7 Tipps, um Sitzungen im Griff zu behalten

Besprechungen sind Teil des Arbeitslebens – so stimmen wir uns mit Kollegen ab, besprechen wichtige Themen und treffen Entscheidungen. Laut Zippia verbringt ein durchschnittlicher Angestellter in einem Unternehmen vier Stunden pro Woche mit der Vorbereitung und Teilnahme an Meetings. Und dennoch führen nur wenige Menschen Meetings gut durch. 71 % dieser Besprechungen werden als unproduktiv eingestuft, und schätzungsweise 37 Milliarden Dollar gehen jährlich durch unproduktive Besprechungen verloren.

Die Grundlagen für den reibungslosen Ablauf und die Produktivität von Besprechungen sind bekannt. Bereiten Sie eine Tagesordnung vor, beginnen und beenden Sie die Sitzung pünktlich, und holen Sie sich ein oder zwei Teammitglieder zur Hilfe. Aber es gibt auch Details innerhalb dieser Grundlagen, die einen großen Unterschied machen können. Hier sind sieben Tipps, wie Sie Ihre Besprechungen auf Kurs halten können:

1. Wählen Sie die Teilnehmer mit Bedacht aus

Nicht an jeder Besprechung muss das gesamte Team teilnehmen. Manchmal ist es sogar besser, eine kleinere Besprechung abzuhalten, an der nur die Personen teilnehmen, die direkt an dem zu besprechenden Thema beteiligt sind. Wenn Sie Personen zu einer Besprechung einladen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, warum sie eingeladen werden und welche Rolle von ihnen erwartet wird. Dies trägt dazu bei, dass die Besprechungen konzentriert ablaufen, denn wenn die Teilnehmer eine Hauptrolle bei dem zu behandelnden Thema spielen, ist es wahrscheinlicher, dass sie relevante Punkte zur Sprache bringen.

Wenn Teilnehmer Ihnen sagen, dass sie nicht teilnehmen möchten, weil sie das Thema für nicht relevant halten, lassen Sie sie ausreden. Sie könnten Recht haben – und ihr Feedback kann Ihnen helfen, den Zweck der Besprechung oder die Teilnehmer für das nächste Mal anzupassen.

2. Verfolgen Sie einen Zweck für jeden Tagesordnungspunkt

Die Tagesordnung sollte vor dem Tag der Sitzung erstellt und verteilt werden, damit die Teilnehmer wissen, was besprochen wird. Es reicht jedoch nicht aus, nur eine Liste von Themen zu haben – jeder Punkt auf der Tagesordnung sollte einen Zweck haben. Dieser Zweck kann darin bestehen, eine Entscheidung zu treffen, aktuelle Informationen zu liefern oder Ideen zu sammeln. Ein klarer Zweck trägt dazu bei, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die Sitzung zielgerichtet verläuft.

Als Teilnehmer können Sie dazu beitragen, dass die Besprechung produktiv bleibt, indem Sie die wichtigsten Punkte, die Sie ansprechen möchten, oder Fragen, die Sie zu den Tagesordnungspunkten haben, vorbereiten. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Sie während der Besprechung Zeit damit verschwenden, sich an das zu erinnern, was Sie sagen wollten.

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3. Geben Sie jedem Punkt eine bestimmte Zeit

Wenn Sie jedem Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen zuweisen, kann die Besprechung zügig verlaufen und verhindern, dass ein Thema vom Thema abweicht oder die Besprechungszeit in Anspruch nimmt. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie viel zu besprechen haben.

Allerdings sollten Sie bei der Zeit, die für die einzelnen Punkte vorgesehen ist, eine gewisse Flexibilität haben. Wenn eine Diskussion gut läuft und die Teilnehmer sich engagieren, besteht kein Grund, sie zu beenden, nur weil die Zeit abgelaufen ist. Planen Sie auf jeden Fall noch ein paar Minuten für ein Gespräch ein, falls es noch Fragen oder Bedenken gibt.

Und wenn die Diskussion nicht so lange dauert wie geplant, ist es in Ordnung, zum nächsten Thema überzugehen. Vielleicht können Sie die Sitzung sogar vorzeitig beenden.

