, da Menschen besser arbeiten, wenn sie ihre Aufgabe kennen.

Ein weiterer praktischer Tipp für Onboarding-Berater ist die Bereitstellung von videobasierten Schulungen für alle grundlegenden Schulungen, die sie vor ihrem Einsatz benötigen. Vorgefertigte Schulungsvideos sparen eine Menge Zeit und ermöglichen es den Beratern, sofort einen Mehrwert zu schaffen.

5. Ausführung

Die von Ihnen gewählte digitale Plattform sollte Vertragsabschlüsse wie digitale Verträge und die Verlängerung von Verträgen nahtlos ermöglichen. Auch die Zeiterfassung und die Rechnungsstellung sollten einfach zu bewerkstelligen sein.

Die Plattform sollte es Ihnen ermöglichen, die Qualität des Beraters zu messen und aufzuzeichnen. Auf diese Weise können Sie die Berater, die gute Arbeit geleistet haben, wieder einstellen und von ihrer Vertrautheit mit Ihrem Unternehmen profitieren.

Sie sollten auch in der Lage sein, die von dem von Ihnen beauftragten Berater gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren. Als Außenstehende werden sie Ihnen wahrscheinlich eine neue Perspektive und objektive Meinungen darüber geben, wie Sie die Dinge in Ihrem Unternehmen verbessern können.

6. Ausgliederung

Ein strukturierter Offboarding-Prozess ist aus mehreren Gründen wichtig. Erstens möchten Sie nicht die wertvollen Informationen verlieren, die Sie während Ihrer Zeit bei Ihnen erhalten haben. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter keinen Zugang mehr zu Ihren Systemen haben, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden.

Viele Unternehmen übersehen die Möglichkeit, mit dem Berater eine flexible Vereinbarung für künftige Projekte zu treffen.

Drittens sollten Sie eine strukturierte Wissensübergabe durchführen. Dies kann von Anfang an vereinbart werden, wobei der Berater Ihr Team, mit dem er arbeitet, schulen kann.

Datenerfassung

Ihre digitale Lösung sollte in der Lage sein, unternehmensweit Daten über externe Arbeitskräfte zu sammeln. Sie sollten in der Lage sein, sich einen Überblick über Ihre externen Arbeitskräfte zu verschaffen – z. B. wie viel Sie ausgegeben haben, welcher Personalverantwortliche wen eingestellt hat, wen Sie derzeit beschäftigen und bei welchen Anbietern Sie eingestellt haben. Anhand dieser Übersicht können Sie sich ein genaues Bild von Ihrem externen Personalbestand machen.

Sie sollten auch einen mehrdimensionalen Überblick über Ihre Beraterkosten haben. Sie sollten z. B. sehen können, welche Abteilung ein größeres Budget in Anspruch genommen hat, welche Arten von Beratern am kosteneffektivsten waren und wo Sie die leistungsstärksten Anbieter haben.

Auf der Grundlage der gesammelten Daten können Sie dann strategische Entscheidungen für Verbesserungen treffen.

Auf dem Markt verfügbare digitale Lösungen für externe Arbeitskräfte 

Es gibt 2 große Kategorien von Lösungen für die Beschaffung und Verwaltung externer Arbeitskräfte. Die erste ist ein Vendor Management System (VMS) und die andere ist ein Managed Service Provider (MSP).

Ein kostenpflichtiges VMS ist in der Regel ein großes, komplexes System, mit dem Sie Ihr externes Personal verwalten können. Einige Beispiele sind Beeline, Allegis und SAP Fieldglass.

Die andere Kategorie ist eine MSP-Lösung, die es Ihnen ermöglicht, die Beschaffungs- und Verwaltungsarbeit an einen Anbieter auszulagern. Einige der Unternehmen, die dies tun, sind eWork in Skandinavien und Workforce Logiq in den USA.

