Parhaat käytännöt vankkaa ehdollisen työvoiman hallintaohjelmaa varten

Staffing Industry Analystsin (SIA) mukaan yritykset käyttävät 4,4 biljoonaa dollaria ehdolliseen työvoimaan vuonna 2020. Yli 61 prosenttia näistä palveluista tarjottiin riippumattomien urakoitsijoiden toimesta. Tällaiset ehdollisen työvoiman suuntaukset heijastavat ehdollisen työvoiman kasvavaa merkitystä yritysmaailmassa. Vuokratyöntekijöiden palkkaaminen auttaa yrityksiä täyttämään nopeasti henkilöstövajeita, saamaan erityishankkeet valmiiksi ja sijaistamaan lomalla olevia työntekijöitä.

Vaikka tilapäistyöntekijät tuovat yrityksille monia etuja, ne tuovat myös uusia haasteita organisaatiolle. Ilman tilapäistyövoiman asianmukaista hallintaa yritykset voivat joutua kohtaamaan suurempia kustannuksia, sääntöjen noudattamiseen liittyviä riskejä ja jopa mainehaittoja.

Mahdolliset ongelmat, jotka johtuvat tilapäistyövoiman huonosta hallinnoinnista.

Ehdollinen työvoima koostuu työntekijöistä, jotka eivät ole yrityksen vakituisia työntekijöitä, vaan heidät on palkattu työskentelemään tietyksi ajaksi. Heidät voidaan hankkia henkilöstövuokrausyrityksestä, verkkoalustoilta tai itsenäisiltä urakoitsijoilta. Joitakin yleisiä ongelmia, jotka johtuvat ehdollisen työvoiman huonosta hallinnoinnista tai työvoiman kokonaishallintastrategian puuttumisesta, ovat muun muassa seuraavat:

Lisääntyneet kustannukset

Kun tilapäistyöntekijöitä ei hallinnoida asianmukaisesti, yritykset voivat päätyä käyttämään enemmän rahaa kuin on tarpeen. Jos yrityksellä ei esimerkiksi ole käytössä prosessia alihankkijoiden tarkistamiseksi, se voi päätyä työskentelemään jonkun kanssa, joka veloittaa korkeampia hintoja kuin muut palveluntarjoajat.

Vaatimustenmukaisuuteen liittyvät riskit

Ehdolliseen työvoimaan liittyy useita säännösten noudattamiseen liittyviä riskejä. Jos yrityksellä ei esimerkiksi ole tarkkaa kirjanpitoa alihankkijoidensa tekemistä työtunneista, se voi joutua ongelmiin työlainsäädännön kanssa. Lisäksi jos yritys ei tee taustatarkastuksia alihankkijoistaan, se voi joutua mahdollisten oikeudellisten vastuiden kohteeksi.

Mainevahingot

Nykypäivän sosiaalisen median aikakaudella yksi tyytymättömän urakoitsijan antama huono arvostelu voi aiheuttaa paljon vahinkoa yrityksen maineelle. Jos yritys ei ole huolellinen vuokratyövoiman hallinnoinnissa, se voi joutua negatiivisen lehdistön kohteeksi. Esimerkkinä tästä ovat Amazonin viimeaikaiset ongelmat sen vuokratyövoiman kanssa. Amazonia on kritisoitu tavasta, jolla se kohtelee alihankkijoitaan, ja jotkut työntekijät sanovat, että heitä kohdellaan kuin “toisen luokan kansalaisia”.

Parhaat käytännöt tehokkaaseen vuokratyövoiman hallintaan

Vuokratyövoimaohjelmaa tulisi ohjata selkeä strategia, joka on linjassa liiketoimintasi tavoitteiden kanssa. Strategiaa kehitettäessä on syytä pitää mielessä muutama paras käytäntö:

1. Määrittele ehdollisen työntekijän käytön tarkoitus.

Ensimmäinen askel ehdollisen työvoiman hallinnassa on määritellä heidän käyttönsä tarkoitus. Määrittelemällä vuokratyöntekijöiden palkkaamisen tarkoituksen vältät yleisen sudenkuopan, jonka mukaan heitä käytetään tehtäviin, jotka kokoaikaiset työntekijät voisivat hoitaa. Samalla luot pohjan selkeiden kriteerien kehittämiselle vuokratyöntekijöiden valintaa varten.

2. Kehitä kriteerit tilapäistyöntekijöiden valintaa varten

Kun olet määritellyt vuokratyöntekijöiden käytön tarkoituksen, voit kehittää kriteerit heidän valinnalleen. Näiden kriteerien tulisi perustua organisaatiosi erityistarpeisiin ja tehtävän edellyttämiin taitoihin. Kun kehität kriteerejä vuokratyöntekijöiden valintaa varten, on tärkeää ottaa huomioon sekä heidän tekniset taitonsa että muut kuin tekniset taitonsa.

