Mejores prácticas para un sólido programa de gestión de personal eventual

Según Staffing Industry Analysts (SIA), las empresas gastaron 4,4 billones de dólares en mano de obra externa en 2020. Más del 61% de estos servicios fueron proporcionados por consultores independientes. Estas tendencias reflejan la creciente importancia de la contratación de personal temporal en el mundo empresarial. La contratación de trabajadores temporales ayuda a las empresas a cubrir rápidamente las carencias de personal, a realizar proyectos específicos y a sustituir a los empleados de baja.

Aunque los trabajadores temporales aportan muchas ventajas a las empresas, también presentan nuevos retos. Sin una gestión adecuada del personal temporal, las empresas pueden enfrentarse a costes más elevados, riesgos de cumplimiento e incluso daños a la reputación.

Posibles problemas causados por una mala gestión del personal temporal

Los trabajadores externos son empleados que no están contratados permanentemente por una empresa, sino que son contratados por un periodo de tiempo determinado. Pueden ser colocados por una agencia de empleo, plataformas online o consultores independientes. Los problemas más comunes derivados de la mala gestión de los trabajadores temporales o de la falta de una estrategia global de gestión de la plantilla son

Aumento de los costes

Cuando los trabajadores eventuales no se gestionan adecuadamente, las empresas pueden gastar más dinero del necesario. Por ejemplo, si una empresa no cuenta con un proceso para investigar a los consultores, puede acabar trabajando con alguien que cobre tarifas más altas que otros proveedores.

Riesgos de cumplimiento

La contratación de consultores externos conlleva una serie de riesgos de cumplimiento. Por ejemplo, si una empresa no lleva un registro preciso de las horas trabajadas por sus consultores, puede tener problemas con la legislación laboral. Además, si una empresa no comprueba los antecedentes de sus consultores, puede exponerse a una posible responsabilidad legal.

Daño a la reputación

En la era actual de las redes sociales, una sola mala crítica de un consultor descontento puede dañar mucho la reputación de una empresa. Si una empresa no es diligente en la gestión de sus empleados externos, puede encontrarse con la prensa negativa. Los recientes problemas de Amazon con sus consultores son un ejemplo de ello. Amazon fue criticada por la forma en que trata a sus consultores, y algunos trabajadores dijeron que eran tratados como “ciudadanos de segunda clase”.

Mejores prácticas para una gestión eficaz de los trabajadores temporales

Su programa de personal eventual debe guiarse por una estrategia clara que se alinee con sus objetivos empresariales. Al desarrollar su estrategia, debe seguir algunas de las mejores prácticas:

1. Definir el propósito de utilizar un empleado externo.

El primer paso en la gestión de su mano de obra externa es definir el propósito de su asignación. Al definir el propósito de la contratación de trabajadores temporales, se evita el error común de utilizarlos para tareas que podrían ser realizadas por empleados a tiempo completo. También se sientan las bases para desarrollar criterios claros para la selección de los empleados temporales.

2. Desarrollar criterios para la selección de trabajadores temporales.

Una vez que haya determinado el propósito de utilizar trabajadores temporales, puede desarrollar criterios para seleccionarlos. Estos criterios deben basarse en las necesidades específicas de su organización y en las habilidades requeridas para la tarea en cuestión. A la hora de elaborar los criterios de selección de los trabajadores temporales, es importante tener en cuenta sus aptitudes tanto técnicas como no técnicas.

3. crear un proceso de selección

Una vez que haya desarrollado los criterios para la selección de trabajadores externos, debe establecer un proceso de revisión. Este proceso debe garantizar que los empleados que seleccione estén cualificados y cumplan los estándares de su empresa. A la hora de desarrollar un proceso de selección, es importante tener en cuenta los métodos de selección tanto en línea como fuera de línea. Algunas empresas optan por utilizar servicios de revisión de terceros, mientras que otras prefieren realizar sus propias revisiones.

4. Desarrolle un proceso de incorporación.

Una vez que haya seleccionado a sus empleados externos, debe desarrollar un proceso de incorporación. Este proceso debe estar diseñado para ayudar a los empleados a aclimatarse a su organización y a familiarizarse con las tareas que deben realizar. Al desarrollar un proceso de incorporación, es importante tener en cuenta el tipo de formación y apoyo que se requerirá.

5. Cree un sistema de seguimiento de las horas.

Uno de los aspectos más importantes de la gestión del personal externo es el seguimiento de las horas trabajadas por cada empleado. Esto es importante por dos razones: en primer lugar, garantiza el cumplimiento de las leyes laborales y, en segundo lugar, le ayuda a presupuestar futuros proyectos. Hay varias formas de hacer un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados temporales. Algunas empresas utilizan un software de seguimiento del tiempo, mientras que otras prefieren que sus empleados presenten las hojas de horas semanalmente.

6. implantación de un sistema de gestión del rendimiento

A la hora de gestionar el rendimiento de los empleados externos, hay que tener en cuenta los resultados específicos de cada proyecto, el cumplimiento de los plazos de entrega y la calidad del trabajo realizado. También debe proporcionarse una retroalimentación positiva cuando el trabajo se entregue a tiempo y cumpla o supere las expectativas.

La comunicación positiva, abierta y transparente con los empleados externos sobre su rendimiento es clave para mantener a sus empleados externos comprometidos y abordar los problemas de rendimiento antes de que se vuelvan inmanejables.

7. Invierta en un sistema de gestión de proveedores (VMS).

Si tiene previsto utilizar personal externo con regularidad, invertir en un sistema de gestión de proveedores (VMS) es una decisión inteligente. Un VMS le ayudará a agilizar el proceso de contratación, selección e incorporación de empleados externos. También le permite hacer un seguimiento del rendimiento de sus empleados externos y gestionarlos en una ubicación centralizada.

Un VMS también proporciona un repositorio central para todos los datos de la fuerza de trabajo externa de su empresa. Con estos datos, su empresa puede mejorar el proceso de gestión de los trabajadores temporales y tomar mejores decisiones sobre cómo desplegarlos.

Si no está familiarizado con las capacidades de un VMS, debería probar Onsiter VMS. Se trata de una plataforma gratuita, independiente del proveedor y basada en la nube, que ayuda a las empresas a gestionar su personal eventual. Le permite publicar puestos de trabajo, encontrar candidatos, hacer un seguimiento del tiempo y la asistencia, gestionar el rendimiento y mucho más.

Resumen

La gestión de los empleados temporales es un proceso importante para cualquier empresa que utilice trabajadores temporales. Siguiendo las mejores prácticas descritas en este artículo, puede asegurarse de que su organización es capaz de identificar, seleccionar, contratar y gestionar eficazmente a los trabajadores externos.

Recuerde que el mundo del trabajo cambia constantemente, y las necesidades de su empresa también cambiarán con el tiempo. Por lo tanto, es importante que revise y modifique periódicamente su proceso de gestión de la mano de obra externa para asegurarse de que satisface las necesidades de su empresa.