Unsere Lösung, Onsiter, fällt in eine eigene Kategorie, nämlich ein kostenloses VMS-System. Es steht den Benutzern frei, neue Anbieter zu erkunden, ihre eigenen bevorzugten Anbieter hinzuzufügen, direkten Kontakt mit Anbietern aufzunehmen und ihre externen Arbeitskräfte auf einer intuitiven, benutzerfreundlichen Plattform zu verwalten. Für die Nutzung der Plattform erheben wir keine Gebühren, im Gegenzug können wir auf Ihre Anfragen bieten.

Funktionen einer kostenpflichtigen VMS-, MSP-Lösung und Onsiter

Kernfluss von Onsiter

Wir haben Onsiter entwickelt, um die Anforderungen zu erfüllen, die unserer Meinung nach an ein digitales System für die Beschaffung und Verwaltung externer Arbeitskräfte gestellt werden sollten.

Das erste, was ein Personalverantwortlicher braucht, ist eine Vorlage für Aufträge, damit wichtige Informationen schnell eingegeben werden können. Unsere Vorlage enthält die Informationsfelder, die Anbieter benötigen, um zu entscheiden, ob sie ein Angebot für eine Rolle abgeben wollen oder nicht.

Sourcing von Beratern auf Onsiter

Dann gibt es drei Möglichkeiten, wie der Personalverantwortliche seinen Bedarf ausschreiben kann, um wettbewerbsfähige Angebote zu erhalten. Der erste Weg ist der zu bevorzugten Anbietern, dann gibt es das Anbieter-Universum und der dritte Weg ist der Onsiter-Marktplatz.

Bevorzugte Anbieter

Wenn Sie Onsiter verwenden, können Sie dem System eine Liste Ihrer bevorzugten Anbieter hinzufügen. Mit dieser Funktion können Sie neue Aufträge an Anbieter senden, mit denen Sie gerne zusammenarbeiten. Diese erhalten einen Link zu dem von Ihnen erstellten Auftrag und können sich für ein Angebot entscheiden. Diese Liste wird zu einer zentralen Ressource für Ihr Unternehmen, da alle Personalverantwortlichen, die das System nutzen, Zugriff auf dieselbe Liste der bevorzugten Anbieter haben.

Das Universum der Anbieter

Der zweite Weg, das Vendor Universe, bringt Sie mit Anbietern in Verbindung, die Sie noch nicht kennen. Das Vendor Universe ist ein von uns erstellter Datenindex, der es Ihnen ermöglicht, den von Ihnen benötigten Berater unter mehr als 4000 Anbietern in Skandinavien zu finden. Sie brauchen nur nach einem Schlüsselwort zu suchen, z. B. Cybersicherheit, und Sie erhalten eine Liste von Anbieter-Websites, die dieses Schlüsselwort auf ihrer Website enthalten. Sie können Anbieter, die Sie interessant finden, markieren, sie direkt kontaktieren und ihnen den Link zu den von Ihnen erstellten Aufträgen schicken.

Der Onsiter-Marktplatz

Drittens gibt es unseren Marktplatz. Wenn Sie Ihren Auftrag veröffentlichen, können die Berater auf dem Onsiter-Marktplatz die von Ihnen eingestellten Aufträge einsehen und darauf bieten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Berater von Onsiter zu beauftragen, verdienen wir 5 % des Preises, den Sie in dessen Angebot sehen. Dies ist die einzige Art und Weise, wie wir mit unserer ansonsten kostenlos zu nutzenden Plattform einen Gewinn erzielen.

Antragsteller bietet auf Onsiter

Die Angebote, die Sie erhalten, folgen der gleichen Struktur, so dass Sie parallele Informationen von allen erhalten, die an Ihrem Projekt oder Auftrag interessiert sind.

Manuelles Verfahren

Die vierte Möglichkeit ist eine manuelle Suche durch unser Team, bei der wir die Rolle eines bevorzugten Anbieters spielen, der aktiv nach Beratern sucht und diese auswählt, die für Ihre Aufträge bieten.  

Onsiter demo

Im letzten Abschnitt des Webinars, vor den Fragen und Antworten, zeigte Søren eine kurze Demo des Onsiter VMS. In der Demo zeigt er, wie Benutzer die kostenlose digitale Plattform nutzen können, um die externen Arbeitskräfte einer Organisation zu beschaffen und zu verwalten.