Riassunto del webinar – Come digitalizzare efficacemente l’approvvigionamento e la gestione della forza lavoro esterna

Il 12 maggio abbiamo ospitato un webinar incentrato sui suggerimenti per digitalizzare in modo efficace la forza lavoro esterna.

In questo webinar, Søren Rosenmeier, CEO di Right People Group e Onsiter, ha trattato i fondamenti della digitalizzazione dell’approvvigionamento e della gestione della forza lavoro esterna.

Nella parte principale del webinar, Søren ha discusso di:

• Motivi per la digitalizzazione dell’utilizzo della forza lavoro esterna
• Approvvigionamento di consulenti centralizzato o decentralizzato
• Processi chiave da supportare
• Tipi di soluzioni digitali per la forza lavoro esterna

Soren ha anche mostrato un esempio di sistema digitale per l’approvvigionamento e la gestione della forza lavoro esterna, attraverso una rapida demo di Onsiter VMS.

Guarda il webinar completo

Riassunto blog: Perché la forza lavoro esterna è importante

Il fattore più importante per il successo di un’azienda è rappresentato dalle competenze di cui dispone. Per la maggior parte delle aziende, l’enfasi è posta sul reclutamento della forza lavoro interna, ma secondo alcuni studi, la forza lavoro esterna rappresenta il 30-50% delle competenze di un’azienda.

Motivi per la digitalizzazione della forza lavoro esterna

Prezzo e qualità

Quando si utilizza un sistema di approvvigionamento della forza lavoro digitalizzato, ha una portata più ampia del mercato dei fornitori. Di conseguenza, è più probabile che trovi le persone con le giuste competenze al miglior prezzo.

Efficienza

Un sistema digitale per la forza lavoro esterna supporta una tempistica più rapida dal bisogno alla soluzione per ottenere le competenze che sta cercando. Una soluzione digitale offre anche funzionalità che riducono al minimo il tempo dedicato all’approvvigionamento e alla gestione della forza lavoro esterna. Inoltre, migliorerà i processi di onboarding e offboarding, in modo da non perdere il prezioso lavoro svolto da queste persone dopo che hanno terminato la loro collaborazione con lei.

 Conformità

Le funzionalità disponibili con le soluzioni digitali per l’approvvigionamento e la gestione della forza lavoro esterna aiutano le aziende a rispettare i requisiti legali, fiscali e del GDPR. Inoltre, i responsabili delle assunzioni sono in grado di utilizzare i contratti corretti e approvati per ciascuno dei ruoli assunti. Una panoramica della forza lavoro esterna è spesso disponibile anche per la gestione della compliance.

Prospettive diverse su ciò che conta

Quando si implementa una soluzione digitale, è importante essere consapevoli di ciò che conta per le diverse parti interessate, e concentrarsi sui punti che semplificano la vita.

• Critico per i responsabili delle assunzioni
• Critico per l’approvvigionamento
• Qualità
• Prezzo
• Velocità
• Conformità del processo
• Facilità d’uso
• Dati e reportistica

I manager di assunzioni e gli addetti agli acquisti hanno priorità diverse nella scelta di una soluzione digitale

Manager di assunzioni

Per i manager di assunzioni è importante avere accesso a consulenti di alta qualità attraverso una soluzione digitale. È anche fondamentale che siano in grado di trovare rapidamente i consulenti e che la piattaforma sia facile da usare.

Approvvigionamenti

Per i responsabili degli acquisti, il prezzo è spesso un criterio più importante quando si tratta di consulenti disponibili. La conformità ai processi è la prossima priorità per una soluzione digitale, e poi i dati e la reportistica a livello organizzativo.

 Approvvigionamento di consulenti centralizzato e decentralizzato

In un sistema centralizzato, tutte le richieste di approvvigionamento provenienti dai vari reparti di un’azienda arrivano a un unico reparto, spesso l’ufficio acquisti. Poi l’ufficio acquisti si rivolge a diversi fornitori e poi torna al reparto richiedente per selezionare insieme il consulente.

In un sistema di approvvigionamento decentralizzato, i manager di assunzioni svolgono i propri processi di ricerca e selezione.

Nel processo centralizzato, c’è un processo coerente e c’è un’alta concorrenza vantaggiosa tra i fornitori. Tuttavia, in molte organizzazioni, i responsabili delle assunzioni trovano questo processo troppo lento e burocratico.

La decentralizzazione del processo probabilmente si tradurrà in un processo più veloce e più agile, e l’organizzazione sarà in grado di avere un rapporto più stretto con i fornitori, poiché avrà un contatto diretto con loro. Ciò significa anche che i responsabili delle assunzioni spesso “chiamano un amico”, il che introduce pregiudizi e una scarsa concorrenza tra i fornitori.

Il meglio dei due mondi

Una soluzione digitale massimizza i vantaggi dei processi di approvvigionamento centralizzati e decentralizzati, minimizzando i loro svantaggi.

