Bewährte Verfahren für ein robustes Programm zur Verwaltung externer Arbeitskräfte

Nach Angaben von Staffing Industry Analysts (SIA) gaben Unternehmen im Jahr 2020 4,4 Billionen Dollar für externe Arbeitskräfte aus. Über 61 % dieser Dienstleistungen wurden von unabhängigen Beratern erbracht. Diese Trends spiegeln die wachsende Bedeutung von Zeitarbeitskräften in der Geschäftswelt wider. Die Einstellung von Zeitarbeitskräften hilft Unternehmen dabei, Personallücken schnell zu schließen, bestimmte Projekte zu verwirklichen und für beurlaubte Mitarbeiter einzuspringen.

Zeitarbeitskräfte bringen den Unternehmen zwar viele Vorteile, stellen sie aber auch vor neue Herausforderungen. Ohne eine ordnungsgemäße Verwaltung von Zeitarbeitskräften können Unternehmen mit höheren Kosten, Compliance-Risiken und sogar mit Rufschädigung konfrontiert werden.

Mögliche Probleme, die durch schlechtes Management von Zeitarbeitskräften verursacht werden

Leiharbeiter sind Mitarbeiter, die nicht fest bei einem Unternehmen angestellt sind, sondern für einen bestimmten Zeitraum eingestellt werden. Sie können von Personalvermittlungsagenturen, Online-Plattformen oder unabhängigen Beratern vermittelt werden. Zu den häufigen Problemen, die sich aus der schlechten Verwaltung von Zeitarbeitskräften oder dem Fehlen einer Gesamtstrategie für das Personalmanagement ergeben, gehören:

Erhöhte Kosten

Wenn Zeitarbeitskräfte nicht richtig verwaltet werden, können Unternehmen mehr Geld ausgeben als nötig. Verfügt ein Unternehmen beispielsweise nicht über ein Verfahren zur Überprüfung von Beratern, kann es dazu kommen, dass es mit jemandem zusammenarbeitet, der höhere Tarife als andere Anbieter verlangt.

Compliance-Risiken

Die Beauftragung externer Berater birgt eine Reihe von Compliance-Risiken. Wenn ein Unternehmen beispielsweise keine genauen Aufzeichnungen über die von seinen Beratern geleisteten Arbeitsstunden führt, kann es zu arbeitsrechtlichen Problemen kommen. Außerdem kann ein Unternehmen, das seine Berater nicht auf ihren Hintergrund überprüft, sich einer möglichen rechtlichen Haftung aussetzen.

Schädigung des Rufs

Im heutigen Zeitalter der sozialen Medien kann eine einzige schlechte Bewertung durch einen verärgerten Berater dem Ruf eines Unternehmens großen Schaden zufügen. Wenn ein Unternehmen bei der Verwaltung seiner externen Mitarbeiter nicht sorgfältig vorgeht, kann es in die Negativpresse geraten. Die jüngsten Probleme von Amazon mit seinen Beratern sind ein gutes Beispiel dafür. Amazon wurde für die Art und Weise, wie es seine Berater behandelt, kritisiert, und einige Mitarbeiter sagten, sie würden wie “Bürger zweiter Klasse” behandelt.

Bewährte Verfahren für die effektive Verwaltung von Zeitarbeitskräften

Ihr Programm für Zeitarbeitskräfte sollte sich an einer klaren Strategie orientieren, die mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmt. Bei der Entwicklung Ihrer Strategie sollten Sie einige bewährte Verfahren befolgen:

1. Definieren Sie den Zweck des Einsatzes eines externen Mitarbeiters.

Der erste Schritt bei der Verwaltung Ihrer externen Arbeitskräfte besteht darin, den Zweck ihres Projekts zu definieren. Indem Sie den Zweck der Einstellung von Zeitarbeitskräften festlegen, vermeiden Sie den häufigen Fehler, sie für Aufgaben einzusetzen, die auch von Vollzeitbeschäftigten erledigt werden könnten. Sie schaffen auch die Voraussetzungen für die Entwicklung klarer Kriterien für die Auswahl von Zeitarbeitskräften.

2. Entwickeln Sie Kriterien für die Auswahl von Zeitarbeitskräften.

Sobald Sie den Zweck des Einsatzes von Zeitarbeitskräften festgelegt haben, können Sie Kriterien für deren Auswahl entwickeln. Diese Kriterien sollten sich an den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens und den für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten orientieren. Bei der Entwicklung von Kriterien für die Auswahl von Zeitarbeitskräften ist es wichtig, sowohl deren technische als auch nicht-technische Fähigkeiten zu berücksichtigen.