3. Luo tarkastusprosessi

Kun olet kehittänyt kriteerit tilapäisten työntekijöiden valintaa varten, sinun on luotava tarkastusprosessi. Prosessi on suunniteltava siten, että varmistetaan, että valitsemasi työntekijät ovat päteviä ja täyttävät organisaatiosi vaatimukset. Kun luot tarkastusprosessia, on tärkeää ottaa huomioon sekä online- että offline-seulontamenetelmät. Jotkin yritykset valitsevat kolmannen osapuolen seulontapalvelut, kun taas toiset tekevät mieluummin omat seulontansa.

4. Kehitä sisäänottoprosessi

Kun olet valinnut vuokratyöntekijät, sinun on kehitettävä sisäänottoprosessi. Prosessi olisi suunniteltava siten, että se auttaa työntekijöitä sopeutumaan organisaatioon ja pääsemään vauhtiin käsillä olevassa tehtävässä. On tärkeää ottaa huomioon, millaista koulutusta ja tukea tarvitaan, kun kehitetään sisäänottoprosessia.

5. Luo järjestelmä työtuntien seurantaa varten

Yksi tärkeimmistä ehdollisen työvoiman hallinnan osa-alueista on kunkin työntekijän tekemien työtuntien seuranta. Tämä on tärkeää kahdesta syystä: ensinnäkin se varmistaa, että noudatat työlainsäädäntöä, ja toiseksi se auttaa sinua budjetoimaan tulevia projekteja varten. On olemassa useita eri tapoja seurata vuokratyöntekijöiden työtunteja. Jotkin yritykset käyttävät työajanseurantaohjelmistoja, kun taas toiset haluavat, että työntekijät toimittavat työaikatauluja viikoittain.

6. Ota käyttöön suorituksenhallintajärjestelmä

Kun on kyse tilapäisen työvoiman suorituskyvyn hallinnasta, tarkastele projektikohtaisia tuloksia, toimitusten oikea-aikaista valmistumista sekä toimitetun työn laatua. Positiivista palautetta olisi annettava myös silloin, kun työ toimitetaan ajallaan ja se täyttää tai ylittää odotukset.

Positiivinen, avoin ja läpinäkyvä viestintä tilapäistyöntekijöiden kanssa heidän suorituksestaan on avainasemassa, jotta tilapäistyöntekijät pysyvät sitoutuneina ja jotta toimituskykyyn liittyviin ongelmiin voidaan puuttua ennen kuin ne muuttuvat hallitsemattomiksi.

7. Investoi toimittajahallintajärjestelmään (VMS).

Jos aiot käyttää tilapäistyöntekijöitä säännöllisesti, investoiminen toimittajahallintajärjestelmään (VMS) on viisas päätös. VMS auttaa sinua virtaviivaistamaan tilapäistyöntekijöiden hankinnan, valinnan ja palvelukseen ottamisen prosessia. Se antaa sinulle myös mahdollisuuden seurata tilapäistyöntekijöiden suorituskykyä ja hallita heitä keskitetysti.

VMS tarjoaa myös keskitetyn säilytyspaikan kaikille organisaatiosi ehdollisen työvoiman tiedoille. Näiden tietojen avulla voit parantaa organisaatiosi tilapäistyövoiman hallintaprosessia ja tehdä parempia päätöksiä tilapäistyöntekijöiden käytöstä.

Jos et tiedä, mitä VMS:llä voi tehdä, kokeile Onsiter VMS:ää, joka on ilmainen ja myyjäneutraali pilvipohjainen alusta, joka auttaa organisaatioita hallinnoimaan ehdollista työvoimaa. Sen avulla voit julkaista työpaikkoja, hankkia ehdokkaita, seurata työaikaa ja läsnäoloa, hallinnoida suorituskykyä ja paljon muuta.

Yhteenveto

Ehdollisen työvoiman hallinta on kriittinen prosessi kaikille organisaatioille, jotka käyttävät ehdollisia työntekijöitä. Noudattamalla tässä artikkelissa esiteltyjä parhaita käytäntöjä voit varmistaa, että organisaatiosi pystyy tunnistamaan, valitsemaan, ottamaan palvelukseen ja hallinnoimaan ehdollista työvoimaa tehokkaasti.

Muista, että työelämä muuttuu jatkuvasti, ja myös organisaatiosi tarpeet muuttuvat ajan myötä. Tämän vuoksi on tärkeää tarkistaa ja tarkistaa ehdollisen työvoiman hallintaprosessi säännöllisesti, jotta varmistetaan, että se vastaa organisaation tarpeita.