L’introduzione di una soluzione digitale creerà un processo veloce, agile e coerente, consentirà un’ampia copertura del mercato dei fornitori, offrirà alti livelli di concorrenza, permetterà un dialogo diretto con i fornitori e fornirà ai responsabili delle assunzioni una panoramica della forza lavoro esterna.

Processi che una soluzione digitale deve supportare

Ci sono 6 processi che una soluzione digitale per la gestione della forza lavoro esterna deve supportare.

Requisiti

Deve essere in grado di fornire requisiti dettagliati e coerenti che il fornitore deve avere per poter fornire il consulente di cui ha bisogno.

In base alla sua esperienza, Soren afferma che è importante che queste piattaforme digitali accolgano i lavoratori a distanza, in base alle tendenze attuali indotte da COVID-19. Ha anche osservato che le aziende che ottengono risultati migliori tendono ad avere una maggioranza di consulenti di lingua inglese nei loro team. Ciò consente anche di avere una più ampia disponibilità di talenti e, di conseguenza, un ambiente più competitivo per la qualità e il prezzo dei consulenti.

I progetti con proposte attraenti hanno maggiori probabilità di attrarre lavoratori esterni rispetto a quelli con proposte funzionali. Evidenziare ciò che rende il suo progetto attraente aiuterà a differenziare la sua azienda dagli altri e ad aumentare le possibilità di ottenere i migliori consulenti.

Portata sul mercato

Una soluzione digitale per la forza lavoro esterna dovrebbe consentirle di avere un’ampia copertura del mercato, perché questo aumenta le possibilità di trovare l’esperto che sta cercando al miglior prezzo.

Cerchi una piattaforma che fornisca l’accesso ai consulenti freelance e a quelli impiegati da un’agenzia.

La sua soluzione digitale deve essere in grado di fornire al suo manager di assunzioni un quadro centrale con la capacità di raggiungere un ampio mercato.

Garanzia di qualità e negoziazione

La piattaforma digitale che sceglie deve consentirle di effettuare controlli di qualità, in modo da identificare i candidati migliori.

Per valutare la qualità e l’idoneità di un consulente, dovrebbe essere in grado di accedere facilmente a dati come la durata tipica del progetto di un consulente, che corrisponde alle sue aspettative, e se ha clienti che ritornano.

In secondo luogo, dovrebbe avere un colloquio pianificato e strutturato con i consulenti. Senza un colloquio strutturato, il colloquio potrebbe finire per essere una conversazione superficiale invece di una conversazione approfondita sul progetto e sulle capacità del consulente.

A questo punto, deve negoziare il prezzo, prima di scegliere il consulente e non dopo.

L’inserimento nel team

È importante avere le basi prima che il consulente inizi, come ad esempio fornire l’accesso a determinati sistemi. Occuparsi di questo dopo l’arrivo del consulente gli impedirà di iniziare.

Informi i consulenti sulla missione e sullo scopo dell’organizzazione, proprio come farebbe con un dipendente fisso. Non è necessario che la sessione sia lunga, ma questa parte dell’onboarding è necessaria perché le persone tendono a lavorare meglio quando conoscono il loro scopo.

Un altro consiglio pratico per i consulenti di onboarding è quello di avere una formazione basata su video per qualsiasi formazione fondamentale di cui possano avere bisogno prima di iniziare. I video di formazione preregistrati fanno risparmiare molto tempo e consentono ai consulenti di iniziare ad aggiungere valore immediatamente.

Esecuzione

La piattaforma digitale prescelta deve rendere le attività di contrattazione, come i contratti digitali e l’estensione dei contratti, un’esperienza senza soluzione di continuità. Dovrebbe anche essere facile fare il resoconto dei tempi e impostare un processo di fatturazione.

La piattaforma deve consentirle di misurare e registrare la qualità del consulente. In questo modo, potrà riassumere i consulenti che hanno fatto un buon lavoro e potrà approfittare della loro familiarità con la sua organizzazione.

Dovrebbe anche essere in grado di documentare gli insegnamenti ottenuti dal consulente che ha assunto. In quanto esterni, è probabile che le offrano una prospettiva nuova e opinioni obiettive su come migliorare le cose nella sua azienda.

 Offboarding

Disporre di un processo di offboarding strutturato è importante per diverse ragioni. Innanzitutto, non vuole perdere le informazioni preziose che le hanno fornito durante il periodo trascorso con lei. Dovrà anche assicurarsi di aver rimosso il loro accesso ai suoi sistemi per evitare rischi di sicurezza.

Molte aziende trascurano l’opportunità di stabilire un accordo flessibile con il consulente per i progetti futuri.

In terzo luogo, dovrebbe avere un passaggio di conoscenze strutturato. Questo può essere organizzato fin dall’inizio, dove il consulente può formare il team con cui lavora.