3. Erstellen Sie ein Auswahlverfahren

Nachdem Sie Kriterien für die Auswahl externer Mitarbeiter entwickelt haben, müssen Sie einen Überprüfungsprozess einrichten. Dieser Prozess soll sicherstellen, dass die von Ihnen ausgewählten Mitarbeiter qualifiziert sind und den Standards Ihres Unternehmens entsprechen. Bei der Entwicklung eines Überprüfungsprozesses ist es wichtig, sowohl Online- als auch Offline-Screening-Methoden zu berücksichtigen. Einige Unternehmen entscheiden sich für die Inanspruchnahme von Screening-Diensten Dritter, während andere es vorziehen, ihre eigenen Screenings durchzuführen.

4. Entwickeln Sie einen Onboarding-Prozess.

Sobald Sie Ihre externen Mitarbeiter ausgewählt haben, müssen Sie einen Onboarding-Prozess entwickeln. Dieser Prozess sollte so gestaltet sein, dass er den Mitarbeitern hilft, sich in Ihrem Unternehmen zurechtzufinden und sich mit den anstehenden Aufgaben vertraut zu machen. Bei der Entwicklung eines Onboarding-Prozesses ist es wichtig, die Art von Schulung und Unterstützung zu berücksichtigen, die erforderlich sein wird.

5. Schaffen Sie ein System zur Stundenerfassung.

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Verwaltung Ihres externen Personals ist die Erfassung der von den einzelnen Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden. Dies ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens stellt es sicher, dass Sie die arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten, und zweitens hilft es Ihnen bei der Budgetplanung für künftige Projekte. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiten von Zeitarbeitskräften zu erfassen. Einige Unternehmen verwenden eine Zeiterfassungssoftware, während andere es vorziehen, ihre Mitarbeiter wöchentlich Stundenzettel einreichen zu lassen.

6. Einführung eines Leistungsmanagementsystems

Bei der Verwaltung der Leistung externer Mitarbeiter sollten projektspezifische Ergebnisse, die pünktliche Fertigstellung der Ergebnisse und die Qualität der geleisteten Arbeit berücksichtigt werden. Positives Feedback sollte auch dann gegeben werden, wenn die Arbeit pünktlich geliefert wird und die Erwartungen erfüllt oder übertrifft.

Eine positive, offene und transparente Kommunikation mit externen Mitarbeitern über ihre Leistung ist der Schlüssel, um das Engagement Ihrer externen Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und Leistungsprobleme anzusprechen, bevor sie unbeherrschbar werden.

7. Investieren Sie in ein Vendor Management System (VMS).

Wenn Sie planen, regelmäßig externe Mitarbeiter einzusetzen, ist die Investition in ein Vendor Management System (VMS) eine kluge Entscheidung. Ein VMS hilft Ihnen, den Prozess der Beschaffung, Auswahl und Einarbeitung externer Mitarbeiter zu rationalisieren. Außerdem können Sie damit die Leistung Ihrer externen Mitarbeiter verfolgen und sie an einem zentralen Ort verwalten.

Ein VMS bietet auch ein zentrales Repository für alle externen Personaldaten Ihres Unternehmens. Anhand dieser Daten kann Ihr Unternehmen den Prozess der Verwaltung von Zeitarbeitskräften verbessern und bessere Entscheidungen über deren Einsatz treffen.

Wenn Sie mit den Möglichkeiten eines VMS nicht vertraut sind, sollten Sie Onsiter VMS ausprobieren. Dabei handelt es sich um eine kostenlose, anbieterneutrale, cloudbasierte Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Zeitarbeitskräfte unterstützt. Sie ermöglicht es Ihnen, Stellen zu veröffentlichen, Bewerber zu finden, Arbeitszeiten und Anwesenheit zu erfassen, die Leistung zu verwalten und vieles mehr.

Zusammenfassung

Die Verwaltung von Zeitarbeitskräften ist ein wichtiger Prozess für jedes Unternehmen, das Zeitarbeitskräfte einsetzt. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, externe Mitarbeiter zu identifizieren, auszuwählen, einzustellen und effektiv zu verwalten.

Denken Sie daran, dass sich die Arbeitswelt ständig verändert und dass sich auch die Bedürfnisse Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit ändern werden. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihren Prozess zur Verwaltung externer Arbeitskräfte regelmäßig überprüfen und überarbeiten, um sicherzustellen, dass er den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.