Bedste praksis for et solidt program til styring af kontingentarbejdere

Ifølge Staffing Industry Analysts (SIA) brugte virksomhederne 4,4 billioner dollars på betinget arbejdskraft i 2020. Over 61 % af disse tjenester blev leveret af uafhængige entreprenører. Sådanne tendenser inden for kontingent arbejdskraft er en afspejling af kontingentarbejdskraftens stigende betydning i erhvervslivet. Ved at ansætte kontingentarbejdere kan virksomheder hurtigt udfylde huller i deres bemanding, få specifikke projekter udført og dække for medarbejdere, der er på orlov.

Selv om kontingentarbejdere giver mange fordele for virksomhederne, medfører de også nye udfordringer for en organisation. Uden en ordentlig forvaltning af den midlertidige arbejdskraft kan virksomheder risikere at stå over for højere omkostninger, overholdelsesrisici og endda skade deres omdømme.

Potentielle problemer forårsaget af dårlig forvaltning af kontingentarbejdere

En kontingent arbejdskraft består af arbejdstagere, som ikke er fastansatte i en virksomhed, men som er ansat til at arbejde i en bestemt periode. De kan komme fra et bemandingsbureau, onlineplatforme eller uafhængige entreprenører. Nogle af de almindelige problemer, der opstår som følge af dårlig håndtering af kontingentarbejdere eller fraværet af en samlet strategi for håndtering af arbejdsstyrken, omfatter bl.a:

Øgede omkostninger

Når kontingentarbejdere ikke forvaltes korrekt, kan virksomheder ende med at bruge flere penge end nødvendigt. Hvis en virksomhed f.eks. ikke har en proces til kontrol af kontrahenterne, kan den ende med at arbejde med en person, der tager højere priser end andre udbydere.

Overholdelsesrisici

Der er en række overensstemmelsesrisici forbundet med den betingede arbejdskraft. Hvis en virksomhed f.eks. ikke har nøjagtige optegnelser over de timer, som dens kontrahenter arbejder, kan den få problemer med arbejdsmarkedslovgivningen. Hvis en virksomhed desuden ikke foretager baggrundskontrol af sine kontrahenter, kan den åbne sig for potentielle juridiske forpligtelser.

Reputationsskader

I nutidens sociale medier kan én dårlig anmeldelse fra en utilfreds entreprenør gøre stor skade på en virksomheds omdømme. Hvis en virksomhed ikke er omhyggelig med at administrere sin midlertidige arbejdskraft, kan den blive genstand for negativ presse. Et eksempel på dette i dag er Amazons nylige problemer med sin kontraktansatte arbejdsstyrke. Amazon er blevet kritiseret for den måde, som virksomheden behandler sine kontraktansatte på, og nogle medarbejdere siger, at de bliver behandlet som “andenklassesborgere”.

Bedste praksis for effektiv styring af kontingentarbejdere

Dit program for kontingentarbejdere bør styres af en klar strategi, der er i overensstemmelse med dine forretningsmål. Når du udvikler din strategi, er der nogle få bedste praksis, som du bør huske på:

1. Definer formålet med at bruge en kontingentmedarbejder

Det første skridt i forvaltningen af din kontingentmedarbejder er at definere formålet med at bruge dem. Ved at definere formålet med at ansætte kontingentmedarbejdere undgår du den almindelige faldgrube, hvor du bruger dem til opgaver, der kunne udføres af fuldtidsansatte. Du lægger også grunden til, at du kan udvikle klare kriterier for udvælgelse af vikaransatte.

2. Udarbejdelse af kriterier for udvælgelse af vikarer

Når du har defineret formålet med at bruge vikarer, kan du udvikle kriterier for udvælgelse af dem. Disse kriterier skal være baseret på din organisations specifikke behov og de færdigheder, der kræves til den pågældende opgave. Når du udvikler kriterier for udvælgelse af vikarer, er det vigtigt at tage hensyn til både deres tekniske færdigheder og ikke-tekniske færdigheder.

