7 consejos para mantener el rumbo de las reuniones

Las reuniones forman parte de la vida laboral: es la forma en que nos coordinamos con nuestros compañeros, discutimos temas importantes y tomamos decisiones. Según Zippia, el empleado medio de una empresa dedica cuatro horas semanales a preparar y asistir a reuniones. Y, sin embargo, pocas personas gestionan bien las reuniones. El 71% de esas reuniones se consideran improductivas y se calcula que se pierden 37.000 millones de dólares al año por reuniones improductivas.

Los principios básicos para dirigir una reunión sin problemas y mantenerla productiva son bien conocidos. Prepare un orden del día con antelación, empiece y termine a tiempo y pida ayuda a uno o dos miembros del equipo. Pero hay detalles dentro de esos aspectos básicos que pueden marcar una gran diferencia. Aquí tienes siete consejos para que tus reuniones vayan por buen camino:

1. Elegir cuidadosamente a los asistentes

No todas las reuniones tienen por qué incluir a todo el equipo. De hecho, a veces es mejor celebrar una reunión más reducida con sólo las personas directamente implicadas en el tema que se está tratando. Cuando invites a alguien a una reunión, deja claro por qué se le invita y qué papel se espera que desempeñe. Esto ayuda a que las reuniones se mantengan muy centradas, porque cuando los asistentes desempeñan un papel principal en el tema que se está tratando, es más probable que planteen puntos relevantes.

Si los asistentes le dicen que no quieren asistir porque creen que el tema no es relevante para ellos, escúcheles. Puede que tengan razón, y sus comentarios pueden ayudarte a ajustar el propósito de la reunión o los asistentes para la próxima vez.

2. Tener un propósito para cada punto del orden del día

Los órdenes del día de las reuniones deben prepararse y distribuirse antes del día de la reunión para que los asistentes sepan de qué se va a hablar. Pero no basta con tener una lista de temas: cada punto del orden del día debe tener un propósito. Ese propósito puede ser tomar una decisión, proporcionar información actualizada o realizar una lluvia de ideas. Tener un propósito claro ayudará a mantener a todos en la misma línea y a centrar la reunión.

Como asistente, puedes ayudar a que la reunión sea productiva preparando los puntos clave que quieres plantear o las preguntas que tienes sobre los puntos del orden del día. Así evitará perder tiempo durante la reunión intentando recordar lo que quería decir.

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3. Asigne un tiempo a cada punto

Asignar un tiempo a cada punto del orden del día ayudará a que la reunión avance y evitará que un tema se salga del tema o monopolice el tiempo de la reunión. Esto es especialmente importante si hay mucho que tratar.

No obstante, el tiempo asignado a cada tema debe ser flexible. Si el debate va bien y los asistentes participan, no hay necesidad de terminarlo porque se haya acabado el tiempo. Asegúrese de dejar unos minutos de conversación por si surgen preguntas o dudas.

Y, si el debate no se prolonga todo lo previsto, no pasa nada por pasar al siguiente tema. Incluso podrías terminar la reunión antes de tiempo.

4. Comience la reunión con un recordatorio para mantener el rumbo

Empezar la reunión con un recordatorio para centrarse en los objetivos del orden del día puede ayudar a mantener la concentración. Es una forma suave de evitar que la gente se desvíe o se salga del tema. Cuando pases al siguiente punto del orden del día, reitera los resultados deseados.

Puedes decir simplemente algo como: “Como recordatorio, el propósito de este punto del orden del día es llegar a una decisión sobre X. Tenemos un tiempo asignado de 30 minutos para debatir este punto, así que centrémonos en lograr ese objetivo y evitemos salirnos del tema”.

5. Guía a los asistentes por el buen camino

Si la discusión empieza a desviarse del tema, devuélvela suavemente al asunto que se está tratando. Si alguien tiene un asunto que no está relacionado con la discusión actual, anímale a que lo plantee en otro momento o en un entorno diferente, o dirígele a la persona adecuada.

No pierdas de vista el objetivo del punto del orden del día. Cíñete al objetivo del punto del orden del día y evita ampliarlo. Por ejemplo, si estás intercambiando ideas para un nuevo proyecto, no empieces a discutir los detalles de su ejecución. Eso es algo que puede dejarse para otra reunión. Esto nos lleva al siguiente punto.

6. Organice reuniones separadas para fines distintos

Si ves que tus reuniones son cada vez más largas y desconcentradas, puede que haya llegado el momento de dividirlas en reuniones más pequeñas con fines más específicos. De este modo, cada reunión podrá centrarse en sus objetivos y los asistentes no tendrán que asistir a una larga reunión en la que se traten temas que no son relevantes para ellos.

También puede aprovechar esta oportunidad para invitar a distintos asistentes a cada reunión. Así te asegurarás de que sólo asisten las personas que tienen que estar allí y de que no pierden el tiempo.

7. Haga bien las mesas redondas

Las mesas redondas son una forma estupenda de obtener aportaciones de todos los asistentes a la reunión, pero también pueden ser una fuente de frustración si no se hacen correctamente. Evite las mesas redondas para obtener información actualizada. Las actualizaciones pueden escribirse y distribuirse por correo electrónico o a través de los canales de Slack adecuados. En su lugar, utilice las mesas redondas para debates o sesiones de intercambio de ideas.

Sé específico sobre lo que quieres saber de cada persona y dales un límite de tiempo para responder. Si alguien se pasa del tiempo asignado, recuérdale amablemente el límite de tiempo. Cuando todos hayan tenido la oportunidad de hablar, pasa al siguiente punto del orden del día.

Conclusión

No es necesario que todas las reuniones se desarrollen con total eficacia y precisión. Sin embargo, si observas que demasiadas reuniones empiezan a alargarse o que no alcanzan sus objetivos, puede que sea el momento de dar un paso atrás y reevaluar cómo las diriges.

Pruebe a poner en práctica algunos de estos consejos y compruebe si la productividad y el enfoque de sus reuniones mejoran. Si no es así, no tenga miedo de experimentar hasta que encuentre lo que mejor funciona para usted y su equipo. Al fin y al cabo, el objetivo es que las reuniones sean productivas y eficaces para que todos puedan concentrarse en hacer su mejor trabajo.