Raccolta dei dati

La sua soluzione digitale deve essere in grado di raccogliere i dati della forza lavoro esterna in tutta l’organizzazione. Dovrebbe essere in grado di avere una panoramica della sua forza lavoro esterna, ad esempio quanto ha speso, quale manager ha assunto chi, chi ha attualmente e da quali fornitori ha assunto. Questa panoramica le fornirà un quadro accurato della sua forza lavoro esterna.

Dovrebbe anche avere una visione multidimensionale dei costi dei suoi consulenti. Dovrebbe essere in grado di vedere, ad esempio, quale reparto ha utilizzato un budget maggiore, i tipi di consulenti più efficaci dal punto di vista dei costi e dove ha ottenuto i fornitori più performanti.

Potrà quindi prendere decisioni strategiche per i miglioramenti in base ai dati raccolti.

Soluzioni digitali per la forza lavoro esterna disponibili sul mercato

Esistono due grandi categorie di soluzioni per l’approvvigionamento e la gestione della forza lavoro esterna. La prima è un Vendor Management System (VMS) e l’altra è un Managed Service Provider (MSP).

Un VMS a pagamento è solitamente un sistema complesso e di grandi dimensioni che può essere utilizzato per gestire la sua forza lavoro esterna. Alcuni esempi sono Beeline, Allegis e SAP Fieldglass.

L’altra categoria è una soluzione MSP, che le consente di esternalizzare il lavoro di approvvigionamento e amministrazione a un fornitore. Alcune delle aziende che fanno questo includono eWork in Scandinavia e Workforce Logiq negli Stati Uniti.

La nostra soluzione, Onsiter, rientra in una categoria a sé stante, ovvero un sistema VMS gratuito. Gli utenti sono liberi di esplorare nuovi fornitori, aggiungere i propri fornitori preferiti, entrare in contatto diretto con i fornitori e gestire la propria forza lavoro esterna su una piattaforma intuitiva e facile da usare. Non le facciamo pagare nulla per poter utilizzare la piattaforma, in cambio della possibilità di fare offerte per le sue richieste.

Flusso principale di Onsiter

Abbiamo progettato Onsiter per soddisfare ciò che pensiamo debba essere presente in un sistema digitale di approvvigionamento e gestione di una forza lavoro esterna.

La prima cosa di cui un manager di assunzioni ha bisogno è un modello per gli incarichi, in modo da poter inserire rapidamente le informazioni importanti. Il nostro modello contiene i campi informativi di cui i fornitori hanno bisogno per determinare se fare o meno un’offerta per un ruolo.

Sourcing di consulenti su Onsiter

Ci sono poi 3 modi in cui il manager di assunzioni può inviare le sue esigenze per ottenere offerte competitive. Il primo è quello dei venditori preferiti, poi c’è l’Universo dei Venditori e il terzo è il mercato di Onsiter.

Venditori preferiti

Quando utilizza Onsiter, può aggiungere al sistema il suo elenco di fornitori preferiti. Questa funzione le consente di inviare nuovi incarichi ai venditori con cui ama lavorare. Questi riceveranno un link all’incarico da lei creato e potranno scegliere di fare un’offerta. Questo elenco diventa una risorsa centralizzata per la sua organizzazione, perché tutti i responsabili delle assunzioni che utilizzano il sistema avranno accesso allo stesso elenco di fornitori preferiti.

L’universo dei fornitori

 Il secondo modo, l’Universo dei Fornitori, la mette in contatto con i fornitori che ancora non conosce. Il Vendor Universe è un indice di dati che abbiamo creato per consentirle di trovare il consulente di cui ha bisogno tra oltre 4000 fornitori in Scandinavia. Tutto ciò che deve fare è ricercare una parola chiave, ad esempio sicurezza informatica, e otterrà un elenco di siti web di fornitori che hanno questa parola chiave nel loro sito web. Potrà contrassegnare i venditori che ritiene interessanti, contattarli direttamente e inviare loro il link agli incarichi che ha creato.

Il mercato di Onsiter

In terzo luogo, c’è il nostro mercato. Quando rende pubblico il suo incarico, i consulenti del mercato di Onsiter potranno visualizzare e fare offerte per gli incarichi da lei pubblicati. Se sceglie di assumere un consulente di Onsiter, noi guadagniamo il 5% della tariffa che vede nella sua offerta. Questo è l’unico modo in cui otteniamo un profitto dalla nostra piattaforma, altrimenti gratuita.

Le offerte che riceverà seguiranno la stessa struttura, in modo da avere informazioni parallele da tutti coloro che sono interessati al suo progetto o incarico.

Processo manuale

Il quarto modo è una ricerca manuale effettuata dal nostro team, in cui svolgiamo il ruolo di fornitore preferenziale, ricercando e selezionando attivamente i consulenti che faranno offerte per i suoi incarichi.

Demostrazione di Onsiter

 Nella sezione finale del webinar, prima delle domande e risposte, Søren ha fatto una rapida dimostrazione del VMS Onsiter. Ha scoperto come la piattaforma digitale gratuita viene utilizzata per acquisire e gestire la forza lavoro esterna di un’organizzazione.