4. Beginnen Sie die Besprechung mit einer Erinnerung, um auf dem richtigen Weg zu bleiben

Wenn Sie die Besprechung mit einer Erinnerung beginnen, sich auf die Erreichung der Ziele der Tagesordnung zu konzentrieren, kann dies dazu beitragen, dass sich alle auf das Wesentliche konzentrieren. Dies ist eine sanfte Methode, um zu verhindern, dass die Teilnehmer abschweifen oder vom Thema abkommen. Wenn Sie zum nächsten Tagesordnungspunkt übergehen, wiederholen Sie die gewünschten Ergebnisse.

Sagen Sie einfach etwas wie: “Zur Erinnerung: Der Zweck dieses Tagesordnungspunktes ist es, eine Entscheidung über X zu treffen. Wir haben 30 Minuten Zeit, um diesen Punkt zu besprechen, also lassen Sie uns auf das Erreichen dieses Ziels konzentrieren und vermeiden Sie es, vom Thema abzuweichen.”

5. Bringen Sie die Teilnehmer wieder auf den richtigen Weg

Wenn die Diskussion vom Thema abzuschweifen beginnt, lenken Sie sie behutsam auf das eigentliche Thema zurück. Wenn jemand ein Problem hat, das nichts mit der aktuellen Diskussion zu tun hat, ermutigen Sie ihn, es zu einem anderen Zeitpunkt oder in einer anderen Umgebung anzusprechen, oder verweisen Sie ihn an die zuständige Person.

Behalten Sie auch das Ziel des Tagesordnungspunktes im Auge. Halten Sie sich an den Zweck Ihres Tagesordnungspunktes und vermeiden Sie es, diesen Punkt zu erweitern. Wenn Sie z. B. Ideen für ein neues Projekt sammeln, sollten Sie nicht anfangen, die Einzelheiten der Umsetzung zu diskutieren. Das kann man sich für eine andere Sitzung aufheben. Dies bringt uns zu unserem nächsten Punkt.

6. Führen Sie getrennte Sitzungen für unterschiedliche Zwecke durch

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Besprechungen immer länger und unkonzentrierter werden, ist es vielleicht an der Zeit, sie in kleinere Besprechungen mit spezifischerem Zweck aufzuteilen. Auf diese Weise kann sich jede Besprechung auf ihre Ziele konzentrieren, und die Teilnehmer müssen nicht an einer langen Besprechung teilnehmen, in der Themen behandelt werden, die für sie nicht relevant sind.

Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um zu jeder Besprechung andere Teilnehmer einzuladen. So stellen Sie sicher, dass nur die Personen anwesend sind, die wirklich gebraucht werden, und dass ihre Zeit nicht vergeudet wird.

7. Machen Sie Runde Tische richtig

Runde Tische sind eine großartige Möglichkeit, um Beiträge von allen Sitzungsteilnehmern zu erhalten, aber sie können auch eine Quelle der Frustration sein, wenn sie nicht richtig durchgeführt werden. Vermeiden Sie Rundtischgespräche, um Aktualisierungen zu erhalten. Aktualisierungen können schriftlich erfolgen und per E-Mail oder über die entsprechenden Slack-Kanäle verteilt werden. Nutzen Sie stattdessen runde Tische für Diskussionen oder Brainstorming-Sitzungen.

Geben Sie genau an, was Sie von jeder Person wissen möchten, und setzen Sie ihr eine Frist für die Beantwortung. Wenn jemand die ihm zugewiesene Zeit überschreitet, erinnern Sie ihn sanft an das Zeitlimit. Wenn alle Teilnehmer zu Wort gekommen sind, gehen Sie zum nächsten Punkt der Tagesordnung über.

Fazit

Nicht alle Sitzungen müssen mit absoluter Effizienz und Präzision durchgeführt werden. Wenn Sie jedoch feststellen, dass sich zu viele Besprechungen in die Länge ziehen oder ihre Ziele nicht erreichen, ist es vielleicht an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und die Art und Weise, wie Sie die Besprechungen durchführen, zu überdenken.

Versuchen Sie, einige dieser Tipps umzusetzen, und sehen Sie, ob sich dadurch die Produktivität und der Fokus Ihrer Besprechungen verbessert. Wenn nicht, experimentieren Sie ruhig, bis Sie herausgefunden haben, was für Sie und Ihr Team am besten funktioniert. Schließlich geht es darum, dass Ihre Besprechungen produktiv und effizient sind, damit sich jeder auf seine beste Arbeit konzentrieren kann.