3. Udarbejd en kontrolproces

Når du har udviklet kriterier for udvælgelse af kontingentmedarbejdere, skal du oprette en kontrolproces. Denne proces skal være udformet til at sikre, at de medarbejdere, du vælger, er kvalificerede og opfylder din organisations standarder. Når du opretter en kontrolproces, er det vigtigt at overveje både online- og offline-screeningmetoder. Nogle virksomheder vælger at bruge screeningstjenester fra tredjeparter, mens andre foretrækker at foretage deres egne screeninger.

4. Udvikl en onboarding-proces

Når du har udvalgt dine kontingentarbejdere, skal du udvikle en onboarding-proces. Denne proces skal være udformet til at hjælpe medarbejderne med at vænne sig til din organisation og komme i gang med opgaven. Når du udvikler en onboarding-proces, er det vigtigt at overveje, hvilken type uddannelse og støtte der vil være behov for.

5. Opret et system til sporing af timer

Et af de vigtigste aspekter af forvaltningen af din kontingentmedarbejderstab er at spore de timer, som hver enkelt medarbejder har arbejdet. Dette er vigtigt af to årsager: For det første sikrer det, at du overholder arbejdsmarkedslovgivningen, og for det andet hjælper det dig med at budgettere for fremtidige projekter. Der findes en række forskellige måder at spore de timer, som de udstationerede medarbejdere arbejder på. Nogle virksomheder vælger at bruge time-tracking-software, mens andre foretrækker at få deres medarbejdere til at indsende timesedler hver uge.

6. Implementer et præstationsstyringssystem

Når det drejer sig om at styre kontingentarbejdernes præstationer, skal du se på projektspecifikke resultater, rettidig færdiggørelse af leverancer samt kvaliteten af det leverede arbejde. Der bør også gives positiv feedback, når arbejdet leveres til tiden og opfylder eller overgår forventningerne.

Det er vigtigt at være positiv, åben og gennemsigtig i din kommunikation med kontingentmedarbejdere om deres præstationer for at holde dine kontingentmedarbejdere engageret og løse eventuelle problemer med leveringsmulighederne, før de bliver uoverskuelige.

7. Invester i et leverandørstyringssystem (VMS)

Hvis du planlægger at bruge kontingentarbejdere regelmæssigt, er det en klog beslutning at investere i et leverandørstyringssystem (VMS). Et VMS hjælper dig med at strømline processen med at finde, udvælge og ansætte kontingentarbejdere. Det giver dig også mulighed for at spore dine kontingentmedarbejderes præstationer og administrere dem fra et centraliseret sted.

Et VMS giver også et centralt lager for alle din virksomheds data om kontingentarbejdere. Disse data kan bruges til at forbedre din organisations proces til forvaltning af kontingentarbejdere og træffe bedre beslutninger om brugen af kontingentarbejdere.

Hvis du ikke er bekendt med, hvad et VMS kan gøre, kan du prøve Onsiter VMS, som er en leverandørneutral cloud-baseret platform, der er gratis at bruge, og som hjælper organisationer med at administrere deres kontingentarbejdere. Den giver dig mulighed for at offentliggøre job, finde kandidater, spore tid og tilstedeværelse, administrere præstationer og meget mere.

Resumé

Styring af kontingentarbejdere er en kritisk proces for enhver organisation, der anvender kontingentarbejdere. Ved at følge den bedste praksis, der er beskrevet i denne artikel, kan du sikre, at din organisation er i stand til at identificere, udvælge, ansætte og administrere sin kontingentmedarbejderstab effektivt.

Husk på, at arbejdsverdenen er under konstant forandring, og at din organisations behov også vil ændre sig med tiden. Derfor er det vigtigt at gennemgå og revidere din proces til forvaltning af kontingentarbejdere regelmæssigt for at sikre, at den opfylder organisationens behov.