7 vinkkiä kokousten pitämiseen aikataulussa

Kokoukset ovat osa työelämää – niiden avulla sovitamme yhteen kollegoiden kanssa, keskustelemme tärkeistä aiheista ja teemme päätöksiä. Zippian mukaan keskiverto yritystyöntekijä käyttää kokouksiin valmistautumiseen ja kokouksiin osallistumiseen neljä tuntia viikossa. Silti vain harva johtaa kokouksia hyvin. Näistä kokouksista 71 prosenttia pidetään tuottamattomina, ja arviolta 37 miljardia dollaria menetetään vuosittain tuottamattomien kokousten vuoksi.

Sujuvan kokouksen pitämisen ja sen tuottavuuden perusasiat tunnetaan hyvin. Valmistele esityslista etukäteen, aloita ja lopeta kokous ajoissa ja pyydä tiimin jäsen tai kaksi auttamaan. Näiden perusasioiden lisäksi on kuitenkin yksityiskohtia, joilla voi olla suuri merkitys. Seuraavassa on seitsemän vinkkiä, joiden avulla kokoukset pysyvät aikataulussa:

1. Valitse osallistujat huolellisesti

Jokaiseen kokoukseen ei tarvitse osallistua koko tiimi. Itse asiassa joskus on parempi pitää pienempi kokous, johon osallistuvat vain ne henkilöt, jotka ovat suoraan tekemisissä käsiteltävän aiheen kanssa. Kun kutsut ihmisiä kokoukseen, kerro selkeästi, miksi heidät kutsutaan ja mikä heidän roolinsa on. Tämä auttaa kokouksia pysymään hyvin keskittyneinä, sillä kun osallistujilla on päärooli käsiteltävässä aiheessa, he tuovat todennäköisemmin esiin olennaisia seikkoja.

Jos osallistujat kertovat, etteivät he halua osallistua kokoukseen, koska aihe ei ole heidän mielestään heille merkityksellinen, kuuntele heitä. He saattavat olla oikeassa – ja heidän palautteensa voi auttaa sinua mukauttamaan kokouksen tarkoitusta tai osallistujia seuraavaa kertaa varten.

2. Määrittele tarkoitus kullekin esityslistan kohdalle

Kokousten esityslistat tulisi laatia ja jakaa ennen kokouspäivää, jotta osallistujat tietävät, mistä keskustellaan. Pelkkä luettelo aiheista ei kuitenkaan riitä – jokaisella esityslistan kohdalla on oltava tarkoitus. Tarkoituksena voi olla päätöksen tekeminen, päivitysten antaminen tai ideoiden ideointi. Selkeä tarkoitus auttaa pitämään kaikki samalla sivulla ja kokouksen keskittyneenä.

Osallistujana voit auttaa pitämään kokouksen tuottavana valmistelemalla keskeiset asiat, jotka haluat tuoda esiin, tai kysymykset, joita sinulla on esityslistan kohdista. Näin vältät ajan tuhlaamisen kokouksen aikana siihen, että yrität muistella, mitä halusit sanoa.

Säästä aikaa ja vaivaa oikean konsultin löytämisessä. Varaa maksuton konsultaatio meiltä jo tänään.

3. Anna kullekin asialle varattu aika

Jos annat kullekin esityslistan kohdalle aikarajan, se auttaa pitämään kokouksen etenemässä ja ehkäisee sitä, ettei jokin aihe pääse irtautumaan aiheesta tai monopolisoi kokousaikaa. Tämä on erityisen tärkeää, jos käsiteltävää on paljon.

Kullekin asialle varatun ajan suhteen on kuitenkin oltava jonkin verran joustovaraa. Jos keskustelu sujuu hyvin ja osallistujat ovat sitoutuneita, sitä ei tarvitse lopettaa vain siksi, että aika loppuu. Muista varata muutama minuutti aikaa keskustelulle, jos on kysyttävää tai huolenaiheita.

Ja jos keskustelu ei kestä niin kauan kuin on suunniteltu, voit siirtyä seuraavaan aiheeseen. Voit ehkä jopa päättää kokouksen etuajassa.

