7 tips för att hålla möten på rätt spår

Möten är en del av arbetslivet – det är så vi samordnar oss med kollegor, diskuterar viktiga ämnen och fattar beslut. Enligt Zippia spenderar den genomsnittlige företagsanställde fyra timmar per vecka på att förbereda sig för och delta i möten. Ändå är det få som leder möten på ett bra sätt. 71 % av dessa möten anses vara improduktiva och uppskattningsvis går 37 miljarder dollar förlorade per år på improduktiva möten.

Grunderna för att genomföra ett smidigt möte och hålla det produktivt är välkända. Förbered en dagordning i förväg, börja och avsluta i tid och be en eller två gruppmedlemmar att hjälpa till. Men det finns detaljer inom dessa grunder som kan göra stor skillnad. Här är sju tips för att hålla dina möten på rätt spår:

1. Välj noggrant ut deltagare

Alla möten behöver inte omfatta hela teamet. Faktum är att det ibland är bättre att ha ett mindre möte med endast de personer som är direkt involverade i det ämne som diskuteras. När du bjuder in personer till ett möte ska du vara tydlig med varför de bjuds in och vilken roll de förväntas spela. Detta bidrar till att mötena förblir superfokuserade eftersom när deltagarna spelar en huvudroll i det aktuella ämnet är de mer benägna att ta upp relevanta punkter.

Om du har deltagare som säger att de inte vill delta eftersom de anser att ämnet inte är relevant för dem, lyssna på dem. De kan ha en poäng – och deras feedback kan hjälpa dig att justera mötets syfte eller deltagarna till nästa gång.

2. Ha ett syfte för varje punkt på dagordningen

Mötesagendor bör utarbetas och delas ut före mötesdagen så att deltagarna vet vad som kommer att diskuteras. Men det räcker inte att bara ha en lista med ämnen – varje punkt på dagordningen bör ha ett syfte. Syftet kan vara att komma fram till ett beslut, ge uppdateringar eller brainstorma idéer. Ett tydligt syfte hjälper till att hålla alla på samma sida och hålla mötet fokuserat.

Som deltagare kan du hjälpa till att hålla mötet produktivt genom att förbereda de huvudpunkter du vill ta upp eller de frågor du har om punkterna på dagordningen. På så sätt kan du undvika att slösa tid under mötet på att försöka komma ihåg vad du ville säga.

Spara tid och möda på att hitta rätt konsult. Boka en kostnadsfri konsultation med oss redan idag.

3. Ge varje punkt en tilldelad tid

Att ge varje punkt på dagordningen en tidsram hjälper till att hålla mötet i gång och förhindrar att ett enskilt ämne hamnar utanför ämnet eller monopoliserar mötestiden. Detta är särskilt viktigt om ni har mycket att ta upp.

Du bör dock ha en viss flexibilitet när det gäller den tid som avsätts för varje punkt. Om en diskussion går bra och deltagarna är engagerade finns det ingen anledning att avsluta den bara för att tiden är ute. Se till att det finns utrymme för några minuters samtal om det finns några frågor eller funderingar.

Och om diskussionen inte pågår så länge som planerat är det okej att gå vidare till nästa ämne. Du kanske till och med kan avsluta mötet i förtid.

4. Börja mötet med en påminnelse om att hålla sig på rätt spår.

Att helt enkelt börja mötet med en påminnelse om att fokusera på att uppnå målen i dagordningen kan hjälpa till att hålla alla fokuserade. Det är ett försiktigt sätt att hindra folk från att hamna på sidospår eller komma bort från ämnet. När du går vidare till nästa punkt på dagordningen bör du upprepa de önskade resultaten.

Du kan helt enkelt säga något i stil med: “Som en påminnelse är syftet med denna punkt på dagordningen att komma fram till ett beslut om X. Vi har en tilldelad tid på 30 minuter för att diskutera denna punkt, så låt oss fokusera på att uppnå detta mål och undvika att gå utanför ämnet.”

5. Vägleda deltagarna tillbaka till rätt väg

Om diskussionen börjar komma bort från ämnet ska du försiktigt föra den tillbaka till den aktuella frågan. Om någon har en fråga som inte är relaterad till den aktuella diskussionen, uppmuntra dem att ta upp den vid en annan tidpunkt eller i en annan miljö, eller hänvisa dem till rätt person.

Håll också ett öga på målet med dagordningspunkten. Håll dig till syftet med din punkt på dagordningen och undvik att utvidga den punkten på dagordningen. Om ni till exempel håller på att brainstorma idéer för ett nytt projekt ska ni inte börja diskutera detaljerna kring genomförandet. Det är något som kan sparas till ett annat möte. Detta för oss till nästa punkt.

6. Ha separata möten för olika syften

Om du märker att dina möten blir längre och mer ofokuserade kan det vara dags att dela upp dem i mindre möten med mer specifika syften. På så sätt kan varje möte vara fokuserat på sina mål, och deltagarna behöver inte sitta på ett långt möte som behandlar ämnen som inte är relevanta för dem.

Du kan också utnyttja detta tillfälle för att bjuda in olika deltagare till varje möte. På så sätt kan du se till att endast de personer som behöver vara där deltar och att deras tid inte slösas bort.

7. Gör rundabordssamtalen rätt

Rundabordssamtal är ett utmärkt sätt att få input från alla som deltar i mötet, men de kan också vara en källa till frustration om de inte görs på rätt sätt. Undvik att göra rundabordssamtal för att få uppdateringar. Uppdateringar kan skrivas och distribueras via e-post eller lämpliga Slack-kanaler. Använd i stället rundabordssamtal för diskussioner eller brainstorming-sessioner.

Var specifik med vad du vill veta från varje person och ge dem en tidsgräns för att svara. Om någon överskrider sin tilldelade tid, påminn försiktigt om tidsgränsen. När alla har fått chansen att tala, gå vidare till nästa punkt på dagordningen.

Slutsats

Alla möten behöver inte genomföras med total effektivitet och precision. Men om du upptäcker att alltför många möten börjar dra ut på tiden eller att de inte når sina mål kan det vara dags att ta ett steg tillbaka och omvärdera hur du leder dem.

Prova att genomföra några av dessa tips och se om det gör skillnad i produktiviteten och fokuseringen på dina möten. Om inte, var inte rädd för att experimentera tills du hittar det som fungerar bäst för dig och ditt team. Målet är trots allt att se till att dina möten är produktiva och effektiva så att alla kan fokusera på att göra sitt bästa arbete.