Le migliori pratiche per un solido programma di gestione della forza lavoro contingente

Secondo Staffing Industry Analysts (SIA), nel 2020 le aziende hanno speso 4,4 trilioni di dollari in manodopera esterna. Oltre il 61% di questi servizi è stato fornito da consulenti indipendenti. Queste tendenze riflettono la crescente importanza del personale temporaneo nel mondo degli affari. L’assunzione di lavoratori temporanei aiuta le aziende a colmare rapidamente i vuoti di organico, a realizzare progetti specifici e a sostituire i dipendenti in congedo.

Se da un lato i lavoratori temporanei portano molti benefici alle aziende, dall’altro presentano anche nuove sfide. Senza una corretta gestione del personale temporaneo, le aziende possono incorrere in costi più elevati, rischi di conformità e persino danni alla reputazione.

Potenziali problemi causati da una cattiva gestione del lavoro temporaneo

I lavoratori temporanei sono dipendenti non assunti a tempo indeterminato da un’azienda, ma per un periodo di tempo specifico. Possono essere collocati da un’agenzia di personale, da piattaforme in linea o da consulenti indipendenti. I problemi più comuni derivanti da una cattiva gestione dei lavoratori temporanei o dalla mancanza di una strategia globale di gestione della forza lavoro includono

Aumento dei costi

Quando i lavoratori temporanei non sono gestiti correttamente, le aziende possono spendere più denaro del necessario. Ad esempio, se un’azienda non dispone di un processo di verifica dei consulenti, può finire per lavorare con qualcuno che applica tariffe più elevate rispetto ad altri fornitori.

Rischi di conformità

L’assunzione di collaboratori esterni comporta una serie di rischi di conformità. Ad esempio, se un’azienda non tiene un registro accurato delle ore lavorate dai suoi consulenti, può incorrere in problemi di diritto del lavoro. Inoltre, se un’azienda non effettua controlli sui precedenti dei propri consulenti, può esporsi a potenziali responsabilità legali.

Danni alla reputazione

Nell’era odierna dei social media, una singola recensione negativa di un consulente insoddisfatto può danneggiare gravemente la reputazione di un’azienda. Se un’azienda non è diligente nella gestione dei suoi dipendenti esterni, può ritrovarsi sulla stampa negativa. I recenti problemi di Amazon con i suoi consulenti ne sono un esempio. Amazon è stata criticata per il modo in cui tratta i suoi consulenti e alcuni lavoratori hanno dichiarato di essere stati trattati come “cittadini di seconda classe”.

Le migliori pratiche per una gestione efficace dei lavoratori temporanei

Il programma di lavoro temporaneo deve essere guidato da una strategia chiara che si allinei con gli obiettivi aziendali. Nello sviluppare la vostra strategia, dovreste seguire alcune best practice:

1. definire lo scopo del ricorso a un dipendente esterno.

Il primo passo nella gestione della forza lavoro esterna è definire lo scopo del suo incarico. Definendo lo scopo dell’assunzione di lavoratori temporanei, si evita l’errore comune di utilizzarli per compiti che potrebbero essere svolti da dipendenti a tempo pieno. Inoltre, si gettano le basi per lo sviluppo di criteri chiari per la selezione dei dipendenti temporanei.

2. Sviluppare criteri di selezione dei lavoratori temporanei.

Una volta stabilito lo scopo del ricorso ai lavoratori temporanei, si possono sviluppare i criteri di selezione. Questi criteri devono basarsi sulle esigenze specifiche dell’organizzazione e sulle competenze richieste per il compito da svolgere. Nello sviluppare i criteri di selezione dei lavoratori temporanei, è importante considerare sia le loro competenze tecniche che quelle non tecniche.

3. creare un processo di selezione

Dopo aver sviluppato i criteri per la selezione dei lavoratori esterni, è necessario stabilire un processo di revisione. Questo processo deve garantire che i dipendenti selezionati siano qualificati e soddisfino gli standard aziendali. Quando si sviluppa un processo di verifica, è importante prendere in considerazione metodi di screening in linea e offline. Alcune aziende scelgono di utilizzare servizi di screening di terze parti, mentre altre preferiscono condurre i propri screening.

4. Sviluppare un processo di onboarding.

Una volta selezionati i dipendenti esterni, è necessario sviluppare un processo di onboarding. Questo processo deve essere progettato per aiutare i dipendenti ad ambientarsi nell’organizzazione e a familiarizzare con i compiti da svolgere. Quando si sviluppa un processo di onboarding, è importante considerare il tipo di formazione e di supporto che sarà necessario.

5. Creare un sistema di monitoraggio delle ore di lavoro.

Uno degli aspetti più importanti della gestione del personale esterno è il monitoraggio delle ore lavorate da ciascun dipendente. Questo è importante per due motivi: in primo luogo, garantisce la conformità con le leggi sul lavoro e, in secondo luogo, aiuta a stilare il budget per i progetti futuri. Esistono diversi modi per tenere traccia delle ore lavorate dai dipendenti temporanei. Alcune aziende utilizzano un software di tracciamento del tempo, mentre altre preferiscono che i dipendenti presentino le schede di tempo su base settimanale.

6. implementazione di un sistema di gestione delle prestazioni

Quando si gestiscono le prestazioni dei collaboratori esterni, occorre considerare i risultati specifici del progetto, il completamento puntuale dei risultati e la qualità del lavoro svolto. È opportuno fornire un feedback positivo anche quando il lavoro viene consegnato nei tempi previsti e soddisfa o supera le aspettative.

Una comunicazione positiva, aperta e trasparente con i collaboratori esterni in merito alle loro prestazioni è fondamentale per mantenere i collaboratori esterni impegnati e per affrontare i problemi di prestazione prima che diventino ingestibili.

7. Investite in un sistema di gestione dei fornitori (VMS).

Se prevedete di ricorrere regolarmente a personale esterno, investire in un sistema di gestione dei fornitori (VMS) è una decisione intelligente. Un VMS vi aiuterà a semplificare il processo di ricerca, selezione e inserimento dei dipendenti esterni. Inoltre, consente di monitorare le prestazioni dei dipendenti esterni e di gestirli in un’unica posizione centralizzata.

Un VMS fornisce anche un archivio centrale per tutti i dati sulla forza lavoro esterna dell’azienda. Grazie a questi dati, l’azienda può migliorare il processo di gestione dei lavoratori temporanei e prendere decisioni migliori sul loro impiego.

Se non avete familiarità con le capacità di un VMS, dovreste provare Onsiter VMS. Si tratta di una piattaforma gratuita, indipendente dai fornitori e basata sul cloud, che aiuta le aziende a gestire la loro forza lavoro temporanea. Consente di pubblicare posti di lavoro, trovare candidati, tenere traccia di orari e presenze, gestire le prestazioni e altro ancora.

Sintesi

La gestione dei dipendenti temporanei è un processo importante per qualsiasi azienda che utilizza lavoratori temporanei. Seguendo le best practice descritte in questo articolo, potrete garantire che la vostra organizzazione sia in grado di identificare, selezionare, assumere e gestire efficacemente i lavoratori esterni.

Ricordate che il mondo del lavoro è in continua evoluzione e che anche le esigenze della vostra azienda cambieranno nel tempo. Pertanto, è importante rivedere e rivedere regolarmente il vostro processo di gestione della forza lavoro esterna per assicurarvi che soddisfi le esigenze della vostra azienda.