4. Aloita kokous muistutuksella pysyä aikataulussaan

Pelkkä kokouksen aloittaminen muistutuksella, että on keskityttävä esityslistan tavoitteiden saavuttamiseen, voi auttaa pitämään kaikki keskittyneinä. Se on lempeä tapa estää ihmisiä harhautumasta sivuraiteille tai poikkeamasta aiheesta. Kun siirryt seuraavaan esityslistan kohtaan, toista toivotut tulokset.

Voit yksinkertaisesti sanoa esimerkiksi: “Muistutuksena, että tämän esityslistan kohdan tarkoituksena on tehdä päätös asiasta X. Meillä on 30 minuuttia aikaa keskustella tästä asiasta, joten keskitytään tämän tavoitteen saavuttamiseen ja vältetään aiheen vieroksumista.” Tämä on hyvä idea.

5. Ohjaa osallistujat takaisin oikealle tielle

Jos keskustelu alkaa poiketa aiheesta, palauta se varovasti takaisin käsiteltävään asiaan. Jos jollakulla on asia, joka ei liity nykyiseen keskusteluun, rohkaise häntä ottamaan se esille toiste tai eri tilaisuudessa tai ohjaa hänet oikean henkilön luo.

Pidä silmällä myös esityslistan kohdan tavoitetta. Pidä kiinni esityslistan kohdan tarkoituksesta ja vältä sen laajentamista. Jos esimerkiksi ideoitte uutta hanketta, älä aloita keskustelua toteutuksen yksityiskohdista. Se voidaan säästää toiseen kokoukseen. Tästä pääsemmekin seuraavaan kohtaan.

6. Pidä erillisiä kokouksia eri tarkoituksia varten

Jos huomaat, että kokouksistasi tulee yhä pidempiä ja epäkeskeisempiä, voi olla aika jakaa ne pienempiin kokouksiin, joilla on tarkemmat tarkoitukset. Näin jokainen kokous voi keskittyä tavoitteisiinsa, eikä osallistujien tarvitse istua läpi pitkää kokousta, jossa käsitellään aiheita, jotka eivät ole heille merkityksellisiä.

Voit myös käyttää tätä tilaisuutta hyväksenne ja kutsua eri osallistujat kuhunkin kokoukseen. Näin varmistat, että vain ne henkilöt, joiden on oltava paikalla, osallistuvat kokoukseen, eikä heidän aikaansa tuhlaannu.

7. Tee pyöreän pöydän keskustelut oikein

Pyöreän pöydän keskustelut ovat loistava tapa saada panos kaikilta kokoukseen osallistuvilta, mutta ne voivat myös aiheuttaa turhautumista, jos niitä ei tehdä oikein. Vältä tekemästä pyöreän pöydän keskusteluja päivitysten saamiseksi. Päivitykset voi kirjoittaa ja jakaa sähköpostitse tai asianmukaisilla Slack-kanavilla. Käytä sen sijaan pyöreitä pöytiä keskusteluihin tai aivoriihiin.

Kerro tarkkaan, mitä haluat tietää jokaiselta henkilöltä, ja anna heille aikaraja vastaamiseen. Jos joku ylittää annetun ajan, muistuta häntä varovasti aikarajasta. Kun kaikki ovat saaneet puheenvuoron, siirry seuraavaan esityslistan kohtaan.

Johtopäätös

Kaikkia kokouksia ei tarvitse pitää täysin tehokkaasti ja tarkasti. Jos kuitenkin huomaat, että liian monet kokoukset alkavat pitkittyä tai että niillä ei saavuteta tavoitteita, voi olla aika ottaa askel taaksepäin ja arvioida uudelleen, miten kokouksia johdetaan.

Kokeile ottaa käyttöön joitakin näistä vinkeistä ja katso, vaikuttaako se kokousten tuottavuuteen ja keskittymiseen. Jos ei, älä pelkää kokeilla, kunnes löydät itsellesi ja tiimillesi parhaiten sopivan ratkaisun. Loppujen lopuksi tavoitteena on varmistaa, että kokoukset ovat tuottavia ja tehokkaita, jotta kaikki voivat keskittyä tekemään parasta työtään.