Bästa praxis för ett robust program för hantering av tillfällig arbetskraft

Enligt Staffing Industry Analysts (SIA) spenderade företagen 4,4 biljoner dollar på extern arbetskraft år 2020. Över 61 % av dessa tjänster tillhandahölls av oberoende konsulter. Dessa trender återspeglar den ökande betydelsen av tillfällig bemanning i affärsvärlden. Att anlita tillfällig personal hjälper företag att snabbt fylla personalbrister, genomföra specifika projekt och ersätta anställda som är lediga.

Även om tillfälliga arbetstagare ger företagen många fördelar, innebär de också nya utmaningar. Utan en korrekt hantering av tillfällig personal kan företagen drabbas av högre kostnader, risker för efterlevnad och till och med skada på sitt rykte.

Potentiella problem som orsakas av dålig hantering av tillfällig arbetskraft

Utomstående arbetare är anställda som inte är fast anställda av ett företag, men som anställs för en viss tidsperiod. De kan placeras av ett bemanningsföretag, onlineplattformar eller oberoende konsulter. Vanliga problem som beror på dålig hantering av tillfälliga arbetstagare eller avsaknad av en övergripande strategi för hantering av arbetskraft är bland annat följande:

Ökade kostnader

När tillfälliga arbetstagare inte hanteras korrekt kan företag spendera mer pengar än nödvändigt. Om ett företag till exempel inte har en process för att granska konsulter kan det sluta med att företaget arbetar med någon som tar ut högre priser än andra leverantörer.

Risker för efterlevnad

Det finns ett antal efterlevnadsrisker som är förknippade med att anlita externa entreprenörer. Om ett företag till exempel inte för noggranna register över de timmar som konsulterna arbetar kan det stöta på arbetsrättsliga problem. Om ett företag dessutom inte gör bakgrundskontroller av sina konsulter kan det utsätta sig för potentiellt juridiskt ansvar.

Skador på anseendet

I dagens tid av sociala medier kan en enda dålig recension från en missnöjd konsult skada företagets rykte mycket. Om ett företag inte är flitigt när det gäller att hantera sina externa medarbetare kan det hamna i negativ press. Amazons senaste problem med sina konsulter är ett exempel på detta. Amazon kritiserades för hur företaget behandlar sina konsulter, och vissa anställda sade att de behandlades som “andra klassens medborgare”.

Bästa praxis för effektiv hantering av tillfälliga arbetstagare

Ditt program för tillfällig arbetskraft bör styras av en tydlig strategi som överensstämmer med dina affärsmål. När du utarbetar din strategi bör du följa vissa bästa metoder:

1. Definiera syftet med att använda en extern anställd.

Det första steget i hanteringen av din externa arbetskraft är att definiera syftet med deras uppdrag. Genom att definiera syftet med att anlita tillfälliga arbetstagare undviker du det vanliga misstaget att använda dem för uppgifter som skulle kunna utföras av heltidsanställda. Du lägger också grunden för att utveckla tydliga kriterier för att välja ut tillfälliga anställda.

2. Utarbeta kriterier för att välja ut tillfälliga arbetstagare.

När du har fastställt syftet med att använda tillfälliga arbetstagare kan du utveckla kriterier för att välja ut dem. Dessa kriterier bör baseras på organisationens specifika behov och de färdigheter som krävs för uppgiften i fråga. När du utarbetar kriterier för att välja ut tillfälliga arbetstagare är det viktigt att ta hänsyn till både deras tekniska och icke-tekniska färdigheter.

3. Skapa en screeningprocess.

När du har tagit fram kriterier för att välja utomstående arbetstagare måste du upprätta en granskningsprocess. Denna process ska säkerställa att de anställda du väljer är kvalificerade och uppfyller företagets standarder. När du utvecklar en granskningsprocess är det viktigt att överväga både online- och offline-granskningsmetoder. Vissa företag väljer att använda sig av tredjepartstjänster för screening, medan andra föredrar att genomföra egna screeningar.

4. Utveckla en onboardingprocess.

När du har valt ut dina externa medarbetare måste du utveckla en onboardingprocess. Denna process bör vara utformad för att hjälpa de anställda att acklimatisera sig till din organisation och bli bekanta med de aktuella uppgifterna. När du utvecklar en onboardingprocess är det viktigt att överväga vilken typ av utbildning och stöd som kommer att krävas.

5. Skapa ett system för att spåra timmar.

En av de viktigaste aspekterna av hanteringen av din externa personal är att spåra de timmar som varje anställd arbetar. Detta är viktigt av två skäl: för det första säkerställer det att du följer arbetslagstiftningen och för det andra hjälper det dig att budgetera för framtida projekt. Det finns flera sätt att spåra de timmar som tillfälligt anställda arbetar. Vissa företag använder programvara för tidsuppföljning, medan andra föredrar att låta sina anställda lämna in tidrapporter varje vecka.

6. Införande av ett system för resultatstyrning

När du hanterar externa anställdas prestationer ska du ta hänsyn till projektspecifika leveranser, att leveranser slutförs i tid och kvaliteten på det utförda arbetet. Positiv feedback bör också ges när arbetet levereras i tid och uppfyller eller överträffar förväntningarna.

Positiv, öppen och transparent kommunikation med externa medarbetare om deras prestationer är nyckeln till att hålla dina externa medarbetare engagerade och ta itu med prestationsproblem innan de blir omöjliga att hantera.

7. Investera i ett system för leverantörshantering (VMS).

Om du planerar att använda extern personal regelbundet är det ett smart beslut att investera i ett leverantörshanteringssystem (VMS). Ett VMS hjälper dig att effektivisera processen för att hitta, välja och ta in externa anställda. Det gör det också möjligt för dig att spåra dina externa anställdas prestationer och hantera dem på en central plats.

Ett VMS ger också ett centralt förvaringsutrymme för alla företagets uppgifter om extern personal. Med hjälp av dessa data kan ditt företag förbättra processen för hantering av tillfälliga arbetstagare och fatta bättre beslut om hur de ska användas.

Om du inte är bekant med funktionerna i ett VMS bör du prova Onsiter VMS. Det är en gratis, leverantörsneutral, molnbaserad plattform som hjälper företag att hantera sin tillfälliga arbetskraft. Med hjälp av den kan du lägga ut jobb, hitta kandidater, spåra tid och närvaro, hantera prestationer och mycket mer.

Sammanfattning

Att hantera tillfälliga anställda är en viktig process för alla företag som använder tillfälliga arbetstagare. Genom att följa de bästa metoderna som beskrivs i den här artikeln kan du se till att din organisation kan identifiera, välja, anställa och effektivt hantera externa arbetstagare.

Kom ihåg att arbetslivet ständigt förändras och att även ditt företags behov kommer att förändras med tiden. Därför är det viktigt att du regelbundet granskar och reviderar din process för hantering av extern arbetskraft för att se till att den uppfyller företagets behov.